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麦田教育基金会分社/团队自主采购管理规则(2020)

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发表于 2020-3-10 22:29 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 麦田秘书处 于 2020-3-10 22:30 编辑

麦田教育基金会分社/团队自主采购管理规则(2020)


第一条 总则
1.1 本规定适用于麦田未独立注册的分社和团队进行所有与麦田相关的自主采购行为。
1.2 麦田各地分社/团队的自主采购需接受广东省麦田教育基金会(下称基金会)的财务监督。
1.3未能按基金会财务要求进行的采购,基金会将不认可、不配合相关的工作,并不负任何责任,因此导致的责任由采购实施人员自行承担,并保留追诉其对麦田造成的名誉损失的权力。


第二条 采购管理
2.1流程:
团队财务在企业微信【款项申请】递交采购立项申请(同步抄送召集人)——财务行政部审核并配合完成相关文件手续——秘书处审批款项——采购完成团队财务完成相关票据核销。
2.2 采购执行人说明:
文件递交及票据核销:统一由相关团队/分社在基金会备案的财务人员负责,其他人员递交视为无效。
采购行为:必须由团队/分社召集人或五人小组成员监督完成,并对过程负全责。
2.3采购资金说明
采购金额为人民币5000元或以上必须签订采购合同。
采购申请人必须确认在基金会对应账户上有足够的采购资金。。
2.4采购立项申请说明
l 采购立项申请主要是简明阐述采购原因,计划,相关负责人、金额等信息,作为相关部门审核采购行为合理性依据。
l 采购立项申请渠道:企业微信,审核方:秘书处,秘书处须在收到申请后5个工作日内回复是否批准采购。
l 所有相关流程申请人必须通过企业微信同步团队/分社召集人。
l  相关文件准备:除企业微信规定填写的信息,立项由团队/分社财务人员需把拟定好的采购合同电子版、供应商资助文件、三方比价表(满足比较要求的需提供)


第三条 采购工作要求
3.1. 采购工作包括编制采购合同、三方询价、确定合格供货商、签订采购合同(或订单)等内容。
3.2项目采购计划和项目采购进度计划应在采购工作进行之前由项目负责人编制。
3.3 采购主要采用询价谈判和市场采购两种方式。
3.4 初次采购物资总额在人民币10000元以上(含10000元),需走三方比价流程。
l 采购负责人询价三个供应商,其中必须包含最少一份电商平台报价(京东、天猫等,附带商品信息及链接)作为对比。
l 负责人整理三份不同供应商的报价后连同“采购合同”提交至企业微信。
3.5 初次采购物资总额在100万元以上,需走公开招标流程。
l 通过在麦田对外官方渠道包括不限于论坛,公众号发出招标信息,应标方在指定时间提供应标所需文件。
l 由基金会秘书处按要求完成竞争性谈判、评标,确定中标人后发出中标通知书,并在麦田论坛、公众号公示合格的中标人资料。
3.6 采购负责人应制定相关的验收计划,组织具备相应能力的验收人员(包括志愿者、助学点教育局或者学校老师代表等)根据采购协议、产品标准规范的要求进行采购内容的验收工作。


第四条 撤销与清算账目
4.1 采购行为如不能按照麦田采购规定和财务规定执行,基金会秘书处有权立刻终止采购,并停止支付所有款项。
4.2 采购行为属违规操作终止的,后续事宜将由基金会与相关方协商处理,如协商无果将通过法律途径解决,因此对基金会造成的损失,基金会保留对违规操作人员追究相关责任的权利。
4.2 采购行为结束后,相关负责人需按麦田财务规定及时完成款项核销工作。
4.3 款项结余:如基金会账号有余款、或收到退款经原路退回团队账户。


第五条 附件
附件一:企业微信提交路径图示

总社.png


附件二:供应商报价表       附件2-供应商报价模版.rar (10.16 KB, 下载次数: 6)
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