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2017年麦田财务自查报告

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发表于 2017-8-21 10:02 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 麦田财务 于 2017-8-21 10:09 编辑

2017年麦田财务自查报告


根据广东省麦田教育基金会理事会的要求,秘书处与财务部一起邀请基金会监事及志愿者代表对基金会(2016年7月1日-2017年6月30日)财务情况进行了自查,并对发现的问题提出合理的建议。

一、  背景介绍

  
机构名称
  
广东省麦田教育基金会
自查地址
广东省广州市海珠区江怡路214号1503室
抽查时间
2017.08.18-19
抽查主要负责人
1、麦田志愿者:韩霞(麦田ID:绛株草)
  
是企业财务人员,中级会计职称,2010年加入东营麦田,担任东营分社财务,认证志愿者编号:东营-0025。
抽查组成人员:
1、麦田监事:朱文军(麦田ID:棱角)
  
2005年加入麦田,目前担任麦田监事,是麦田认证志愿者。
  
2、麦田志愿者:何康(麦田ID:坏坏的影子)
  
是企业审计人员,自2008年加入十堰麦田,担任项目组成员,是麦田认证志愿者。
协助
麦田财务部会计:陈瑜(麦田ID:小大);
  
   2012年9月加入麦田;麦田专职
  
麦田财务部出纳:莫如活(麦田ID:乐乐)
  
   2017年6月加入麦田;麦田专职
抽查财务资料
  
所属会计期间
2016.7-2017.6

二、  针对2016年财务自查相关问题给予的回应和举措
1.分社采购合同管理不规范
    对分社采购合同的管理,涉及到由基金会盖章邮寄,基金会保留电子档文件,邮寄之后的回收没有很大强度的追踪,确实存在寄出之后对方未将原件寄回的情况,自今年4月开始在项目部内部强调加强关于采购合同的签订,亦涉及分社团队的相关采购,并在今年7月由麦田行政部编写了基金会的合同管理制度,对合同进行专项管理。

2.会计凭证附件不规范
财务部加强了对票据的审核,严格按照财务规定进行执行,对于附件不合规范的拒收,同时,针对一些票据开具开错、无法开票的问题提供问题解决方法。

3.基金会的部分会计科目核算问题
目前财务核算依旧进行到第三级科目,针对明细问题,财务部的录入凭证的时候将摘要写的更加详尽清楚,
财务部门人员依旧是两名人员配置,一名会计,一名出纳,随着基金会的发展,财务部的内部建设也会不断加强。

4.财务个人往来挂账,依然未能很好解决
目前这个问题依旧未能好好解决,原因主要为各分社(团队)未及时将支出单据寄回基金会财务入账,拖长了核销票据时间,也是麦田现行分社管理模式所导致的。

5.会计凭证装订工作有待加强
由2016年财务自查主要负责人张小威(麦田ID:啦子)个人出资捐赠给基金会
半自动凭证装订机进行凭证装订工作,特此表示感谢。

三、  自查情况
1、抽取了应收账款中的部分分社或团队的明细账和凭证;
2、抽取了部分分社或团队的银行流水明细,查看了分社或团队的银行留取备用金情况;
3、查看了业务活动成本和费用情况,以及其他相关的财务管理制度。

四、  存在问题及财务建议
(一)应收款-各分社或团队挂账问题
1.缺乏核对机制,地方团队财务缺乏主动性。各地方团队长期在基金会挂账,多数地方团队财务缺乏与基金会财务对账的主动性(未能做到月月对账,多数是由基金会财务发起的单方面核对),地方团队挂账的真实有效性不能保证。
2.挂账冲销不及时。按照基金会财务实施细则规定,地方团队各项款项(资助款或项目款)报销或销账,均应在活动或项目完成后一周内将相关票据寄回基金会做相应销帐处理,但多数团队未能按照实施细则在期限内寄回相关资料做销账处理。
3.地方团队捐赠收入长期沉淀,降低了捐赠款的使用效率。
财务建议:建议将以上三点列入以后年度各种团队荣誉评比考核标准中。

(二)财务监管机制中缺乏风险控制程序。
1.我们查看了基金会财务管理制度,仅提供了各岗位职责,未提到对基金会秘书长或财务总监等高管,在任期中或离任后履行期间审计或离任审计程序,缺乏对基金会管理层的监管,也加大了基金会的法律、经济及财务风险。
2.财务交接程序不规范。财务交接明细不全面,只有电子版交接,未体现“痕迹化”管理,未能体现基金会负责人参与监交的过程。
3.分社或团队账户存在留存备用金超过基金会财务管理规定的情况。
4.基金会财务缺乏对分社或团队账户的有效监管,存在分社或团队账户与个人混用的情况。
建议:1.规范财务管理制度,将管理层离任审计流程加到基金会财务管理制度里;
          2.明确财务交接流程,交接明细必须纸质版存档,交接人,接收人,监交人签字;
          3.由基金会财务部发起,定期对分社或团队账户进行抽检。

(三)财务档案管理需加强
1.财务档案仍未实行规范化管理,“全宗号”、“目录号”、“案卷号”缺失,不利于财务档案的规范化管理。
2.凭证装订需规范,凭证装订虽在2016年基础上有所改进,但原始凭证粘帖不规范的情况仍未改变。
3.档案存放不规范。档案存放未有独立的存放室,摆放不能做到整齐有序。
4.未及时打印2016年度纸质版总账、明细账、支付宝备查账。
建议:1.财务档案利用现有条件归类,整齐摆放,便于查找;
          2.原始凭证按照费用报销标准粘贴,附件按照记账凭证封面的格式进行装订。

(四)项目费用的拨付及销账亟需规范
1.资助款报销需要规范化。各地方团队资助款报销未能执行统一的后附清单标准。
2.项目费用报销需要规范化。如麦苗班交通补助报销无报销标准,后附油费票据也多为替代发票(即实际发生日期与发票日期不相符);如麦苗班购置床上用品及衣物无相应明细,仅有含总金额的发票一张,无购置明细清单;如4月支付图书项目的采购款,仅有发票一张,无对应的明细清单及采购合同。
3.项目申报审核流程亟需规范。如拨款申请表中存在借款人为詹敏,审核人为詹敏的情况。
4.项目申报的附件亟需规范。项目申请的附件不全,如支付昆明麦田的能力建设款及潜移默化项目,仅有项目请款申请,未附项目预算明细,后期也无实际支付明细,不能保证款项有效的使用。
建议: 项目费用报销时要附报销明细表和费用预算清单。

(五)内部控制管理亟需加强
1.个人印签和财务章的保管未按财务制度规定实行分人管理。
建议:账户预留银行印鉴应分开保管,一人不能同时保管全部银行预留印鉴.个人印鉴由出纳保管,财务专用章由会计保管。

五、  自查总结
本次自查工作,我们未查出基金会明显的财务漏洞。从规范财务制度和完善基金会的财务监管的角度出发,我们觉得不仅要有自上而下的财务监管,也要自下而上的重视财务,最大限度的规避财务风险.本次的自查工作鉴于时间紧迫,我们本身对公益行业的财务认知不够全面,单纯通过2天的时间来全面的核查财务,具备一定的难度,所以也只能从建议完善财务制度和监管监督方面提出部分建议.同时也希望通过本次的财务自查引起理事会的关注和地方团队的重视,以及全体麦田人和麦田财务人员自我完善。
结合本次的财务自查工作,我们希望未来的财务自查人员,首先是来自于专业财务人员,同时要有对麦田整体发展有清晰认知的志愿者一起构成.不仅针对本次财务,还能针对可能发生的财务风险能够做到一定的预判性,能够坚持做到针对原则问题的坚持,不要流于形式,起到对麦田的财务有真正的促进作用.同时,也感谢基金会的工作人员的全力支持,期待麦田的财务越来越完善。






                    自查小组成员:韩霞、朱文军、何康、陈瑜、莫如活                        

2017年8月19日
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发表于 2017-8-21 10:38 | 显示全部楼层
希望基金会重视财务,对项目款筹集是一项重点工作,但财务这块金字招牌仍要加强。
发表于 2017-8-22 09:40 | 显示全部楼层
谢谢自查小组的辛苦付出和给出的可行性建议,帮助我们更加规范的开展基金会的财务工作。也感谢所有团队的配合和支持,基金会的财务规范,必须是所有人同心同力,才有可能真的实现。一起加油!
发表于 2017-8-23 06:34 | 显示全部楼层
辛苦了!!
发表于 2017-8-30 17:34 | 显示全部楼层
财务公开的力度可以再大点
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