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2012届麦田计划秘书处例会

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发表于 2012-2-13 13:47 | 显示全部楼层 |阅读模式

麦田秘书处2012年第一次例会会议纪要


时间:2012年02月11日20:00—21:00
主持:种子

出席:浅白、妞妞、小玮、峰儿、悠然、小可、amy、小涛、牧羊人、南宫云、戴明明、露葸儿、时间空间、垂钓碧溪
注:本次会议应到40人,实到15人。

议题:
一、关于麦田秘书处2011年工作总结和2012年主要工作内容和计划。
二、强调秘书处的工作职能立足于“服务理念”加强“沟通技巧”。
三、听取秘书处成员对于秘书处工作的改进意见。
会议内容:
一、自我介绍,相互认识。
二、秘书处2011年工作及2012年主要工作内容和计划
    1、2011年的工作

    A、秘书处,作为麦田计划管理团队的助手,负责管理团队决策的落实、跟进;在分社沟通协调方面,配合管理团队和召集人团队;在部门协调方面,秘书处担任着麦田总社除助学部、财务之外的绝大部分工作,协助管理团队。

    B、秘书处担任麦田计划各个门户网站微博、博客及各个公益平台的维护,推广工作。  
    C、在新人咨询服务方面,建立了在线咨询QQ及客服人员进入意向资助人群,此项工作目前已移交到客服中心。
    D、在2011年12月的召集人例会上,管理团队提出加强秘书处功能,希望秘书处能承担更多麦田的管理事务。针对这项决定,秘书处很快作出了调整。
    2、2012年主要工作内容和计划
    A、在完成秘书处负责的日常工作基础上,加强秘书处的功能。
    a、明确分工,招募更多志愿者进入秘书处。人员配置力争在2月16日召集人会议前完成,并在会议上跟召集人团队及麦田管理团队汇报人员配置情况。
    b、加强秘书处与各个分社/团队的沟通,不定期举行YY答疑会。
    c、每月召开秘书处例会,及时了解各个小组工作情况。
    B、推动麦田分社活动统计和志愿者服务时间统计。
   详情见帖:
http://bbs2.mowo.cn/viewthread.php?tid=74234&extra=page%3D1
    C、开展麦田主题年文化建设活动 。
    D、麦田七周年要做好协调工作。
    E、制作麦田管理制度手册。
   以上会议内容详情请看:秘书处2011年度总结及2012工作计划帖:  
http://bbs2.mowo.cn/viewthread.php?tid=77168&extra=page%3D1
三、强调秘书处的工作职能立足于“服务理念”加强“沟通技巧”
    1、摆正心态,强调自身的服务功能;
    2、不抱怨,不指责,不说闲话;

    3、沟通过程只摆事实,不下定义,不贴标签,不带情绪;
    4、随时谨记,使用一致性沟通方式。
四、确定召集秘书处例会每月一次,具体时间待定。
五、互动交流,对于秘书处工作提出改进意见。

    经过对2011年度工作的总结,大家对秘书处工作有了更深刻的认识,根据工作职能,提出以下建议:
    1、目前麦田的机构由于范围广、人员散,所以需要秘书处详细列举各组分工情况的人员编制和缺编情况,便于新进成员有针对性的申请职位。
   回复:分组编制是有的,因人员配置情况已确定在16日召集人会议上公布,故尚未发至群邮箱。
    2、建议群内的名字都统一:网名——组名——(职位),这样便于又快又好的了相互了解
   回复:这是一直在做的事,由于部分机动人员还未确定岗位,目前可以暂挂于某一组。
    3、物资的统一管理将由扬中团队接手,需要及时做好盘点、交接、库存整理等工作,同时及时公布,便于各个分社采购置办。
   回复:物资组会定期与扬中团队交流工作,于月例会上汇报工作情况,同时不定期发出文字进行公布。
    4、尽快熟悉秘书处工作职能,尤其是《制作麦田管理制度手册》这项工作的具体分工,秘书处会尽快出具相关工作分工细则,大家认真完成。
   回复:这将是2012年秘书处工作的重点。     
 楼主| 发表于 2012-3-9 17:02 | 显示全部楼层

2012年度3月份秘书处例会会议纪要

(2012年03月08日)

2012年03月08日晚20∶30,秘书处以YY的形式组织召开了秘书处3月份例会,参加会议的有:种子、浅白、白玉、南宫云、AMYGAO、羽—扬中、单车、小涛、悠然、小玮、时间空间、清水微凉、猪猪小叮当、虫儿飞、豆豆厨、雷德、露葸儿、乐珊儿、小彭老师、妞妞(注:请假人员名单:心情、蓝心情、燕子梁、一十、垂钓碧溪、机缘巧合、榴莲、玛侬)。秘书处浅白主持会议。会议对各小组交流工作进度及计划、确定服务时间的计算方式、工作标准的必要性等议题进行了总结和讨论。现纪要如下:

1、各小组对秘书处近期的工作完成情况及困难做出总结和分析。

(依照协调组-网络组-物资组-日常事务组-资料组-项目组的顺序发言)

秘书处浅白:二月份以来配合管理团队做好以下事项:

1、月初组织秘书处成员对6周年的纪念画册进行了校对;

2、通过了聊城团队的淘宝店申请

3、通过了南宁团队成立分社的申请,进入半年考核期

4、收集各分社2011年度工作总结,督促完成麦田计划各部门及分社工作总结及计划帖,目前共有6个部门、39个分社、团队发帖;

5、关于创新项目配合做好宣传

6、配合管理团队做好周年活动咨询会议的通知工作

7、整理上海公益人招聘资料,共收到70份应聘资料。

8、3月2日在召集人群邮件发出限期六天收集快乐运动包需求学校信息,截止8日收到八个团队的表格,共有27所学校的信息。

网络组白玉:把各重要事项及时发布到网络上,目前已接手浅白交付的基金会的网络,并做好相关工作。

物资组:目前物资组人员较少,面临一个招募新人的问题,分工和责任明确落实工作做得不够。近期需要完成总部的库存统计,做好物资警界线的设置以及最低库存的工作,以确保物资供应相对充足。近期在完成风衣制作工作已近入收尾阶段,需要尽快和各分社确定订单数量和尺码,建立发货流程在淘宝上进行,这样对流程比较清楚。其他的物资,如背包、印刷品也要询价。

日常事务组浅白:先由浅白介绍目前的工作状况:

1、目前秘书处的通讯录建立工作仍未完成,妞妞要继续跟进;

2、1月16日已公布最新的秘书处人员配置;

3、论坛管理人为小玮,目前主要是浏览网页及时删除广告,维护论坛版块的正常秩序;

4、保险交给悠然,关于邮件需要和对方交流,每次收到不完整的邮件,在回复中指出来,以便下次工作中可以完善;

5、收集分社申请微博认证表;

6、关于捐赠人索要发票遇到的问题,现已在论坛发出麦田计划汇款确认指南;

7、关于会议,召集人例会做得很好,一是通知到位,二是会议记录也能及时发出。秘书处会议需要得到大家的重视;

8、秘书处二月份发了大概七份帖子,时间和主题分别是:8号的麦田计划七周年活动申办及方案征集;13号发秘书处例会;14号的致团队感谢信;24号竞赛活动礼品定在年会发放、1月份分社活动情况、召开麦田七周年活动申办咨询会议的通知和麦田计划汇款确认指南。

资料组小玮补充:目前在协助浅白做好资料整理工作外(主要是各项活动、会议的记录整理),前阶段完成了明信片的书写工作,目前接手论坛管理工作,和活动资料的整理及着手统计2011年发布学生的次数和资助人数。

悠然:主要负责保险的购买工作,目前存在购买时通知时间较短,往往是提前几个小时通知,还有,各分社报过来的被保险人身份证号码
等信息不太准确,希望各分社能认真审核准确。

单车:主要是和小涛负责人人网的公共主页管理。

资料组浅白总结:

1、每个月及时更新麦田数据;2、关于各分社活动及志愿者服务时间统计,一月份情况说明:共收到40个分社、团队的报表,其中有26个团队开展活动,12未开展活动,另有13个未发出邮件。因为时逢春节很多地区未开展活动;3、收集各自岗位的服务时间;4、在拟定秘书处的一些岗位工作标准,成形的会先发群出件,目前发出的有论坛管理岗位,请假制度,资料组分社活动统计工作岗位,经一定时间的实施,在不断修正中得到大家一致认可。

项目组虫儿飞1、字典申请表的审核、回复;2、字典反馈的跟进和监督、回复;3、 整理字典申请的一些注意事项;4、整理字典反馈资料的整理。没有系统的流程和范本参阅。需要明确的分工。对于如何跟进字典项目的申请和反馈一些注意事项和字典项目的大方针,需要对其参与的工作人员做一个介绍。字典项目的一些意见和建议还有修改,待下周一开会在详细分享。

2、对三个议题进行集体讨论并通过。

(1)秘书处各小组根据自身情况制订相应的时间标准。

A、按工作日计算;

B、按各组岗位实际来制定。

有14人进行投票,11票选B、3票选A,投票结果:各小组将按各自岗位实际制订相应的服务时间标准。

(2)讨论《请假制度》

具体内容如下:短期请假:三至七天为短期假,可向所在组负责人申请,交代好工作后方暂时可离开。长期请假:七天以上(不含第七天)为长期,可向直属组长和秘书处负责人申请,交代好工作后方可暂时离开。

注意:志愿者的请假以一个月为限,到期后如未销假、没有按时参加每月秘书处例会或未开展相关工作的志愿者视为自动放弃工作。

(同意的Y 不同意的N)

17人进行投票,全票通过同意该请假制度。

(3)制订工作标准的必要性。

A、是否同意制定

15人进行投票,全票通过同意有必要制订工作标准。

B、具体制定哪些

一、秘书处管理工作标准

二、秘书处请假管理准则

三、秘书处工作标准汇编

   1、通用工作标准

   2、决策人员岗位工作标准

   3、组长管理岗位工作标准

   4、组员服务岗位工作标准

   16人进行投票,全票通过同意制定这些标准。

3、精典朗诵《梦想是一种责任》—写给想从事NGO事业的年轻人们

朗诵者:小玮、悠然、时间空间、猪猪小叮当、豆豆厨。

                            5.jpg

                           

                          二○一二年三月八日

主题词:秘书处3月例会纪要

 楼主| 发表于 2012-4-30 15:17 | 显示全部楼层

麦田秘书处2012年4月份例会会议纪要


        秘书处本月YY语音例会取消,采取群邮件形式进行互动讨论。现将会议总结如下:
       1、协调组
       A、创新项目的跟进,目前征集工作已结束,共收到14份参选项目邮件;
       B、发出麦田七周年活动申办投票及结果公告帖,统计投票情况;
       C、配合麦客中心及申办分社,规划筹办七周年庆典活动。


       2、网络组
       A、各门户网站管理员及时更新及维护工作做得不是很好,目前最紧要的是加强彼此的交流互动,出现在线维护没有及时请假,造成该个别网页维护更新工作停滞不前。
       B、网络组二位组长需要进一步商讨如何系统有序的开展工作。

       3、物资组进展顺利

       4、事务组
       A、资助人及老师明信片正在加紧进行中;
       B、论坛维护小玮这里需要加强了解一些基本操作,合适的时候可以交流下;
       C、保险工作完成较好;
       D、小彭老师平时可以多学习交流,以便开展工作。

       5、资料组
       A、三月份开展活动共计117次,其中学校图片展32次,城市图片展23次,走访31次,分社活动31次;
       B、分社活动及志愿者服务时间统计已经比较规范,各地失误都已经减少,进步很大。

       6、项目组
       A、字典第一批发货的各地团队反馈已收到,目前还差贵阳、东营、广西大化,担当者地,反馈不合格的已经补齐;
       B、跟进一人一图书反馈,将去年九月份没有完成的反馈资料补齐。

       下一步维护好日常事务管理,加强项目组的执行力。
 楼主| 发表于 2012-7-12 22:33 | 显示全部楼层

   麦田秘书处2012年7月份例会会议纪要



时间:2012-7-12 晚上21:00
会议主持:浅白
参加会议人员:浅白 露葸儿 nantongbaiyu shxyf 小叮当 紫冰烛 悠然 艾米 时间空间 清水微凉 戴明明 羽 小彭
会议议题:
一、半年工作总结
二、各个部门工作情况汇报
三、分享参与麦田七周年的感受
会议内容:
1、浅白:

    A、进行半年的工作总结
    B、加大小彭老师的工作量
    C、岗位制度的实施
    D、字典项目第一批反馈资料做得不够好,接下来可能转给专职做
    E、关于团队申请
2、物资组露葸儿:
    A、现在的物资主要是麦服和红领巾,仓库这边帐目大的帐目比较清楚
    B、关于台历的处理方式
    C、背包和帽子的厂家还没有找到,麦田装配是不允许私下制做,但是很多地方,已经自己在做了,希望大家注意。
    D、物资组的制度最近要完善
    E、麦田走访的雨伞正在制作中
3、悠然:希望分社在填写保险购买表时,一定要去论坛下载新表,姓名之间不能有空格键,表格不能复制,要自己填写。
4、白玉:网络组近期重新安排了每个人负责的岗位,建了一个网络组的群,制作了一些规章制度。

5、小彭:秘书处的服务时间,到底还要不要统计?搜狐网的更新因为时间的关系,不能及时更新。
     浅白回复:还是需要做的,希望大家配合。

6、项目部戴明明:字典项目现在还有10个学校在申请,具体工作等学校开学后,再发放。
7、淘宝艾米:字典项目不要宣传百分百反馈。字典反馈如果是大批量的定向捐赠,都有反馈,少量的就没有办法反馈。但是可以去论坛查看我们的发放情况。

备注:6月份周年活动故未开部门会议。
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