本帖最后由 十堰麦田 于 2015-10-21 22:05 编辑
麦田计划十堰团队财务管理办法（试行）
第一章总则 一、为了加强麦田计划十堰团队的财务管理，遵循麦田计划总部制度，规范资金有序运营，为团队活动提供财务保障，结合十堰团队的实际情况，现制定本办法。 第二章内部财务管理体系 一、十堰团队召集人为十堰团队财务工作第一负责人。 二、财务组组长对十堰团队财务会计工作的领导职责。 1、对十堰团队财务会计工作和财务资料的真实性、完整性负责。 2、对团队收支凭证、帐簿和财务报表进行审核，确保其真实、完整。 3、主持召开团队资金安排及重大经济事项进行研究或论证, 在本团队职权范围内进行决策或核准上报，对紧急的经济事项有权处置，事后按照内部规定，召集会议予以说明。具体如下： （1）团队汇入基金会的各项捐款，定期汇总，明确捐款使用范围，上报召集人及五人组决策。监督捐款使用情况及效果，半年小结一次，向召集人及五人组提交使用情况说明及合理化建议。 （2）每年大型项目活动（活动经费超过五千元[含五千元]）临时财务专员由活动领队推荐，财务组审核同意后方可担任。 （3）对突发的紧急事项（如活动中有麦友晕倒或突发急病），急需动用团队资金，500元（含500元）以内的支出由财务组长口头汇报召集人并征得同意的情况下，动用团队资金，事后需及时补办相关报销手续；超过500元的支出需上报五人组讨论通过。 4、负责监督财务制度在团队内部的有效落实，监督其他小组与财务组的配合情况。 5、负责对麦田内外人员提出的财务问题，进行解答。 三、财务内部牵制制度 财务内部牵制制度，是会计岗位间相互制约相互监督的一种制度，也是财务人员依法履行职能和维持会计工作秩序的重要载体。 1、岗位设置和分工。十堰团队财务管理工作人员为：财务组长、团队会计、活动会计、项目会计、出纳、临时财务专员。 财务组长负责财务组内部的工作计划、安排、统筹管理，管理十麦团队按照财务制度有效执行，监督财务组内部的运行是否核准办理会计业务，负责经济业务稽核； 活动会计负责有关资助款请款及相关票据反馈的会计业务； 项目会计负责项目组项目资金的请款及票据审核反馈的会计业务； 团队会计负责除活动会计及项目会计业务以外的团队日常管理活动产生的报销审核及记账业务； 出纳负责办理资金收付结算业务； 临时财务专员（每次活动AA制核算人员）由活动领队与财务组长商议后确定，主要负责活动时的资金管理，以及活动产生的相关开销核算，并协助活动领队做好活动相关的票据收集和整理粘贴工作。对活动产生的盈余和超值款进行处理（结余款以元为单位退还志愿者，角分盈余经公示后转为团队运作经费）。 2、不相容岗位的规定。出纳人员不得兼任稽核、会计资料保管和收入、支出、费用及往来帐目的登记工作，不得填制收付款凭证。 3、银行卡与U盾由召集人和出纳员分开保管。U盾由出纳保管，银行卡由召集人保管，出纳员外出或请假时，由财务组长指定人保管。 4、经济业务办理。会计事项必须由两个及以上人员按规定程序办理。以现金或银行存款支付。具体额度如下：300元以内（含300元）由各组AB岗向财务组团队会计提出申请同意后，方可执行；301元-1000元（含1000元）由各组AB岗报财务会计、财务组长、召集人同意后方可执行；1001元以上的须报团队会计、财务组长及五人组同意后，方可执行。报销流程：经办人收集整理票据（发票）—活动负责人证明签字--财务组长审核--团队第一召集人审批—团队会计粘贴并制证--出纳员付款。 5、财务人员工作调动或因故离职，必须在规定的期限内，将其分管的财务工作以书面形式与接管人员办理交接。其中，未了事项应逐一说明，否则不得离开岗位。移交工作由财务组长负责监督。 第三章 财务人员岗位职责 一、财务组长岗位职责 对团队财务具体工作负责，岗位职责如下： 1、认真执行国家财务法律、法规，麦田教育基金会财务管理及十堰团队财务管理办法。 2、负责组织制（修）订本团队的财务会计制度、规定，并组织贯彻执行。 3、负责会计业务的稽核。据基金会及十堰团队的财务管理办法，对会计核算进行过程检查或审核，确保会计工作质量。 4、负责团队经费筹措、资金运用, 对报销凭证的合法性、真实性、完整性进行审核。 5、审核团队活动财务公示贴。 6、负责与麦田总社财会业务沟通协调。 7、定期安排公示论坛十麦团队财务收支报表。 二、各会计岗位职责 在财务组长领导下，负责团队具体会计工作。岗位职责如下： （一）团队会计 1、团队会计真执行国家统一的财务制度、麦田总部财务管理及十堰团队财务管理办法。 2、团队会计负责登记团队经济业务收支明细帐。做到及时、准确，记录内容真实、完整。 3、团队会计对日常经济业务日常资金流动业务的核算、图展、年会等经济业务的核算审查、确认原始凭证记载事项，如实填制记账凭证。对不真实、不合法的原始凭证有权不予受理，并及时向财务组长报告。对记载不清晰、不准确、不完整的原始凭证，予以退回，并要求经办人予以补充或更正。定期核对往来账项。 4、团队会计每月负责银行日记账金额与银行对账单核对。 5、团队会计妥善保管、装订会计凭证、会计账簿。 6、团队会计负责拍卖、捐赠活动的现场监督（主要是图展和年会以及临时发生的相关捐赠物资的业务）。若团队会计不能参与活动，可推荐具体经办人。 （二）活动会计 活动会计负责与资助款相关的经济业务如资助款的申领发放和资助款收条及回执的收集等工作。 （三）项目会计 项目会计负责项目组推行的相关项目的经济业务核算，对项目组产生的相关费用进行监督管理和控制，与项目经办人员交接与项目相关的经济业务，以及会计原始凭证的审核。 （四）临时财务专员（每次活动AA制费用核算人员） 临时财务专员负责各类团队活动产生的费用核算，在活动中配合活动领队做好活动的经费统筹规划和使用工作，监督活动中的经费使用情况，并做好活动产生的票据单据整理粘贴工作，在活动结束后三天内向团队会计提交财务明细表，审核通过后论坛公示。活动结束后十日内做好资金清退工作，对参与活动的资金安全以及真实性，完整性，合理性负责，如出现财务问题与活动负责人共同承担责任。 三、出纳人员岗位职责 在财务组组长领导下，办理货币资金的收支等业务，岗位职责如下： 1、认真执行国家统一的财务制度、麦田教育基金会财务管理及十堰团队财务管理办法。 2、按照《会计法》和会计准则的规定，设置现金日记账和银行存款日记账。 3、依据收付款记账凭证办理银行和现金收付业务。结算完毕在收、付款凭证上签名或盖章。 4、每月根据收、付款凭证逐笔顺序登记日记账，并做到日清月结。现金日记账每日必须与库存现金核对相符。 5、库存现金及时存入银行卡，保障资金的安全与完整。 6、负责团队活动的拍卖、捐赠资金现场收入保管，并及时将款项转入总社帐户。 7、负责其他来源资金的收入保管，并及时存入基金帐户。 8、负责收入总社的活动费用拨款及项目资助款接收和支出。 9、负责保管基金会派发的各项收据。 10、出纳在每月末分别与团队会计、活动会计和项目会计对账，保证月末日记账金额与网银结余核对无误。 11、负责登记基金会十麦捐款登记备查工作，并定期与总社对帐。 第四章 账务报销处理程序 根据团队账务报销的作用和特点不同，将具体账务报销业务分为两类： 一、向基金会请款项目，需向总社财务报销账务的处理流程： 1、助学款及其他需向基金会请款的项目专款，均需向总社财务报账销账。对此类业务，对发票、收据及收条等报销凭据严格按基金会财务管理制度的要求取得、填制。 2、发票、收据的取得须真实合法，经济内容应与请款项目保持一致，发票及收据的抬头须写明“广东省麦田教育基金会”全称。发票等报销凭据按业务内容归类分别粘贴，同类业务发票粘贴一张粘贴单上，并填写：经办人、证明人、单据张数、金额、业务摘要。 3、发票、收据等报销凭据的收集取得活动领队或项目负责人在项目结束后两周内，在发票、收据背面签字并交与团队或项目会计，由团队或项目会计负责审核并粘贴，交由财务组长复核，召集人审批签字后，寄往总社财务销账。 二、团队办公经费自行报销账务的处理流程： 团队因活动需要，发生的需由团队经费报销的各类费用支出，包括：宣传费、办公用品费、快递费等费用，一般按以下流程报销： 1、原则上须取得正规发票或收据等报销凭据，发票或收据抬头写明“广东省麦田教育基金会”。经手人需在报销凭据上签字，并交付团队会计。团队会计审核后按业务内容归类分别粘贴，同类业务发票粘贴一张粘贴单上，并填写：经办人、证明人、单据张数、金额、业务摘要。由财务组长复核，召集人审批签字，出纳办理付款。 2、考虑到公益活动的特殊性，很多情况下团队的费用支出由志愿者先行垫付，按报销顺序走完所有的流程，时间较长，为避免过长时间占用志愿者的垫付资金，团队经费支出可采用简便的报销流程：由垫付费用的志愿者将取得发票及其他报销收据拍成照片，发给团队会计审核，团队会计审核发票无误后报给财务组长和召集人，经财务组长复核无误并征得召集人同意后，可通知出纳先行付款，事后再取得纸质报销凭据完善报销流程。 第五章 活动财务核算 1、据团队计划安排，每次组织各项活动，由活动领队根据实际情况推荐一名志愿者经财务组长同意后方可担任临时财务专员，负责本次活动的财务核算及收款退款工作（原则上活动结束后当天领取退款，如不能退款第一选择充话费，第二选择转账，转账手续费由收款人承担）。 2、每次活动中，所发生的费用原则上实行AA制，由各参与活动的志愿者自行解决。 3、每次的活动中，司机不收费。带车司机除不分摊汽油费外，其他费用参与共同分摊。除油费、过路费（含高速过路费、过桥费，渡船费）以外的其他费用，现场AA，过路费由司机垫付。汽油每公里单耗按0.80元计算。 4、每次活动结束后三日内，由临时财务专员真实准确核算本次活动费用，并按财务规定的统一模板格式填报财务公示贴，并将此贴发至团队会计，由会计核准后发至论坛公示。多余款项须在十日内退还志愿者，若遇特殊情况经活动负责人和团队会计同意后方可延期。
5、每次活动中，所发生的费用原则上实行AA制，由各参与活动的志愿者自行解决。除特殊情况（突发状况或团队需要外），由于个人原因中途退出者承担全程相关费用的AA。
第六章 物资采购核算 一、麦田装备专项采购 1、麦田装备一般是指由麦田计划总社设计，并组织生产的带有麦田计划标识的装备物资。麦田装备统一在麦田计划总社在淘宝网设立的麦田计划义卖店订购。 2、麦田装备的采购与销售应分离，由不同人员分别完成。采购人员应熟悉淘宝网购的基本流程，由财务负责人指定。 3、采购下单前根据销售人员提供的装备销售与库存信息，确定采购的品种、数量与金额，报财务组长审批。财务组长根据当月办公经费的开支情况，未超过当月办公经费结余的予以审核批准；超过当月办公经费结余的应予以适当核减。采购人员根据经核准的装备品种及数量网上下单后，应与义卖网店店员联系改团队优惠价后再付款。 二、项目专项采购 1、项目组专项采购，是指麦田专项项目的物资采购，包括画出彩虹物资采购、图书角书柜采购、第二课堂材料采购以及其他专项申请的物资设备采购等。 2、专项物资采购流程： 采购金额3000元以下，采购数量品种较多，且各品种单位价值较低的（如画出彩虹物资、第二课堂材料），市场询价、确定商家订货应由两人以上同行负责。 采购金额3000元以上，或采购品种较少且单位价值较高的（如图书角书柜、大型设备），应成立采购小组，采购小组成员应不少于四人，询价与订货分离。其中：两人负责市场询价，报价商家原则上应不低于三家，由采购小组内部讨论确定商家；确定商家后，另安排订货人员负责与商家签定合同或报价单（万元以上的物资或大型设备采购需在合同或报价单中需注明预留10%以上的质保金，项目结束三个月或半年以后支付余款）。并督促商家组织货源，保证质量，按时供货。 3、付款：商家应提供网银户名及账号，财务通过网银转账支付买家。商家开具的发票抬头名称应正确无误（广东省麦田教育基金会），所有负责采购的人员应在发票上签字后交给财务。 4、项目实施结束后，两周内必须将相关财务资料上报财务组项目会计。 第七章 公益性捐赠收据、普通、自制收据及捐赠证书的管理 一、基金会抵扣收据： 根据《税法》规定，麦田教育基金会等公益性社会团队在接受捐赠时，可以开具由财政部或省、自治区、直辖市财政部门印制的公益性捐赠票据。该捐赠票据由捐赠人提出申请，基金会依法开具，可享受企业所得税或个人所得税前扣除优惠政策。 对各界爱心人士汇入基金会的十麦捐款，应在捐款汇入基金会之后及时将信息反馈给财务组长（捐款人、捐款金额、汇款日期），捐款金额在1000元及以上的，若捐赠人有开具公益性捐赠票据的需求，财务组长可与总社财务联系开具。 二、基金会普通、自制收据： （一）基金会普通、自制收据由基金会自行印制并有连续的编号，并且由基金会财务部登记后加盖财务专用章（公章）的收据。 1、各分社\团队在收据启用前，应先检查是否缺号、缺联、重号等情况，如有问题应立即停用该本收据，并及时通知基金会财务。 2、分社/团队领取收据后应用excel表格做登记并编号保存，志愿者需用时到财务组作登记领取； 3、收据应当由出纳或指定人员开出并签字确认； 4、志愿者使用完的收据必须归还财务保管，财务在收到志愿者使用完的收据时，须检查收据内联是否完整无缺，开具的内容和金额是否准确无误等，检查无误后妥善保存。 5、填写错误的收据不得撕毁，保留收据的完整性与连续性； 6所有关票据的填写必须填写规范、完整，准确，业务内容填写清晰，大小写必须一致，金额填写不得涂改； 7、一本收据用完，应将其存根联及时的交给基金会财务部核销才能办理再次领用； 8、分社/团队使用的收据可以一次性申领一本，由基金会财务部登记后统一发放给各分社/团队。 （二）收据填写必须内容完整，字迹清晰工整，印章齐全。 （三）如填写错误，应另行填开，填错的收据应加盖作废戳记或手写作废，保存其各联备查，严禁涂改、撕毁、若是手写收据不得拆本使用。 （四）不得以红字书写 三、基金会捐赠证书： 广东省麦田教育基金会（简称基金会）捐赠证书由基金会统一印制，统一编号。麦田计划分社/团队每次可向秘书处申请领取不超过20份捐赠证书，用于分社日常接受物资捐赠时颁发。（捐款的捐赠证书由基金会办公室统一颁发，各分社和团队无权颁发。） 1、十堰团队捐赠证书由秘书组负责保管，并做好发放登记（基金会印制的有《分社团队捐赠证书登记表》，可在论坛下载），财务组监控。由于每次申请领取捐赠证书数量有限，团队接受的物资捐赠金额达2000元及以上，若捐赠方提出索取证书要求，财务组长与秘书组联系开具。 2、已领取的证书全部发放后，应提交登记表，确认无误后才可继续申请捐赠证书。 3、已领取的证书若有遗失，应向秘书处报备。 4、证书由基金会办公室以挂号邮件寄出，若需快递，费用由团队承担。 本管理办法由麦田计划十堰团队财务组负责解释。 备注：若在实施中有个别需要调整的内容，每三个月调整一次。
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发表于 2015-5-4 10:16
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发表于 2015-5-4 10:26
