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麦田物资仓库管理规定

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发表于 2014-9-11 14:34 | 显示全部楼层 |阅读模式
一、总    则
第一条:目的
麦田物资仓库是麦田物资体系的一个重要组成部分,是麦田各种宣传物资义卖筹款重要场所。
为了规范麦田物资供应,更好的为志愿者、筹款服务,特设立此规定.

第二条:适用范围:
麦田总社及各分社/团队

二、组成部份
第三条:物资生产/采购
一、
麦田文化部物资组根据义卖库存需求,提前一个月(当月做下月计划)做生产/采购计划,并将需求列出明细金额发邮件到财务部主管和秘书长。
二、
具体流程如下:
1、仓库管理员(简称仓管员)根据各宣传品的需求及仓库库存量填写“XX出入汇总表”。
2、财务部根据提交的汇总表对所申购物资的预算进行复核,提出生产/采购意见。
3、采购人员凭审批完整的申购单向财务借支款项,用于生产采购。申购单当月有效,跨月须重新申请。
其流程图如下:
各个宣传品需求明细-财务审核-秘书长签名确认-出纳处借款
第四条:物资验收入库、出库及退回

一、
入库
1、
清点核对:物资到仓库后,属非仓管员申请采购的物资,暂由仓管员验收,待请示相关人员有答复后,作相关处理;属仓管员申请采购的物资,仓管员须亲自同交货人办理交接手续,依据清单上核对清点物资名称、数量是否一致。
2、
验收入库:对入库物资核对、清点后,仓管员应根据申购单及物资清单及时填写入库单,方可入库。
3、
入库单填写:入库单一式三联,一联存根联备查,一联交采购人员做报销凭证附件,一联由仓管员做登记入帐凭证。
入库单须标明品名、规格、数量、金额等,采购人员、验收人员、仓管员需在“物资入库单”上签字确认(仓管员需根据“物资入库单”登记“XX出入库汇总表”)。
4、
仓管员根据入库单的物资填入电子版表格的“XX出入库汇总表”,同一物资最近生产/采购的价格不同以往价格的物资,需根据最末生产/采购的单价填入价格,以往价格在批注时注明,以供以后生产/采购提供参考价格。
5、
仓管员要严格把关,有以下情况时可拒绝验收或入库。
a、未经批准的物资(没有经审核)。
b、劣质物品或已损坏物资。
其流程图如下:采购、生产- 仓管员清点核对入库-填写入库单-申请尾款

二、
物资的出库/发放
1、 出库原则:出库必需填出库单,根据发货的需求,必须填写“出库单”,标明用途、品名、规格、数量、并由仓管员签字(一式三联,一联存根备查,一联交保管人员登记入册,一联交领用人)。
2、 仓管员需及时登记“XX物资出入库汇总表”,每月定期进行各种物资盘点,并编制“物资盘点表(一式三份,一份交项目负责人/办公室负责人,一份交财务, 一份留底)。
3、 为简化仓管员工作内容,分社物资管理人员登记购买数据统一购买。
4、 仓管员需要休假时,需提前告之各分社物资管理人员,以便他们提前下单订购相关的物资,让发货工作正常运作。
其流程图如下:填写出库单-根据出库单签名确认-双方确认发放品种、数量-登记物资汇总登记表

三、退库
由于质量引起的破损应及时办理退库手续并进行报废登记。

第五条:物资的储存保管
一、
物资的储存保管,以物资的属性、特点和用途设置仓库,并根据仓库的条件考虑划区分工;仓库设置要根据实际需要和库存设备统筹规划,合理布局,如动态的落地堆放,静态的用货架存放;并按其分类和规格依次排列编号登记。
二、
仓管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点,发现误差应及时找出原因并作出更正。如发现仓库物资如有损失,贬值、报废、盘盈、盘亏等,及时报告相关负责人和财务部,并找到相关原因。经负责人查明责任后,按相关的规定进行作出相应的处理。
三、仓管员每月10日前及时更新核对后的“XX出入库(销售)汇总表”并发给财务部。
四、.加强仓库的安全工作,禁止非本库人员擅自入库。非仓管员特殊情况进入仓库,需告之仓管员;
五、仓库内严禁烟火,并备用必要的消防设施。

第六条:监督
一、为了更好地对本制度执行情况进行监督, 财务人员每年2次不定期盘点仓库,并与“XX出入汇总表” 核对,如有不符及时查明原因及报告相关领导。
二、仓管员调动工作(或仓库搬离),一定要办理交接手续,移交中的未了事宜及有关凭证,要列出清单三份,写明情况,双方签字,负责人见证,双方各执一份,报部门存档一份,事后发生纠葛,仍由原移交人负责。对失职造成的亏损,除照价赔偿外,还要依照麦田奖罚制度进行处分。
三、库存盈亏反映出仓管员的工作质量,当力求做到不出现差错。

第七条:仓库管理表
一、
各办公室使用各地统一的“XX出入库汇总表”,统一相同的物资的名称。
二、
为了各地使用表格的统一性,各使用人员不得随意删除、添加表中内容;如表中不需要使用的物资可采用隐藏行的方法,以便于仓管员更清晰找到相关的物资名称。

第八条:关于盘亏的处理
盘亏的物资按成本价赔偿如下:
仓管人员:扣50%,发货人员:扣40% 财务人员:扣10%。

第九条:本规定解释权属麦田总部。
发表于 2014-9-11 15:26 | 显示全部楼层
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