【分享】2015.06.28大化七百弄走访有感之活动组织

肆语

七百弄走访有感之活动组织

     大家好，我叫肆语，肆：放肆；语：说话。肆语即为放肆的说话。我给人的印象一直都是比较强势的，通常是说一不二。而且有时候说话很激进，在人看来，我是那种极端派的典型代表。不过在我很肯定的说每一件事情之前，一定是在我的脑海中仔细过了至少一遍的。
     闲言少叙，这次很有幸参加了南宁分社安排的大化七百弄的走访，请了两天假，就为了看看山那边的情况。从老师的配合度来看，南宁分社的同学们之前还是做了很多的工作的，这里要给你们点个赞。而且拉动二十多人的队伍确实不容易，况且还有些不是南宁当地的，而且又临时出现了人员退出的情况，这里要说一声你们辛苦了！尤其是作为本次总负责人的顺子，还有物资协调的明月，以及助学组的小柚同学。其他各位也辛苦了，就不一一说了。
     第一次参加走访，很多事情并不清楚，也帮不上什么忙，所以只能抱着学习的心态在一旁观察。由于之前在社区搞文化工作，大大小小的活动参加过近百场，自己组织活动也不少于50场，所以在活动的策划和执行方面有些经验。所以我就从活动组织方面入手来说说本次参加的感受，至于走访的经过，已经其他麦友深刻而发人深省的经历，就请大家去看看其他同学的分享吧，我这个没心没肺的人就不啰嗦了。
从人、物、事件三个方面来给出一些个人建议：
     首先，前期关于人员协调：
     1、由于我进群比较晚，已经是离出发时间，很近了，这里要自我检讨一下，没有及时的加入组织的行列。不过我进群之后看到一个消息说有人因为股票大跌没有心情去走访了，不知道这是玩笑还是真实情况。如果是玩笑最好了，如果不是玩笑，我们也就只能当做是玩笑了。不知道参加的人员里面，有多少是真正组织过活动的，有过经验的人一定知道，在活动快要开始的时候说要放鸽子是让人很不爽的事情，因为相应的安排全部都需要调整，不是说一个人不去了，可以少安排一个人。大家的任务是根据人员的报名情况来定的，一个人不去，那么全局可能都要调整。同时这也关乎到一个人的信誉问题。当然如果确实是临时的重大情况（比如家中突发情况，公司突发情况），可以理解，但因为小事，而违背对人的承诺，信誉上恐怕说不过去；
     2、人员分组安排可以提前确认，回访需要准备一些基本的道具，如卷尺，电脑等，提前至少三天公布分组，可以让组长和组员提前熟悉，同时分配各自的任务。让大家提前有个了解，也可以帮助在走访的过程中更默契的配合。当然分组受人员临时退出的影响，可以理解，不过建议可以先做一个大致的分组，如果有人员退出，可以进行微调，不再进行大的调动，可以最大基础上减少分组的工作量；3、由于本次有其他地区赶去南宁的麦友，比如我，我们是在下午三点到的集合点，然而集合时间是19:30，也就是说我们需要等待至少4个小时。我们有三个人，一辆车需要6个人。同时我做了简单的了解，在6点钟的样子可以凑够一辆车出发。然后最后我们都等到19:30才出发。虽然我们在陆陆续续的等人，也不觉得无聊。不过我觉得我们是不是下次多了解一下人员的具体出发时间，因为19:30从南宁出发，到大化差不多要22:00，这个时间已经很晚了，再培训的话，大家都没有精神，自然培训的效果不好。另外培训到太晚，第二天的精力也会不足，影响走访的顺利进行。对人员到达集合的点信息有个简单的收集，让能早走的提前走，做好登记工作，不仅可以避开高峰期，同时，先到的人员可以先休息，可以保证晚上培训的效果。在我们到大化的时候各个房间已经分配好了，这一点做的不错，赞一个；
     关于物资方面，物资准备在具体实施的过程中可能会出现临时增加或者减少的情况，原则上应该是多备几份，以防万一。同时，分组进行，应该有总的物资清单，和每个组分配具体数目的物资清单，这样在大家分配和领取物资的时候才能有据可凭，也不会多拿或者少拿，如果物资准备有多，每组应根据实际情况，多拿部分物资，以备不时之需。同时需要了解一下我们分配的物资是包装的还是散装的，如果没有包装，我们自己是否需要准备一些。
     关于走访培训，由于本人是做拓展培训的，正好对口，所以要忍不住多说几句：     培训对于一次活动来说非常重要，不管参与本次活动的人员是新手还是熟手，新手有新手的培训方法，熟手有熟手的培训技巧。开始前培训的到位与否，可以说决定了本次活动1/3的效果，以及后期总结工作困难度的高与低。
     1、简单的培训程序在大家集合点名之后，应该是相互之间的介绍和熟悉，同时介绍主要负责人。若涉及到分组，应该给组内人员有1-2分钟的交流时间，这样可以缓解初次见面的陌生感；
     2、在熟悉之后，要告诉大家我们来这里干什么？即便是大家前期有了一定的了解，也需要再次明确，毕竟每个人的理解是不一样的。如果进行的是一个项目，那么需要交代这个项目是针对什么人在什么时间做什么事情。这是整体的一个说明。之后需要对各个组的整体的工作做一个简单的说明，再次明确大家整体的任务（这是所有组都需要交代的内容，各组内部具体的细节，可以由组长在整体会议结束后各组分别开会）。    3、之后具体涉及到具体需要填写准备的内容，要在问题多发点上重点交代。如本次表格填写，家庭成员一栏，若父母在外地，学生户口不在父母户口本上，也不在实际生活人的户口本上，同时家里有姐姐不在当地读书，弟弟在其他人家里，这样的情况如何登记？需要具体说明，同时列出可能出现的情况向大家说明，这样可以避免以前遇到的问题再一次出现；
    4、在具体讲述之后，应留出时间给大家提问，回答问题应由培训人来回答，不能一个问题多人回答，这样会使提问人不知道该听谁的；
    5、若大家都没有什么问题，应交代一些其他注意事项。如本次需要爬山，需要提醒大家主要防嗮和备足水源。若临时想起有其他事情没有说明，可以在这一环节进行补充；
    6、涉及到分组，最后应交代各组长在整体会议结束后小组内部进行简单的碰头会，一是对任务做进一步明确的分工和协调，二是小组人员的进一步了解，三可以约定一些其他事项。
    其次，在走访时对于人员和车辆安排，由于本次走访分组多，车辆少，应根据实际情况（需向老师提前了解），安排增加车辆或者交代组长自行打车。同时由于学生家有远有近，应根据事先了解的情况，对各组的路线做一个简单的规划，保证在规定的时间内，大家行走的路程和耗时都是差不多的，这样可以保证人力资源的充分利用，同时也能尽量让所以人在同一时间完成任务，不至于出现一组等待时间过长，一组任务进行时间过长的情况。这样工作需要与学校老师充分沟通，同时需要做统筹的人耗费一定的精力来完成，比较辛苦。
     最后，我是在社区严格的要求中成长起来的，有时间会鸡蛋里挑骨头，同时由于对组织活动感兴趣，所以看到一个活动就不自觉得去看看这个活动组织的怎么样，有哪些可以改进的地方，成了我的职业病。南宁麦田的小伙伴辛苦了，没有你们的努力，也就没有我在这里大放厥词。这是我的个人看法，有哪些不足，还请包涵，有值得认同的请多褒奖。我是肆语，肆：放肆；语：说话；肆语即为放肆的说话，我就长这样。

培婷

沙发吗，吼吼吼

唏嘘的猪肉佬

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唏嘘的猪肉佬

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静▲风

生活，因为缺陷而美好。
公益，因为不足而迷人。

加油！
肆语辛苦了！
南宁麦友们辛苦了！！

LITCH

走访的伙伴们辛苦啦，加油！

河池龙少

好好好！！！！

丫蜗牛

学习学习

顺子（南宁）

我来回答一下你的问题吧，呵呵。

首先也很感谢你的意见，这是真的。
关于车辆，对于外地的麦友，到达时间确实不一样，能不能提前出发？这也是我们一直在讨论的问题，我们的活动第一天基本都是周五开始，在外地麦友到达时，南宁本地的志愿者还在上班，在安排好车辆的同时也安排了每个点的上车负责人，在没下班的情况下，我们还要时进的关注这事，对于负责人来说，压力很大，毕竟工作是第一，所以，只能按点出发，南宁市区也有很多地方可以玩，也可以去逛逛。再顺便说一下到学校后车的安排，我们的任务重，一辆车6个人要分两组，而车只有一辆，在培训时应该也说了，只能让车不停的接送，当然，因为信号问题，会很多不方便，再说另外请车，车辆的费用是我们永远的痛！收取的活动费用都有预算，再另外请车，会大大超支，本次也另外请了，所以，费用也超支了，费用问题培训时也说了，就不多解释。分组也是老师帮我们分组，我们对当地地形确实不了解，这也是欠缺的地方。
培训，因为出发晚了，到达也晚了，在到达宾馆后，有些人还为了自己个人的小想法，打乱了原本的房间安排也没告诉我，其他人在不知情情况下接受（不提了，下次再这样就当场让其滚蛋了），所以，为什么我一进门就火了。为了第二天的早起，我们这次没有做自我介绍，而是直接进入主题，培训完也过0点了，自我介绍的时间，33个人，至少要花掉30分钟。分组了，组长和组员先相互认识，本来是想在周六晚做当天总结时一起的，因为路程问题，也没有能做，这是没有预料到的，房间都统一预订好，最后只能取消另外再订。这原因也有一些沟通问题，本来最近的，任务可能相对较少的，在完成自己任务后，因为各种原因，没能去分担其他小组的任务（培训有要求的），导致忙的忙死、闲得蛋疼。至于提问，我看见小柚问了好几次，还有没有人不明白？没有人回答。
至于你说的其他问题，水和防晒等很多问题都是在群里说过的，水已经统一购买（后来发现两天4件水不够，之前3件还剩一件左右，天热吧），防晒等其他事都在群里说了，这就是你进群晚后可能又没注意的，这也提醒我们，下次发邮件或共享文件，不应只在群里说（不过，召集帖有注意事项，估计没看吧？）
谢谢肆语！后期还有你忙的。

紫月唯美

好深邃，我需要慢慢体会。

王维

…………

肆语

LITCH 发表于 2015-7-3 09:18
走访的伙伴们辛苦啦，加油！

为了祖国明天的花朵

肆语

顺子（南宁） 发表于 2015-7-3 11:02
我来回答一下你的问题吧，呵呵。

首先也很感谢你的意见，这是真的。

理解。一起努力吧~

肆语

紫月唯美 发表于 2015-7-5 11:25
好深邃，我需要慢慢体会。

实际的参与进来，就明白了~