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麦田助学部例会会议记录

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发表于 2011-8-4 14:13 | 显示全部楼层 |阅读模式
第一次例会:

时间:2011年7月24日20:30
主持:莫凡
出席:种子,小笨笨,真水,彩虹,小晓,一十,晶晶,坏蛋,小猪,胖丫头,大漠,名单不全

  
议题:
一:关于走访表和走访标准的修改:
    1、表格中可量化部分去掉,改用志愿者走访感受写成文字描述和图片说明相结合。
    2、助学部审核时先看文字描述,再以走访图片为辅助,照片分享技术问题技术解决,与分社协调解决。
    3、莫凡走访经验分享:成熟的分社走访结束当天,走访小组讨论筛选后把有争议的孩子拿出来全体走访组讨论,不合格的已经经过一轮筛选,最后提交助学部的资料应该是比较准确的,助学部在筛选的时候应该更加谨慎,多考虑前线走访意见。建议走访表格增加一项,走访成员3--5人签字。如提交助学部资料过于简单,退回给走访分社补充完整后可再次提交助学部审核。
    4、走访表格增加一栏,要求被资助小孩子长大之后回馈社会,去帮助身边有困难的孩子。解决很多人质疑麦田把孩子信息发布到论坛是对孩子不尊重的这个问题。一个虽然贫困,但依然希望能帮助其他人的孩子是值得尊重的。

  
二:征集各分社对助学部的意见,然后再开会做讨论。
  
三:助学部是总社一部分,更注重的是对各分社和资助人的服务,现在强调是一种服务态度和精神,成为一个服务型的团队。
    从助学部划功能中把“资助人反馈”等服务项目划归客服务中心,专门是服务于资助人的,减轻助学部工作量。而助学部只负责孩子资料审核,登记,发布,资助款发放,加强助学部服务意识和服务质量。(通知资助人汇款这事是否划分给服务中心?有待讨论)

    种子麦田6周年心情分享:做了这么多年麦田,已不像当初加入麦田时的激情,更多是份责任,心态发生很大变化。当遇到大家质疑时,没有一个好的态度去回应对方。更多是忙着去做事情,缺少与人感情沟通联络,更多是纯粹工作关系,所以大家更计较我们的态度。建议大家在低头做事的同事,多花些时间做些人际关系的培养和沟通。
  
四:湖北分社新资助点走访孩子数量为90个,不符合麦田大会已通过的决议: 对新资助点第一年只走访30个的要求。(建议沟通处理)
  
五:四川天使麦苗班重复资助的问题。观点可以不认同,但助学部依然要注意服务意识。
  
六:助学部定期开会,把会议记录发布到论坛。
  
七:关于是否提高资助标准:周年召集人大会已经通过提高资助标准提议。莫凡建议:麦田的态度已经明确,现在应该先以问卷的方式征询和听取资助人的意见,再确定是否提高,标准多少的问题。今年的资助款已经通知,所以今年依然按照旧资助标准。
  
八:湖南地区有个重名的孩子,资助款被其他人冒领。
    解决方案:1、先做好资助人的沟通工作;
              2、根据最后结果,需要的启动麦田保证金赔偿;
              3、如何杜绝以后此类事情再次发生,公开处理,征集大家解决意见。
  
九:云南喜古中学资助款由老师代管一事。资助款发放时是给孩子,之后老师又收上来,由老师代管,孩子有需要时再领取。解决意见:1、负责分社是否能做到纠正?2、如果保持这种方式,是否能给出信服理由?3、如果最后依然采取这种方式,有问题后分社是否可以承担这个责任?4、分社是否有补救措施?是否能调查此资助点孩子花费的真实情况。
 楼主| 发表于 2011-10-26 21:43 | 显示全部楼层
麦田助学部2011年重组后第一次会议
会议时间:2011.10.23晚上8点
参与人员:爱琴海的海,小晓,暮丫头,真水╄无香,小笨笨,仲夏夜之梦
会议主持:小笨笨
会议记录:真水

会议主题:1、各小组长公布小组成员及分工;
          2、各小组长谈谈工作计划及咨询大家的意见。
         
一、审核组
1、小组构成
组长:小晓

2、关于工作内容,已整理了两份资料,一份是《助学部审核小组工作介绍及要求》,另一份是给走访分社的——《走访分社向助学部提交走访资料的要求》 。
3、近期审核小组的工作安排:
待新加入的审核成员审核完第一批资料后碰个头,就审核标准及注意事项讨论一下。
4、总结其他人员的意见:
(1)这两份工作提纲重新整理后在论坛发帖公布。
(2)鉴于走访资料审核的矛盾点很多都是在收支方面的,请各分社就自己走访中的体会提一份修改的走访表,然后再根据大家的想法再作调整。笨笨建议在论坛征集意见后再综合调整。

二、资料组
1、小组构成
组长:暮丫头
2、目前的工作安排:睡莲负责数据录入,其他还是负责结对,有两个新人需要培训。
3、总结其他人员的意见:
(1)每个资助点安排专门结对的QQ号,以方便跟资助人联系。Q名设为“麦田助学部(地区名称)结对Q”。
(2)结对工作由资料组来负责,资料组要注意每次结对后的相关事情。结对QQ由各资助点助学负责人负责管理,资料组在结对时再使用。 (3)在发通知帖、结对帖和更新结对帖时,资料组成员需要使用助学部的ID。
(4)资料审核完后根据资料组人员的时间来安排发布,每批资料提前两天出通知帖。特别要注意的是:分社走访可有10%的预留名额,这预留名单的汇款到账情况由走访分社跟踪,并于确认全到账后把这一部分的结对表以邮件的方式发给资料组长。

三、汇款通知组
1、小组构成
组长:仲夏夜之梦
2、待组长把各资助点助学组的人员安排弄清楚后再来分配人手;
3、汇款工作一般都是每年的6,7月份开始,相关的工作事宜将逐步完善。


四、其他事项:
1、论坛上资助人有疑问时,应该由日常事务组负责解答,如果是用助学部ID在论坛上解答资助人疑问时,需要在帖上留名。
2、论坛意向资助人的联系方式由日常事务组负责。

备注:日常事务组组长一十和发放组组长朵朵妈妈因临时有事缺席。下次会议再讨论工作安排。
 楼主| 发表于 2012-3-11 23:45 | 显示全部楼层
会议题目:二审“张北走访“
会议时间:2012年2月18日晚8点
会议地点:YY语音频道86388955麦田文化部
参与会议人员:莫凡、真水、快乐,向日葵、朵朵妈妈、燕之梁、小晓、小麦子-362、
anyway-小猪、唐子明、yesting2009、小妞


本次会议主要都是尝试Y语音审核张北学生资料。因资料涉及到学生的隐私,在未发布前不能公开。因此本会议记录只记录审核结束后,助学部审核小组的内部讨论。


第一次使用YY语音进行审核的意见反馈:
1、分社及其他与会者的意见:    YY语音审核比较规范,便于分社及助学部更好地就资料进行交流。感觉这样的审核方式也挺快的。

2、助学部审核小组意见: (1)这样的交流方式虽然显得更有亲和力,但太累人了,两个多小时才审核了10多个孩子,审核小组在会前要花若干时间看资料、提审核意见,还要再花时间与分社YY审核,而分社除了YY审核,会后还需要把回复的意见整理成文字,这些都算是重复作业。对于用业余时间做公益的志愿者来说,这样的方式能否长期坚持下去是一个很大的问题。要知道,助学部的审核小组面对的不是一个分社,而是多个分社。 (2)我们讨论后觉得新资助点第一批资料可以采用YY审核,原因有三:  A.一般新开点资料不会超过30个,时间上不会太长;  B.这也是一个培训的过程,以后可能会避免很多明显的错误,也节约了审核组日后长期繁琐的工作。  C.也是最重要的,直接的交流的确可以加强人之间的感情,不至于产生隔阂,也方便大家日后的沟通。
 楼主| 发表于 2014-1-23 00:46 | 显示全部楼层

20131227 助学部YY会议记录

本帖最后由 麦田助学部 于 2014-6-21 15:58 编辑

时间:2013.12.27 晚上
参与人员:小晓、真水、唐子明、孤傲风、小木、麻叶儿
会议主持:唐子明
会议记录:小木
   

【关于老师培训的讨论】
    建议形成一个单独的项目,再支持麦苗班的项目。
    提出麦苗班项目打造的议题(小晓负责提交给秘书处),项目部立项,由助学部牵头,秘书处分工,各个部门联手完成。
   目前需要我们提出方案和初步创意 (明总于29号完成交给小晓)

   另:正式的项目书请项目部找专人进行书写,助学部提供基础的数据和素材。同时在这个过程中可以请项目部对项目书的撰写等相关内容进行专业培训。

【资助人系统的问题讨论】
     前因:接到小晓的反馈以及资助人的投诉(各种问题集中在反馈不及时、信息更新缓慢等方面)
     明总的构想:
          方法1、现有目前的资助系统整块的工作梳理----提交需求---交给秘书处----寻找专业人才来操作制作系统。
                    包含评分、追债系统等等。同时借助系统的提交、审核。整套过程利用网上。
          方法2、系统哪里出问题改动那里,制作补丁。但是存在漏洞、后续问题,不如重做系统。
   
   
     最终讨论结果:  
            1、看能否在系统中增加资助人投诉按钮的设置。
            2、鞋长的修改必须完成。
            3、向总社申请资金制作明信片,感谢资助人的投诉和建议。


【回访体系的打造】
    明年上半年小晓会重点抓的项目。对目前部分分社“只重走访、不重维护”加以正确的引导。
    时间:3月体系完成,1月份在原有的基础上完成回访表的修订和回访流程的细化。


【助学部工作的内部梳理】
    明确助学流程,制定指导手册,让分工明细----------编订工作手册
    各小组先分别进行,时间为2月份完成。


【 顺子的邮件回复的问题】
  真水负责


【准入准出机制的建立】  
     小晓提出当前助学部是否需要准入准出机制?
     大家一致同意   (适量)


【助学部抢孩子的问题】
     麻叶就近期审核组外援群抢孩子的问题提出,考虑到目前助学部人很多,是否将之前的约定俗成统一一下?
    比如适用人群 、具体规则等——麻叶儿负责拟定

 楼主| 发表于 2014-1-23 00:57 | 显示全部楼层

20131229 助学部YY会议记录


时间:2013年12月29日晚10:00后
参与人员:麻叶儿(这个必须有)、小晓、明总、孤傲风、小木
会议记录:小木



【关于事务组定位的讨论】
    事务组应发挥监督的工作
        明总:收集问题,集中整理、利用例会制度,搜集问题发工作邮件。
                 问题集中处理的制度(处理周期、必须记录什么、来源和反馈渠道、工作记录何种形式)
                 制定事务组工作的标准、流程、规范。
        风:觉得有问题发到一个邮箱或者是哪个版块,然后我们收集整理,小问题直接回复,大问题会议讨论。
   
      定位:对内,助学部的秘书处
               对外,客服
            
       工作内容还应包括:会议记录(速记)、工作邮件的整理、会议记录和整理,包括YY和邮件。



【昆明分社各AB角进入助学部实习】
     明总:昆明分社小组AB角,培训AB角进入审核组进行培训做预初审员。
   
     这一措施可以推广,分社成员参与助学部工作列入分社考评标准之一。

【顺子邮件的问题】
     顺子已经回复邮件
     “走访是为明年做准备,明年提交就可以提交。”----------强调已走访提交的时效性性   时效为1个月。

【检讨月的活动】(助学部协办)
      助学部自我检讨
      分社如何检讨----------什么样的创意?

      自我批评
            梳理助学部自身--整理助学部工作操作手册 与现有工作进行对比 是否有些地方没有做到位 自我检讨---最后改正--
           (有对比才能形成检讨) 助学部提前准备,检讨月进行整理汇报就ok
        
       批评~无需更多的创新 操作分社评级制度 更加细化
   
       2月份:麦苗班项目书---明总跟进
                 回访表、手册及流程-------麻叶儿跟进
                 工作手册、评分制度-----各小组先进行     
       2月15日前,各小组要提交小组工作流程
                 组长可安排组员来做草稿,组长定稿,再交给小晓(发助学部工作邮箱)。

【关于助学部例会】
         时间弹性一点 ,有问题工作邮件,问题积攒的多了再开。(事务组跟进)

【快乐麦苗活动】(助学部主办)
     1月8号提交秘书处  开始着手成立项目小组 项目部、助学部、文化部都应该参与
          小组建立以后,组成Q群
          项目书---项目指导 项目部和助学部共同完成  2月份内完成
     3月份内文化部进行包装 出包装创意




【关于发放的硬性规定】
     考虑到目前的变动,2014年下半年的发放应该有如下安排:
     12月1日前必须完成发放并发回执、收条给助学部审核;
  12月15日前,助学部应该与财务部完成校对、交接。




【高中生重找资助人】
   之前的做法费时间。
   所有被放弃的高中生(初三升高中的学生),整体打包。找大的企业、增加资助渠道。
   汇款通知前先将项目书提出来(比如10个孩子1个包)--8月份(孩子的资料作为附件转给资助方)--处理不了再处理?
   项目部帮助收集资助人信息。
   提出提案--项目部做策划书---多渠道来做
     (小晓在秘书处会议上提出来)
    项目书漂亮、反馈及时---企业很愿意资助---也减轻我们的压力



【明年工作计划】


        麦苗班数量---到时视申请的团队情况再考虑吧---5个初定
      
         审核标准----群邮件讨论
                 (审核组讨论参与  小木找资深审核员参与讨论)



【助学部人力资源的问题】
   收集各个小组信息---调查意向-----再实现人员分流




【发放后审核核对工作】
   要明确分工
   工作变动发邮件----------小晓与朵妈、笨笨、小猪沟通再定



【麦客中心集体招募】
   审核组报名1人,小木负责跟进。(已确定时间为1月7号)
   测试题 ---笔试
   面试已测试题为主,侧重对助学的理解。
 楼主| 发表于 2014-6-21 12:51 | 显示全部楼层
本帖最后由 麦田助学部 于 2014-6-21 13:12 编辑

2014年3月3日助学部QQ群会议
时间:2014年3月3日晚八点
参与人员:小晓、小木、麻叶儿、孤傲风

会议记录:孤傲风

会议讨论内容:

1、去年获得了一对一走访名额,但至今未走访的,名额取消,新一年度如有申请将不予采纳;
2、超额的团队,多出的名额将从2014年申请最后通过的名额中扣除;
3、湘西、淄博的新点开展了走访,但未提交资料,鉴于去年的走访计划时间跨度为2013年7月-2014年6月,现在3月,为了不影响新一年度的走访计划审核,建议让他们必须于3月底前提交完成;
4、资助点建立条件内容更新
 楼主| 发表于 2014-6-21 12:56 | 显示全部楼层
本帖最后由 麦田助学部 于 2014-6-21 13:13 编辑

2014年3月5日助学部YY会议(继续讨论3号未讨论完成的内容)
时间:2014年3月5日晚八点
参与人员:小晓、小猪、朵妈、麻叶儿、孤傲风

会议记录:孤傲风

会议讨论内容:
第一、对2014年助学方面几种新增数量进行了讨论;
第二、2011年建的四个天使麦苗班的后续问题;
第三、关于“麦苗班”的申请书201402内容进行细微的调整;
第四、麦田计划资助点的申请书(201402)增加帮扶团队的推荐书,加为第四点。
 楼主| 发表于 2014-6-21 13:04 | 显示全部楼层
本帖最后由 麦田助学部 于 2014-6-21 13:13 编辑

2014年3月31日助学部YY会议
时间:2014年3月31日晚八点
参与人员:小晓、朵妈、小木、唐子明、巴图鲁、麻叶儿、孤傲风

会议记录:孤傲风

会议讨论内容:
1、根据各分社/团队去年的助学整体情况为标准,确定了新一年的一对一走访申请数量进行了讨论;
2、对于今年新增麦苗班数量问题进行了讨论;
3、下半年视情况而定是否开第二次新资助点/一对一申请,主要针对上半年没有申请过的团队。
 楼主| 发表于 2014-6-21 13:11 | 显示全部楼层
本帖最后由 麦田助学部 于 2014-6-21 13:14 编辑

2014年5月7日助学部YY会议
时间:2014年5月7日晚八点
参与人员:小晓、小木、唐子明、麻叶儿、孤傲风

会议记录:孤傲风

会议讨论内容:

1、部分分社/团队违规情况的集中搜集和整理;
2、助学部内部岗位的梳理和人力资源真正建立的问题‘
3、走访审批备案的问题,是否区别其他活动,先发助学部,助学部根据名额和点的情况再报秘书处?
4、古丈麦苗班转1对1 ,书信结对人是否可以优先考虑?
5、助学部定期例会建立,会议群讨论的问题,明确分工后继续跟进的问题,应有专人负责任务的催进;
6、金色麦客奖励的问题,是否可以考虑奖励预留?归属是否是否可以考虑在助学部工作时间排序?
7、回访活动明确哪个组负责的问题
8、走访手册是否可以打破原有的思维,不仅仅是活动组织,而是主要针对新人麦友或是有意向走访的麦友,增加走访技巧性的等东西;
9、怀化成立团队 是否让其接收长沙安化资助点的问题;
10、各个小组如果找接班人,必须工作正常运转,接班人并且全面接手工作,同时不能兼职的问题;
11、助学部培训不应局限在几个人,设计培训手册或者教材,并发展培训师的问题;
12、一个县为一个资助点,在同一个县另一个乡镇开展新走访,不需要提交建点申请,但应该需要交一下踩点资料;
13、为什么资助标准这么多年还不增加,虽然现在国家提出了两免一补,但很多地区的学生,每年还是要交几百,甚至上千(初中、高中)的费用。现在的几百块钱同前几年的几百块钱价值完全不相等,是否对资助标准进行一定的提高?
 楼主| 发表于 2014-9-10 23:01 | 显示全部楼层
本帖最后由 麦田助学部 于 2014-9-10 23:09 编辑

2014年7月7日助学部YY例会
时间:2014.07.07晚八点半
参与人员:小晓、朵妈、麻叶儿、小木、可可豆、孤傲风
会议时间:20:30——23:00

会议记录:孤傲风

会议主要内容:
1、请各小组小结一下目前手头上的工作及存在的难处
2、有意向建资助点的团队是否可以开放一个名额进入工作群学习?
3、团队与团队之间转让资助点的方案。
4、如何充分发挥招募群的功能,细化招募工作?
5、走进资助点是否需要成立项目?
6、麦苗班升高中转一对一结对优先考虑书信结对人的问题,是不是该发给帖子或者怎样?
7、麦苗班回访“原资助类型”的问题
8、针对部分团队未及时完成通知表的处理办法

并回顾前面几期会议,对相应问题进行了跟踪。
 楼主| 发表于 2014-9-10 23:09 | 显示全部楼层
2014年9月10日助学部YY例会
时间:2014.09.10晚八点半
参与人员:小晓、朵妈、麻叶儿、小木、可可豆、孤傲风
会议时间:20:30——22:00

会议记录:孤傲风

会议主要内容:主要对前面几个月的工作计划进行了一个梳理,再次进行了工作的明确;并在最后增加了两个新的议题
1、各小组做一个工作手册初稿,针对对象为资料员。
2、下半年视情况而定是否开第二次新资助点一对一申请,主要针对上半年没有申请过的团队。
3、资助点对接,每个资助点安排专人对接
4、各小组根据分社在相关方面(走访、发放、反馈、汇款通知)的表现进行分级评分。(该评级不对外公布,只用于后期对于该分社/团队进行相关活动申请时的一个参考标准
5、麦苗班回访“原资助类型”的问题
6、走进资助点是否需要成立项目?
7、如何充分发挥招募群的功能,细化招募工作?
8、团队与团队之间转让资助点的方案。
9、有意向建资助点的团队是否可以开放一个名额进入工作群学习?
10、关于审核流程简化试点的建议
11、 关于规范化使用地区情况说明书的建议
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