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2013—2015届决策团队工作会议

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发表于 2013-10-10 22:23 | 显示全部楼层 |阅读模式

2013—2015届决策团队一次会议


会议时间:2013年10月10日 20:00—21:50
会议主持:种子
会议记录:浅白
出席人员:核子,素静,海达,棱角222,我的冰红茶,莫凡,菩提不穿衣
缺席人员:  江风,向日葵
议题及内容:

1、讨论通过主持人的轮换制度。
2、讨论通过召开会议时间每月10日21:00。
3、讨论由决策团队继续开展对接分社工作。
交流意见:
A、关于对接人员是否对接本地团队;
B、对接对象的组队形式:(a、片区分散组合;b、新旧搭配、走访和资源型搭配;c、以带领所在地团队加资源合理组合);
浅白负责初步分配组合,二天内发出方案,一周内完成征集意见并进入实施工作。
4、讨论非麦田团队组织麦田活动的问题及处理方式。
结论:由麦田发出声明,肯定其公益行为,但坚决不同意以麦田名义做事;给当地教育部门发函。
结论:茶GG执笔三天内写出声明和公函文本,发群邮件经讨论通过后发论坛进行公告。
5、讨论九周年和十周年的设想。
九周年年会方式:
A、指定地点开展九周年活动,同时筹备十周年的系列活动
B、分为二部分:一是分社申请为主会场,以学习和培训为主;二是以户外活动和公益行动为主在新疆进行。
结论:1、九周年承办地点由决策团队指定;
         2、暂定B方案,年底前落实方案是否可行。
6、征集2014的文化年主题。
7、讨论个人微博认证问题。
结论:麦田不为个人微博提供认证。
8、种子提议由决策团队每个人推动一件事。
9、讨论确定执行决策团队考勤制度,撰写述职报告。
结论:A、由浅白负责拟定考勤制度细则;
         B、2013—2015届决策团队述职报告定于每年3月、9月。


温馨提示:2013年11月10日工作会议由江风主持。
 楼主| 发表于 2013-11-11 15:57 | 显示全部楼层

2013—2015届决策团队二次会议


会议时间:2013年11月10日
21:00—21:50
会议主持:江风
会议记录:浅白
出席人员:核子,素静,海达,棱角222,莫凡,菩提不穿衣,向日葵,种子,翠湖边上
缺席人员:  茶GG(请假)
议题及内容:
一、关于上次会议提议的每个人推动一件事情,请各自展示方案。
1、种子:推动团队建设。这一年来大概做了40场活动,有部分团队已运用到做类似第二课堂的活动。明年计划为20个团队的团队建设,为五个班次的麦苗班做第二课堂,我的目标是为每个团队培养一个以上的协作者,针对协作者的培训有二种方式:一是每年会做二次YY培训,二是集中培训,分别是6月和12月,将努力以协作技巧及工作坊的形式促进大家成长。
2、向日葵:推动重要资源的
维护。关于重要资源的范围:1、麦苗班的资助人;2、多媒体图书室的资助人;3、累计捐款超过3万以上的个人;4、对麦田的发展做出过特别贡献的人;5、麦田学校的资助人;6、和麦田成立同名基金的资助人。操作方式有:建立联系方式,提供反馈信息,节日问候,上门探访等。
3、江风:如何提高麦田团队的执行力。提高认证志愿者的认证标准,认证工作从严把关。
关于江风提议的讨论:
(种子:麦田只是为大家提供一个平台,关于认证工作不需要过于苛刻,要考虑到各人贡献方式的不同,考虑为了麦田的发展,为了留住更多的人,且目前认证志愿者已经新增了麦客课堂取得勋章。
莫凡:认同江风的理念,可以分级管理:麦田志愿者,认证志愿者,岗位志愿者,分步推动,培养岗位志愿者,鼓励认证志愿者向岗位志愿者发展。)
4、核子:1、推动麦想项目;2、完善麦田的退出机制;3、带活对接团队。
5、海达:提高团队动力。
6、素静:1、推动麦蕊行动项目及深度助学。
7、棱角222:1、完善麦田制度(项目申请制度,分社申请制度);2、推动高中生的资助(调整高中生资助的方式)。
8、菩提不穿衣:提高团队动力,加强团队自我架构职能的梳理。


二、主题年的问题,上一次会议提议:文化年和协作年。
翠湖边上:协作年是团队年的延伸,是在去年铺垫的基础上深入发展,关于团队的提升。
素静:倾向于文化年,新团队比例较大,麦田团队管理层需要重新学习麦田文化,帮助沉淀。
会上决定:以群邮件形式对关于主题年议题进行投票:一是协作年,二是文化年。


三、关于征集各个团队是否有承办九周年的意向?
待下一次会议讨论。


交流:
1、关于淘宝筹款应该推动运作
2、麦田与其他机构联合发起关于义助的基金,系统的帮助志愿者,为公益工作者提供保障,关于基金将会正式发布消息
3、关于台历、画册的制作

4、推出决策团队会议积分考核制度

温馨提示:12月主持人核子。
 楼主| 发表于 2013-12-26 21:33 | 显示全部楼层
2013—2015届决策团队三次会议
会议时间:2013年12月16日 21:00—22:40
会议主持:核子
会议记录:浅白
出席人员:江风,素静,海达,棱角222,莫凡,菩提不穿衣,向日葵,种子,茶GG
议题及内容:
1、讨论九周年承办团队---提议人:种子  

2、A、讨论关于论坛不和谐争吵的分析和处理办法---提议人:菩提
结论:对外表示处理不和谐事件的态度;删除不和谐帖子;由团队对接的决策团队成员私下对团队召集人发出警告。
   B、关于擅自利用版主权限封锁ID事件
结论:由对接人对操作人提出警告。

3、关于论坛分社版块的广告图片
结论:要求所有版块的广告图全部删除,可以放到版块内以帖子的形式表现。

4、论坛版主管理办法---秘书处
结论:由秘书处完善制度,包括细化界定版主权限。

5、退出机制(上次会议有让素静写)----麦客中心。
结论:建议参照认证志愿者的取消项或者采用劝退机制,目前尚未完成,素静跟进。要求在下次例会前发出群邮件。

6、关于苏州麦田校服事件的处理(财务制度)-----核子
结论:关于校服事件是由于苏州麦田在财务环节有所疏漏,不够严谨,执行力不到位造成的,为避免类似事件再次发生,提出要求由财务部制定财务细则。

7、关于制作志愿者登记证
结论:不同意制作志愿者证,可以参考麦客旅途卡的护照制作旅途卡,由总社统一做,修改为活动记录的格式,用于记录。

温馨提示:1月会议由素静主持。
 楼主| 发表于 2014-1-14 14:22 | 显示全部楼层
2013—2015届决策团队工作四次会议
会议时间:2014年1月9日 22:00—23:00
会议主持:素静
会议记录:浅白
出席人员:江风,核子,海达,棱角222,莫凡,菩提不穿衣,向日葵,种子,茶GG
议题及内容:
1、工作情况和个人感受。
海达:就职以来接触到一些工作,与团队有密切接触和协调,对接工作有必要。目前收到问题:1、关于基金会项目画出彩虹;2、关于暖冬发放物资的签字流程;3、助学部工作。
江风:就暖冬物资来说,这项流程必须做,发放团队在前期做好筹备工作是可以避免的。
核子:近期工作有,协助基金组织为爱行走活动,募集到款1200元;协助苏州麦田解决校服事件;继续筹备计划中的二所学校(15小、16小)。
菩提:就职以来重点一直放在协调所对接的团队,愿景是把团队资源共享、调节,共同获益。
棱角:对接团队这块工作做得可能不是很到位,之后会关注;近期对麦田思考多于行动;建议:1、高中生的资助立项;2、需要强化麦田制度;3、关于麦田PPT。
茶G: 就职来比较平稳,对接团队沟通不是特别多,自身效能体现得不够强大。
素静:关于对接团队,其中有一些具体工作协调得不是很好;接手的代课老师项目正在进行;有一点感受:决策团队本身似乎对麦田一些制度和流程并不是特别熟悉。
种子:感觉这届的决策团队处理事件的能力比较好;关于团队召集人同时兼任决策团队成员的情况,为工作开展方便,建议进行调整;三个月来以团队建设培训为止,协调杭州培训工作,写麦田总结,给部门推荐支持;建议2014年各自有目标的制定规划。
莫凡回应:会和项目部负责人发出画出彩虹全面的信息。
讨论:1、麦田有必要建立一个网盘,提供给召集人随时掌握新的资料。
        2、关于团队召集人同时兼任决策团队,为方便工作,建议变更。
        3、关于南通地方论坛上的助学帖,关于措辞上存在一些问题,采取的方式是以后类似的活动由当地承办。
        工作要求:建立网盘由秘书处完成。
2、投票议题:决策团队成员兼任召集人岗位的,是否对接自己的团队?
结论:身兼召集人职务的决策团队成员,不允许对接所管辖团队。
温馨提示:2月会议主持:海达。
 楼主| 发表于 2014-2-14 16:35 | 显示全部楼层
2013—2015届决策团队工作五次会议
会议时间:2014年2月10日 21:00—22:00
会议主持:海达
会议记录:浅白
出席人员:江风,核子,棱角222,菩提不穿衣,向日葵,种子,茶GG,莫凡
议题及内容:
1、关于决策团队成员如何与结对团队对接的形式?
讨论:
(海达)要互相帮助,互相支持。对接团队的问题先发现,先解决,避免矛盾扩大,尽量内部解决;另外资源可以共享。
(棱角)目前我也没有好的工作方式可以共享。
(种子)关于对接的团队,可以定期开展YY沟通会,了解团队近况,加强团队之间的相互联系。
(菩提)要经常出去跑,对接人与各个分社如果是见面交谈比较好沟通。对接人在一定的时间,自费去与团队联系,分社的麦友,可以在QQ上交流,可以从侧面了解下矛盾和问题,从下往上再去分析和沟通这些问题。
(菩提)文化年的主题各个分社参与度低,如何能调动他们的积极性呢,不能拿奖品诱惑,缺乏一个自动性,怎么去发动他们,把这个纳入正轨,在新年里要把这个事情搞起来。
(种子)大家最近都对麦田活动关注度不够,是不是应该多做些推广、传播工作,如:麦兜计划报名的人很少,需要多做工作,团队应该积极主动点,不是我想要参加去找团队写推荐信,而是团队可以的主动去找他们沟通,觉得有困难的可以提供支持,报名的人必须要有团队的推荐信,自己还要写一个希望未来几年能带给团队什么样的改变。
结论:决策团队对接人员要以一种积极主动的态度去做好这项工作。
2、关于分社之间发放物资
分社与分社发生问题,要以分社为单位,个人申请需要与分社确认,尽量以分社名义来申请,个人申请要考虑到反馈如何把控。
温馨提示:3月会议主持:向日葵。
 楼主| 发表于 2014-3-11 10:36 | 显示全部楼层
[会议记录]20140310工作会议
会议时间:2014年3月10日9:00-10:00
会议主持:核子
会议记录:浅白
出席人员:素静,海达,种子,菩提,老莫,江风,茶,棱角,翠湖
缺席:向日葵
会议议题:
1、关于麦田十五小小学筹建进度情况
素静介绍项目:
A、十五小由高雷雷出资建校,目前已与村委会、乡政府、县教育局联系,获得了支持;工程图设计好后县政府可以帮助招标,按麦田要求建校。
B、学校是具有民族特色的建筑风格,为了保持民族特色,将在原址上建相同风格的吊脚楼。最初是在2009年由香港大学联系公益机构建成,建设过程中由于各方面的的原因,2011年政府去考察时最终确定该校为危楼。
C、在筹建前,已联系香港大学的博士,近期将到柳州筹建工作组面谈。
D、工作人员招募已结束;施工方面柳州有设计院提供免费设计,并愿意帮助后期监工;施工时间预计在五月份可以启动。
交流:
为什么要花那么多钱去教学点建学校?
素静回应:该小学目前只有学前班和一年级。二年级以上都需要到中心校就读,路程步行1.5小时,路不好走且不安全,建校后二年级到三年级的孩子可以到该校就读,学生大概在一百人左右,生源有所保障。且与政府沟通已达成共识,支持建十五小,关于十五小的审批材料政府一律开通绿色通道,以后在该地区开展活动同样会得到支持。
关于麦友疑问为什么政府不愿意建校?
素静回应:政府财力物力等重点一般都放在中心校上,财政支持不到教学点,综合以上因素麦田确定建立十五小。
建校期间孩子怎么安排?
当素静回应:地村子已腾空房子,用于建校期间的临时教室。
2、关于商业合作事宜和分社登记注册
   讨论:
江风:是否可以开展商业合作?商业合作的度如何把握?
A、关于筹钱,筹钱是公益组织的重要方面,没有钱很多项目就无法实施,作为公益组织应该把筹钱作为重要目标。筹钱的理念要更多扎入麦田志愿者的心里。一句老话,钱不是万能的,没有钱是万万不能的。
B、关于分社注册原因,有2个,一个是注册了去签署协议更为灵活或者方便,比如我之前说的两个合作项目,总社认为是商业化,地方注册的团体就可以去做,麦田就不需要承担什么后果。第二个原因,能在地方注册,也是团队成熟的一个表现,证明能在当地有一定影响力和号召力。
核子:
A、我们做的是麦田计划,就要遵循麦田的原则,麦田的首要原则是商业化合作,商业化赞助这块是否考虑别的途径?觉得不太赞成注册一个机构,再把款打入基金会,这样就无形中产生了二次分配。
B、关于注册,以什么身份注册呢?感觉目前阶段来说还不是很妥当。
红茶:
A、关于商业合作,因为之前曾经是召集人,有一些感受。我个人可能因为理念没有转变过来,不赞成冠名,希望是一个纯粹的麦田,对于商业赞助抱着谨慎的态度,其实商业的态度如此接受友情赞助,可以支持,不需要强调冠名。
B、关于分社注册,背靠大树好乘凉,如果不接受麦田的方式,另外成立,很显然没有必要,如果接受大麦田的方式,同是麦田,另外成立,在衔接和整体协调上也存在问题。很多其他公益伙伴也有注册,个人感觉就是被政府收编,我个人不支持注册。
海达:
A、麦田走到今天就重要的一条就是坚持不商业化,钱自然重要,但因为要钱而违背原则,那我们是不缺钱的。
B、关于注册这个口一旦开了,大家都要求注册,是否会变成很混乱的局面?
素静:
A、关于商业化,商业的合作形式可以酌情考虑,如果是冠名应该拒绝,如果是给予活动的赞助是可以的。
B、关于注册,全国已经开放了可以注册,我个人是不赞成的,之前我也比较支持规范化去发展,但几年下来,设立越来越多的门槛,不需要去过于注重形式,应该保持民间特色。
翠湖:
议题秘书处讨论过:支持分社注册,但需要设定一些条件和规矩,可以采取示点方式先试行。
初步讨论情况:
A、分社如果注册时不使用包含“麦田”一词的名称,则完全成为一个新机构,不属于麦田分支机构,因此与麦田不是从属关系,未来可以合作。
B、分社如果注册时使用包含“麦田”一词的名称,则属于麦田分支机构,需要遵守麦田计划(从法律关系上来说,是广东省麦田教育基金会)章程,并且每年提交财务报表及财务审计报告、年检报告给麦田总社备案。连续两年未通过财务审计或年检的,则取消麦田分支机构资格。
C、已注册的麦田分支机构,要保证每年的业务支出有60%(这个数字是我个人意见)用于助学项目,以保证分支机构的助学性质。
D、已注册的麦田分支机构如果违反麦田章程、财务规则、触犯法律,麦田有权取消其分支机构资格,并通过公告、登报等方式澄清相互关系。
分社注册麦田分支机构条件:
A、成立正式分社3年以上。从一个地方麦田发展情况来看,从开始组织活动到成立团队,大概1年时间,再从团队发展为分社,大约2年时间,再经过3年,即总共发展6年时间,再注册分支机构。
B、分支机构理事会成员,即默认为分社原管理团队成员,应具备条件:注册麦田计划论坛2年(或3年)以上,获得麦穗徽章,认同麦田计划理念,并承诺保持与麦田总社的沟通和协作。
菩提:
扬中是看到未来的发展需要提出合作方式,个人认为注册、挂靠是可以的,可以在成熟的分社开展示点试行。
江风:麦田成长到现在是有其特点的,提到的商业合作不一定就是要冠名。
老莫:
A、二方面所提出的意见都可以接受。更正江风关于商业化的概念,冠名和支持单位是不同的,冠名是活动冠成企业名字,支持单位只是在某个位置,如主办单位体现而已。关于商业化的,商业和商业化是二个概念,麦田底线是不商业化的,商业合作麦田也有在做,大家没有感觉到麦田的商业概念,是因为麦田没有把合作商业化。
如果有出现不确定的商业化活动,可以发到秘书处,提到基金会去合作,我们允许基金会尝试商业合作,但尽管与基金会合作,同样也有不允许冠名的底线。
B、关于分社注册。我理解的扬中提到的注册可能与红茶、素静不一样,注册不一定要监管单位,麦田基金会是没有的。按照大麦田的一个发展方向,是支持分社尝试注册的。注册后机构是有法人的,有独立财务的,若用麦田名义,需要达到麦田的要求和条件,满足条件后在坚持核心是麦田的情况下可以鼓励分社注册,当然这个事也要看国家的政策。
C、回应素静关于培训变成了形式的问题。不认同这个观点,这是让更多的人去了解麦田,理解麦田文化,并没有限制没听课就不能成为志愿者。
棱角:
A、关于商业合作,不赞成冠名的商业化合作,注意合作方式。
B、关于注册不了解政策,个人认为如果政策允许的情况下就支持注册。
3、联络群群邮件议题:关于构建反馈系统
翠湖:邮件完成的阅读过,在年初秘书处会议上有讨论过分社考核办法,目前是各部门根据自身情况设置考核办法,我们的目标是在今年拿出一套完整的考核办法,目前因为还在试行阶段,还没有做太大宣传。
素静:项目部这种现象比较严重,比较强烈的需要有效的反馈方式。
结论:议题提交给北北,到秘书处会议讨论。
温馨提示4月会议由向日葵主持。
 楼主| 发表于 2014-4-10 23:08 | 显示全部楼层
[会议记录]20140410工作会议记录
会议时间:2014年4月10日9:00-22:30
会议主持:向日葵
会议记录:浅白
出席人员:素静,海达,种子,菩提,老莫,江风,茶,棱角,翠湖,核子
会议议题:
1、关注九周年方案具体进度。
种子:最新的情况是方案正在完善中,年会主题方向定位为“家”,由文化部稍后发帖征集主题名,关于家文化的体现由秘书处负责设计。
向日葵:采用家文化的主题非常好,贴切。
老莫:主题定位是必须的,可以同六月的主题配合,在活动环节上设置现场展示,关于橙色的物品,可以多种渠道、多方向、多形态的进行;关于颁奖环节的设计。
素静:关于九周年的情况不够了解,关于周年场地,可以在踩点前期提供图片。

2、审核关于大连不和谐问题处理的公告
结论:同意。

3、每月初发出上月工作重点
种子:记录工作重点,进度,是否有分享,难点,可以帮助回顾工作,按月积累后年度总结比较好写。
结论:一致同意,本月起执行。

4、讨论关于分社注册分支机构的可行性
老莫:随着分社量的发展及内容的日益增长,麦田本身的扩展性将逐渐不能满足其发展需求,个人支持尝试试点,设定条件。
种子:考虑在满足需求的同时在大麦田的环境下并存,麦田重点控制品牌,可以保持民间性和独立性。
向日葵:
1、同意允许分社自行注册,这有利于激活分社活力,引导分社走向规范化,对麦田的发展利选大于害。
2、只规范使用“麦田”注册的,不使用“麦田”注册的,跟我们一点关系都没有,说了也没用。
3、注册使用核准制,可以设定可以注册的条件,例如分社成立时间、志愿者人数、全年活动次数、服务学生的数量、筹款能力等。
4、规范注册分社的日常管理制度,例如资金的收支与基金会的关系,组织活动类型及权限,宣传资料使用等。
结论:1、现场投票:7票同意,1票不同意,1票弃权;2、交由秘书处草拟实施细则

交流:
1、重视群信息管理。
2、关于财务。择日召开财务交流会;配合八月的文化主题开展财务活动;考虑麦田团队流动性比较大,在团队本身做好工作交接的同时,财务培训可以不定期安排,以提高业务水平;由财务制定考核标准,及财务操作流程。

温馨提示:5月会议由棱角222主持。
 楼主| 发表于 2014-5-11 13:48 | 显示全部楼层

[会议记录]20140510工作会议记录

会议时间:20145109:00-22:20

会议主持:棱角

会议记录:小大

出席人员:种子,菩提,江风,茶,棱角,核子,向日葵,老莫,翠湖

会议议题

一、 四月份工作交流

核子:完善成都分社和什邡团队之间关系。最终确定南充营山村小建设和后期维护的对接团队,成立了建校工作项目组并已经正式开始运作。与扬州市海沃机械洽谈,确定捐赠建校事宜,最终捐赠方承诺:麦田计划第17小学。组织分社完善内部结构,合理分工。

菩提:资助点的问题,帮助徐州图片展,盐城团队7月份画出彩虹,萍乡九周年的的一些相关事宜。

棱角:关注分社团队内部活动、对接团队及其他组织机构。

种子:江西六个团队的团队建设;莫凡广州文化公开课的组织;麦田十年故事会的组稿和发布;在召集人会议上做关于领导力的培训;推动分社注册事务的讨论,萍乡九周年和麦兜计划的相关事宜。

向日葵:罗定麦田少年社的走访回访,罗定麦田少年社的筹款。


、种子被接待问题交流

种子:走访团队的接待问题,有些分社过分关注接待的质量,而不是把更多的重心放在团队的能力建设上,可能容易会让总社成员不良好习惯。希望分社可以有更好的心态。

老莫:八月份检讨月的时候可以做关于风气的检讨。是整个大麦田的风气问题。

棱角:能坚持的原则的东西需要坚持,也是风气的一种引导

核子:没有遇到相关的情况,支持风气检讨,需要有套程序

向日葵:根据不同的情况做出相对应的反应,可以放宽心一点

小大:关注分社的态度问题,其实大家都是一样,都是平等的,只是我们是全职,我们也是在为大麦田工作。

茶:我个人感觉其实是文化差异的问题,中国人讲究有朋至远方来不亦乐乎,所以热情招待在很多国人心里是正常的事,当然大吃大喝的这种接待方式是不太符合公益的精神,也不符合麦田的文化,所以我们只能适当引导,不能说是整顿。麦田重要人物,比如老莫种子北北,在被热情接待的时候,可以开诚布公的表达自己的意愿想法,并以此来引申开去,让更多的分社懂得麦田文化和麦田精神。最后关于所谓的被看成领导,这很正常,潜意识里面我们也都把你们当领导的,只要你们不把自己真当领导就好。


、核子交流筹款问题,内部经验交流

核子:海沃是之前的就有过相关的合作,捐赠过笔记本,也做了比较好的反馈,第二次是贵阳的爱心包认捐活动,这一次是海沃内部的捐款和拍卖,觉得筹款的重点是做好项目财务反馈,微信公众号财务公开。

、9周年准备

翠湖:志愿者大会:筹款经验分析;公益沙龙:对公益人/志愿者的回馈,邀请志愿者分享和嘉宾互动。对于菩提提出的问题1:可以做工作坊,对接团队的交流

老莫:橙色风暴、报告会会场

菩提:1、缺少团队交流,2、麦兜的培训是否每次都参加

茶:筹款经验分享可以安排在年会的召集人会议上作为一个议题

种子:回应菩提2,会采取相关的措施,有考勤,也会有YY会议的学习交流

根据到场人员来安排对接团队的交流

交流部分

种子:希望分社在筹款的时候也可以推荐基金会的麦田少年社,因为目前在筹款方面不是很顺利。打算在麦田众筹的尝试,准备用临清的点来做

向日葵:希望以后少年社可以在其他地方发展,而不是局限在罗定

种子:义卖筹款的问题,制定相关的规定来规范义卖筹款,确保财务方面的安全。跟团队多多交流相关的问题,让大家意识到这个问题的严重性。尝试非公募转公墓,先了解情况。

老莫:现在由种子担任基金会的秘书长,希望以后加强麦田计划和基金会的多一点的交流和融合。

向日葵:关于麦田里面个别的人存在的不道德的行为该如何处理

种子回应:如果出现这种情况,由分社管理团队劝退,特别恶劣的话会除名。个别地区有出现过相对比较严重的情况。以后会给出相关的提醒工作。

下次会议在萍乡由小白安排。

 楼主| 发表于 2014-7-11 00:16 | 显示全部楼层
[会议记录]20140710工作会议
会议时间:2014年7月10日21:00
会议主持:种子
会议记录:浅白
出席人员:海达,核子,菩提不穿衣,素静,向日葵,翠湖边上,江风
议题:
1、交流麦田团队管理工作
2、讨论是否设定决策团队对接团队的模式和流程
3、交流各自近期工作开展情况

4、种子介绍秘书处工作开展情况
温馨提示:下次例会由江风主持。
 楼主| 发表于 2014-8-10 23:11 | 显示全部楼层
[会议记录]20140810工作会议
会议时间:2014年8月10日21:00
会议主持:江风
会议记录:浅白
出席人员:海达,菩提不穿衣,素静,向日葵,种子,翠湖边上
议题:
一、建议组织一次全国单位麦田爱心大接力—麦田未尽长征路
结论:全国性实施难度较大,可采取区域性的活动,由团队牵头,附近几个有意向的邻近团队进行沟通,协调开展。
二、讨论项目开展事宜
讨论:项目发帖:项目类发帖使用公共ID发帖;项目管理:过程严谨操作;管理费用:使用要求公开透明,关于对象是否可以有所考虑;讨论关于募捐方式。
三、关于云南红河麦田开远麦苗班问题
讨论:助学部按规则处理,决策团队不讨论。
四、讨论麦苗班的定位
讨论:另定时间,由决策团队,秘书处,项目小组一起讨论。
五、关于团队违规走访如何处理
讨论:1、对接人针对存在的问题联系团队负责人沟通协调;2、由助学部按规则处理,针对事件助学部发违规公告。
六、讨论一对一收取管理费
温馨提醒下次会议由核子主持。
 楼主| 发表于 2014-9-10 23:06 | 显示全部楼层
[会议记录]20140910工作会议
会议时间:2014年9月10日21:00
会议主持:核子
会议记录:浅白
出席人员:海达,菩提不穿衣,素静,江风,种子,翠湖边上
议题:
一、关于英文版麦田项目介绍
结论:核子联系北北了解之前的进展情况。
二、关于麦田计划展板内容的更新工作
结论:种子联系文化部交流
三、关于扬中暴走活动进展
江风:活动目前已有650人报名参加,平均每天以60多人的数据增加,预计截止报名将不低于1500,同去年相比,参与人数有所增加,另设置一系列特色活动,如:10月4日上午安排有公益音乐会,由江苏卫视承办,费用亦由电视台全部承担,门票收入捐赠给麦田做球鞋项目,会场有座位1100个,暂定100元一个座位,已有一家单位认购300张,当天下午安排公益论坛;另有公益摄影大赛,邀请当地摄影爱好者,将活动过程拍照后进行摄影作品展示。
四、关于睡眠团队唤醒方案
核子:根据讨论办法,结合扬州的经验,建议可以给予一定的活动经费,再是帮助团队策划方案;针对睡眠团队,解决办法:个人建议以分社或者团队结对的方式做。
江风:关于活动经费不支持,不是费用问题,是组织协调能力问题,关于方案策划,前提需要对睡眠团队社会资源有所了解,个人意见上述方案不可行。
1、如何确定为睡眠团队
江风:一年以上没有任何活动的可以称之为睡眠团队。
种子:如果要从扶持的角度去看,我觉得半年就应该去扶持。
菩提:先按照对接模式,自行帮扶,比较便捷。
核子:确定那些团队属于睡眠团队,那些团队来对接!
菩提:尽量现在不要团队对接团队,先开展个人对接指导,再做红娘让团队间对接。
种子:建议个人对接团队,多花心思沟通,了解存在的问题,待后期有需要的时候再找合适的团队来对接,以半年为节点给予关注比较合适。
2、讨论确定出的睡眠团队是否在论坛公示
菩提:如果以活动报备数据,差不多全国有一半或者明眼可见的团队根本就没活动,群也没有一个人说话。公示只是警醒,其实现在召集人问责制还是需要的。
翠湖边‭上:发帖不要贴标签,公示分社活动频率就可以展现问题。在出台针对持续频率低的分社的政策,大家比较能够受。
菩提:建议对接人首先以电话QQ等形式与所谓睡眠团队的召集人先进行充分沟通,了解实际情况再作指导或者帮扶。
种子:麦客中心每个季度做一次活动数据公示
翠湖:可以将公示内容进行常态化操作,在展示上可以将需要关注的用颜色标注,持续公示一定期限后一直没有变化,可以进行沟通,再经过沟通和引导还依然没有效果再作出处理。即先展现问题,再出台解决问题的办法。
种子:那就是数据组那里出台一个公示的规则
结论:由麦客中心数据组定期公示各团队的相关数据,公示以半年为节点来确定需要关注的睡眠团队,由核子拟写唤醒睡眠团队的操作办法。
五、关于麦田物资事宜
1、关于麦田物资质量的投诉问题,已联系对方将衣服寄回,在对衣服查看后再给予回应。
2、关于物资采购已开始规范操作,将进行阳光采购,定期盘存进行公示,每半年财务会去到南通现场进行一次盘点,每个月的报表
六、关于南通麦田提出的助学模式
结论:关于助学模式,由种子联系项目部来完善模式操作。
七、关于十周年方案
1、确定的周年环节:志愿者大会,颁奖晚会,报告会,公益沙龙,麦田文化展区,五部分是指标
2、组建由总社成员构成的年会会务组,负责年会大方向策划,指导和重要工作的确定,承办分社负责含有五个部分的五个部分的执行工作,充分减轻承办地工作量,承办重点在于执行。
3、在文化年9月活动主题活动地点诺邓开麦田十周年旗帜启动仪式
4、十周年承办地要充分考虑交通住宿便利,避免需要转车,将条件和指标列出
结论:在下次例会,由秘书处拿出大的架构方案。
八、讨论四季度召集人会议议题

温馨提示10月会议由素静主持。
 楼主| 发表于 2014-10-11 16:49 | 显示全部楼层
[会议记录]20141010工作会议
会议时间:2014年10月10日21:00
会议主持:种子
会议记录:浅白
出席人员:江风,核子,菩提不穿衣,海达,翠湖边上,老莫,素静,棱角
一 讨论十周年活动框架及评分办法
1、讨论确定启动十周年承办分社申请的时间段
申请时间:10月20日至11月15日
打分时间:11月16日至11月22日
公布结果:11月25日
2、讨论评分方法
A、决策团队投票占比30%,召集人团队投票占比40%,麦友投票占比30%。评分期间由秘书处安排申办团队YY展示。
B、通知帖中注明提交的申请书需列明事项:团队构成,交通,住宿,等等
3、周年募集款项方法事宜
由核子拟写操作方案
4、活动流程环节
关于活动时间,总社占用二天,内容有:志愿者大会,召集人会议,报告会,颁奖晚会,公益论坛(在周年前一周做)
5、是否可以建立周年版块
建立十周年版块,浅白完成。
讨论十周年建立版块
6、发布十周年框架和方案
会后整理讨论信息后,由种子做方案内容的最后确定,再发布。
二 讨论睡眠团队对接事宜
通过发布睡眠团队操作方法,关于对接待整理出睡眠团队总数后再讨论方案。浅白完成发帖。
三 讨论关于麦田文化窗的推广。提议背景:我们有很多麦友都有自己的店铺,一直以来也有很多麦友想在自己的店铺里为麦田做一些宣传,但考虑到商业化的问题,我们一直没有放开。在诺邓种子和老莫、翠湖有讨论,关于麦田文化窗的推广,我们有很多麦友都有自己的店铺,一直以来也有很多麦友想在自己的店铺里为麦田做一些宣传,但考虑到商业化的问题,我们一直没有放开。经过这次讨论,我们觉得如果采用标准化的内容,就可以解决这个问题,同时也满足了麦友经过一些讨论,觉得如果采用标准化的内容,就可以解决这个问题,同时也满足麦友支持麦田的需求。另外,这种宣传方式也是一种新的尝试,应该可以为麦田带来更多不同的资源。
讨论:文化窗展示的内容:1、麦田简介;2留白(用于即时展现麦田活动通讯);3、分布情况(网点)。
结论:
A、同意开设文化窗,制作标准统一的模板,给申请方规范使用,使用论坛帖子公示(申请时间,联系人,挂文化窗的照片)。
B、申请点由麦田团队提出申请,同时受当地团队管理小组监管。
四 关于销售比例捐赠的问题。提议背景:因为在过去几年,我们都会接收到很多商家或淘宝店铺(也包括很多麦友的店铺)的合作申请,提出以销售一件捐赠多少钱的方式来支持麦田。因为这种方式比较商业化,我们也是一直都持反对态度。现在我想我们是否可以从另一个角度来看这个事情。首先,这么多的人有捐赠的需求,我们的拒绝其实也就是对资源的拒绝;其次,我们担心的商业化,是可能的,但不是必然的。所以我在想,我们是不是不应该直接拒绝,而是找出一个解决方案来呢?目前我想到的解决方案,就是把这种捐赠方式明确化,说明麦田只是作为“接受捐赠方”,而非“合作方”,我们只对麦田收到的钱提供相关的证明和实施、反馈。所有开展这种捐赠活动的商家,都必须在操作的项目里明确说明这一点(我们可以做成一个声明图片,要求商家把这个图片放在宝贝说明里。线下商家则要求做成易拉宝或其他实物资料张贴)。这样一来,麦田的风险就大大下降了。项目部或秘书处可成立专门的小组来负责这类事情的申请、审核、跟进。另外就是我们可以先试行一段时间,看看是否真的没有什么风险。
结论:在志愿者商铺做试点,通过分社申请,筛选商家,适时联系店铺负责人交流讨论事宜。
其他:
1、开设账号与总社对接的问题。
更换召集人应联系财务对接沟通变更相应信息。
2、睡眠团队对接帮扶多久。
睡眠团队对接应在半年以上。
3、全员参会召集人会议。
温馨提示:11月会议由素静主持。
 楼主| 发表于 2014-11-13 16:12 | 显示全部楼层
[会议记录]20141112工作会议
会议时间:2014年11月12日21:00
会议主持:素静
会议记录:浅白
出席人员:江风,种子,菩提不穿衣,海达,老莫,棱角
缺席人员:向日葵,核子
一、关于团队成立条件之麦田勋章问题。
讨论:现在一些新的团队想成立,而且做的也非常可以,但是就是苦于勋章问题,不符合建团队的条件,建议是否把这个不要做为建团队的唯一依据,给别人造成一种流于形式的做法。
结论:新地区申请成立团队,需要管理小组成员中至少五分之三的人获得麦粒徽章。(如管理小组有5人,召集人+另2人要求获得麦粒徽章),而在成立以后管理小组成员中未获得徽章的需要陆续完成课业,获取麦粒徽章。在意向成立之初,不强制要求全部成员必须全部获得完整的麦粒徽章,活跃发展半年,有部成骨干成员获得徽章,且其他条件成熟,并得到扶持团队的支持,可以提出申请。

二、关于麦田总社各个部门岗位录用机制
讨论:各部门成员的组成,比如:秘书处,项目组,助学部等等,因都为重要岗位,是否各部门招人时在本人自愿加入的前提下,考虑一下分社的意见,或者获得分社推荐,征求分社的意见,以免出现不必要的误会。
结论:自2014年起招聘工作由麦客中心统一操作,在收到应聘自荐资料后的流程是:向分社收集推荐信,征求分社意见;YY形式语音面试;会审,通知结果。讨论所提及事宜是属于曾经的录用机制遗留问题,可以由分社对接人同部门负责人沟通,介绍情况,协商如何妥善处理。

三、关于一个分社/团队存在二套班子的情况
讨论:不利于分社的团结和发展,比如有的分社有五人组在正常开展活动,但是又出一个项目专员,也在做活动,当然活动只是做专一的,但是这样影响不好,以后项目部的所有项目是不是有分社统一安排,统一发帖,统一协调,可以有专员,不过活动安排由分社统一进行,不能出现各做各的现象;建议总社和部门活动,参与的团队申请后,统一由分社统一协调,不接受个人进行活动项目的申请和开展,即使身为项目负责人开展活动也必须告之当地团队分社,由团队统一报备活动。
结论:从二方面着手:一是秘书处只接受团队名义的报备活动(团队业务往来使用公用ID,所发邮件一律视为管理小组一致通过,邮件注明发件人,对本次邮件所发内容负责);二是存在问题的团队由对接人协调沟通做出正面的引导。

四、讨论完善睡眠团队操作方法
讨论:操作方法第5条:决策团成员结对睡眠团队的半年期内依然没有活动开展,将施行召集人问责制,建议更换召集人和重新组建新的工作团队。在经过唤醒期依然不能正常运作的团队,提出明确处理意见。
结论:修改第5条为:决策团队成员结对睡眠团队的半年期内依然没有活动开展,将施行召集人问责制,建议更换召集人和重新组建新的工作团队;半年后在没有完整工作团队的情况下,可以联系就近团队给予扶助,挂靠正常运营中的团队,等能够稳定的活跃发展再提出重新独立,经过为期一年的唤醒和扶持期,仍然无法重新组织工作团队且无团队帮扶的情况下,将暂时取消团队资格。
其他:
关于十周年申办事宜。
温馨提示:12月会议由海达主持。

10月工作简报

种子10月工作简报:
1、完成十周年活动框架并发布论坛。
2、完成召集人第三季度例会,落实十周年申办团队评价指标,征集麦友对三年规划的想法。会后总结。
3、广麦团队建设。
4、编写麦田文化窗申请及展示规则。
5、推动确定麦田计划使命。
6、参加千禾5周年论坛。
7、TAF学习

海达10月工作简报:
1、参加扬中暴走。
2、去长沙麦田做图片展培训,并现场去指导图片展,慢慢的让长沙麦田醒过来,现在已基本达到我预计的目的,以后我会继续跟进。
3、去了绵阳麦田,了解了一下他们目前的状况。
4、参加了成都分社的图片展,也提出了一些建议。
5、另外还去江院长的对接的地区,什邡,德阳,参加了罗江的麦田图片展。

素静10月工作简报
1、整理代课老师相关资助对接信息;
2、跟进协调南通分社关于助学走访名额事情;
3、柳州分社团队建设;
4、联络协调柳州分社暖冬系列活动;
5、跟进协调湘西分社团队内部建设;
6、与对接各团队沟通是否有意愿申办10周年庆活动。

菩提10月工作简报:
1、指导泰州团队更换召集人,设计下一步泰州麦田活动;
2、扬中暴走暨公益论坛;
3、协助团长帮助长沙分社一些文字工作,规范长沙麦田活动流程和基本数据建档;
4、参与苏州麦田3周年活动;商榷张家港,盛泽麦田活动开展;
5、与决策团队一起YY会议协调南通麦田与助学部沟通。

核子10月工作简报
1、参加扬中暴走。
2、帮助徐州麦田组件工作团队。
3、与海达对接向出资人,推荐麦田15小情况。
4、麦田17小完工验收,准备财务反馈材料和票据的回收。
 楼主| 发表于 2015-1-6 09:43 | 显示全部楼层

[会议记录]20141230工作会议
会议时间:2014123020:30
会议主持:海达
会议记录:浅白
出席人员:江风种子,菩提不穿衣,素静,老莫,棱角向日葵,核子

议题:

关于麦旗传递时间问题,是否可以考虑避开春节假期?

结论:由各个分社自己协调,时间按原计划执行。



关于麦田装备厂家竞标事宜2015年是否执行?

结论:执行,将在论坛进行公示。



三 关于质疑T麦包质量和价格问题,要求公开麦田装备价格及差价,差价是如何安排的,是否要求将各环节进行公示?

结论:成本,差价及用途,厂家,在论坛进行公示。



四 讨论2015年的麦田主题年

结论:核子提议协作年;老莫提议可考虑以关怀麦田志愿者个人为主题方向去思考,如志愿者个人的公益梦想等;本议题将给予足够的时间思考,再次以其他方式继续讨论。



五 讨论是否设立物资部

讨论:因仓库工作量大,目前客户要求越来越高,期间面临很多质疑,工作人员压力比较大,考虑有必要单独设立物资部。地点可以设在基金会广州办公室。招募实习生负责日常淘宝物资发货,给予补贴

结论:同意设立物资部,岗位职责由秘书处根据现状拟出,交决策团队审阅,由麦客中心根据职责开展招聘工作,另部门运作事宜由物资部成立后拟定。


其他:

一 关于志愿者管理办法出台事宜

结论:麦客中心拟于20153月出台岗位志愿者管理办法,范围涵盖总社各部门工作岗位及分社召集人。

二 关于分社年度总结及工作计划

结论:由秘书处发通知帖,各部门及团队在规定时间内发出工作帖。


温馨提示:1月例会由棱角主持。

 楼主| 发表于 2015-1-28 10:45 | 显示全部楼层
[会议记录]20150113工作会议
会议时间:2015年01月13日20:30
会议主持:棱角
会议记录:浅白
出席人员:江风,种子,菩提不穿衣,素静,老莫,向日葵,海达
议题:
一 论坛图片上传限制能否增加
结论:待联系技术人员落实服务器是否能够支持。
二 讨论总社财务与分社对账如何操作
结论:由财务定期在论坛公示净资产表,即与分社的账务信息,各分社可及时关注。
三 关于代课老师回访工作
结论:逐步取消该项目。
四 讨论分社管理团队开展YY会议培训事宜
讨论:麦客中心在对新成立团队给予辅导;新计划是由培训组对新进召集人见习期给予培训及考核;季度召集人会议在正常召开;建议设立标准规范的管
理团队工作手册。
结论:麦客中心培训组关于培训对象的召集人,在季度召集人会议上经讨论同意可以扩大为团队管理小组成员。
五 关于麦田展板数据更新
结论:由文化部根据工作情况及时完成展板的数据更新,关于展板内容由秘书处工作会议做为议题讨论。

温馨提示:2月会议由向日葵主持。
 楼主| 发表于 2015-2-16 22:20 | 显示全部楼层
20150216工作会议
会议时间:20:30-22:20
会议主持:向日葵
会议记录:浅白
出席人员:翠湖,江风,海达,菩提不穿衣,核子,棱角,素静,老莫
议题:
一、针对吉安团队的情况,是否考虑完善或者修改原有的召集人和五人小组管理办法   
讨论:由团队对接人棱角联系吉安,跟进了解情况后以群邮件形式告知。
二、讨论关于屏边减少发放频次的
讨论:由分社向助学部提出困难,介绍情况,根据助学部给予的回复,结合双方的意见,决策团队再讨论。
其他:年前互动交流。
备注:三月会议由菩提主持,时间初定于10日20:30。

 楼主| 发表于 2015-3-19 15:42 | 显示全部楼层
[会议记录]20150314工作会议
会议时间:2015年03月14日20:30
会议主持:菩提不穿衣
会议记录:浅白
出席人员:江风,种子,素静,老莫,海达
议题:
一 交流
1、二月份工作会议决议跟进情况
2、麦田物资部成立的跟进情况,是否已明确部门职责
3、关于与广东胜美广告实业有限公司“彩色跑”项目合作

二 议题
1、关于微信的微支付功能
讨论:关于分社采用微信筹款,可向秘书处提出募款申请,方案得到通过后由麦田统一运作。
2、关于麦客年活动方案
讨论:由核子完善麦客年方案,以群邮件的形式进一步交流。
3、关注10周年筹备相关情况
讨论:在春节前已将工作人员组成微信群,经过商讨,目前周年方案初步成形,关于筹备情况,东莞已联系场地,工作人员有去过现场查看,建议另找合适的比较集中的场地,关于周年项目,其中同行计划刘雯负责,公益论坛由专职和广州分社协助完成,召集人会议由翠湖边上负责,志愿者大会由露葸儿和悠然负责,十年回顾由深圳负责,颁奖晚会由东莞安排人协助露葸儿做,分场交流由北北设计方案,年会报名由悠然负责,年会总协调人员由向日葵、种子和逍遥组成。

温馨提示4月会议由种子主持。
 楼主| 发表于 2015-4-20 23:23 | 显示全部楼层
本帖最后由 麦田决策团队 于 2015-4-20 23:24 编辑

[会议记录]20150420工作会议
会议时间:4月20日21:00
会议主持:棱角
会议记录:浅白
出席人员:素静,菩提不穿衣,海达,种子,老莫,向日葵,翠湖边上,老莫,江风
1、讨论关于一对一资助款额度的提升,如今的资助标准是否相应提高?
结论:同意提升资助款的额度,关于资助额度标准另以群邮件的形式讨论。

2、关于金色团队评选,是否考虑,同等标准下,让以前得过的或者连续得过的团队,把名额让给那些发展中表现得比较突出的新新团队,鼓励促进,让更多的发展中团队获得更大的士气,从而带动相对较弱却又积极发展的团队。
结论:建议在原奖项基础上设置新奖项,关于增加的奖项及评奖标准,以群邮件的形式讨论。

3、麦田的下一个目标在哪里?是否以集中交流的方式开展?
结论:支持集中交流,并以自费的方式参与,参与对象及交流地点后续落实。

4、麦田计划和基金会融合已经是必然,但目前两个最高决策部门(麦田管理团队和基金会理事会),从理论到管理上都是不合理的。所以下一个工作是设置成一个大麦田理事会。

5、关于麦田论坛各版块帖子规范
结论:由浅白梳理规范版块,一是各分社置顶帖的要求,二是版主的在职性,三是部门版块的规范性,四是秘书处版块物资帖转移到相应版块。

6、讨论麦田目前有近70个团队,有很多停滞,是否可以考虑做一些激励活动,对待热情的团队,给予一些直接的帮助?

7、讨论关于“麦客年”活动方案的实施
结论:核子承担一部分活动。

8、讨论分社注册

温馨提示:5月会议由种子主持。

 楼主| 发表于 2015-5-11 21:25 | 显示全部楼层
[会议记录]20150511工作会议
会议时间:5月11日20:30
会议主持:江风
会议记录:浅白
出席人员:棱角,种子,老莫,向日葵,素静,菩提不穿衣,海达,核子
1、讨论关于麦客一对一活动
讨论:一对一对象确定名额为10人;对象的选取标准(由核子拟好发群邮件),如必须加入麦田两年以上,生活在山区的老师或者麦事负责人,推荐表交由决策团队决定;对象在十周年的活动内容等人员确定后再制定,活动环节由核子对接向日葵。
2、讨论分社一对一
团队互动,要求就近的团队参与对方活动,互相交流活动经验和方案。
3、讨论麦客全家福
4、介绍麦客年活动情况
5、交流十周年工作进度
6、关于提升资助款事宜
结论:由向日葵联系助学部协商,结论以群邮件形式发出。

 楼主| 发表于 2015-7-19 23:02 | 显示全部楼层
20150717工作会议
会议时间:7月17日  20:30
会议主持:素静
会议记录:浅白
出席人员:向日葵,核子,江风,海达,菩提不穿衣,种子,棱角,浅白

议题:
一、关于睡眠团队的操作方式
    结论:由秘书处发各个团队活动数据统计表公示,同时7月31日前由对接人同所对接的团队做好沟通,告知睡眠团队可能面临的情况。
  
二、关于十周年召集人例会中提问的解答进度?
    1、理事选举方案已发群邮件。理事人数由原来的2人调整为3人,另外后一步会建立由志愿者和邀请人士组成的监事会。
    2、保险基金方案客服中心正在拟定;
    3、学生资助标准调整,助学部正在进行中,稍后汇报给决策团队;
    4、总社支持地方团队发展的工作,将在新组的秘书处设置专门的岗位来落实;
    5、志愿者服务时间的统计方法,因讨论中并没有可行的方案出来,所以暂时没办法落实,将在秘书处组建完成后,在资料组中招募人手组建一个临时小组来编写方案;
    6、资源最大化共享和金色麦客名额这两个议题目前没有可行的方案出来,暂时没办法落实,后续再跟进。

三、决策团队与新的秘书处如何交接工作,如:团队对接的问题等。
    结论:将成立一个小组进行协助完成对接工作;决策团队可以提出未来要在一定时间内提出一个交接的内容。

四、理事选举投票方法
    投票方法1:决策团队,秘书处,部门负责人及地方团队五人组,每人一票的方式,进行投票。
    投票方法2:在参选人经过决策团队审核的前提下,决策团队和秘书处,部门负责人不再参与投票。
    结论:决议通过投票方法1。
  
五、资助标准调整及实施方案调整  
    小学400、800、 中学500、1000、高中2100、2700、
   
    结论:同意助学部之前提交的方案进行实施   
   
六、志愿者认证方面,麦客中心提出增加一个正式志愿者认证,每年审核。
  
    结论:同意增加岗位志愿者认证,每年审核。
   






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