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2013届麦田秘书处工作会议

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发表于 2013-10-9 08:38 | 显示全部楼层 |阅读模式

20131008秘书处工作会议记录


会议时间:2013年10月8日 20:20—21:20
会议主持:种子
会议记录:浅白
参会人员:小大,露葸儿,扬中悠然,慕容小晓,梁山好寒,翠湖边上
缺席人员:北北(出差),冬雪佳芸

会议议题及内容

1、秘书处成员自我介绍。
     本届秘书处由麦田各部门负责人组成,分别是:种子,北北(项目部),露葸儿(文化部),慕容小晓(助学部),梁山好寒(技术部),冬雪佳芸(财务部) ,翠湖边上(麦客中心),扬中悠然(客服中心)共计八人组成。
2、讨论确定会议时间每月8日,20:30。
3、讨论确定会议主持人采取轮班制。
4、讨论公示决策团队及秘书处行政公告,包括人员梳理公告及岗位职能。

(1)关于部门方面目前完成的助学部和麦客中心,客服中心,文化部,技术部需要调整,项目部财务部未发出相关信息;
(2)秘书处岗位梳理,浅白负责更进。
5、讨论关于事务处理方式,分为三类:一般—采取限时回复邮件,急—要求24小时内回应,紧急—电话联系。
6、讨论关于对接分社事宜:
(1)分社交流日,定期进行麦田分社交流会,讨论对接交流流程,每次接待几个分社,有针对性的交流,沟通,由麦客中心制定方案;
(2)对接分社由决策团队同时进行对接工作,秘书处安排协调新团队的发展工作,制定团队工作引导手册。
7、工作交流
(1)关于资助人对接事宜是否交给客服中心;
悠然:客服中心不经手资助人资料,建议由各分社安排二人来进行;客服中心人员配置也达不到工作要求,只负责资助人的管理工作。
慕容小晓:团队关于反馈这块工作,只是寄出,不管资助人是否能收到,未更进落实,建议采用邮件方式,可列为必做工作条件;助学部关于汇款工作是要求各团队提供固定的工作人员,来通知各自对接的对象,反馈工作可以参照执行。
翠湖边上:麦田与资助人的工作包括反馈,汇款通知二项,建议二块工作落实到位,目前重点在反馈工作;反馈工作需要进一步深化和提高。
悠然:可制定保密协议书,签好后寄出,以此来把控和对资助人负责;助学部安排人员进客服群配合服务。
种子:用微信公众号辅助工作,有效使用助学部微信公众号,了解资助人的需求,针对资助人开展相应的进行服务;助学部内部沟通,是否确定一个QQ用于助学部的咨询。
(2)露葸儿汇报部门近期工作及将要开展的工作:近期工作有中秋征文,假日生活秀;将在开展的工作有麦田文化的引导等。

(3)翠湖提出:A、志愿者管理软件事宜;B、麦客成长课堂的安排。
8、要求部门规范使用工作邮箱。
9、讨论关于麦田文化年事宜。


温馨提示:下次会议由慕容小晓主持。

 楼主| 发表于 2013-11-10 00:21 | 显示全部楼层
20131109秘书处会议
会议时间:2013年11月9日21:00-22:20
会议主持:慕容小晓
会议记录:浅白
出席人员:种子,翠湖边上,扬中悠然,冬雪佳芸,露葸儿,梁山好寒
1、翠湖边上提议:讨论麦田人事机制,招聘、培训、部门合作
翠湖边上:
A、麦客中心预备在中下旬推出集合各部门需求的招聘会;
B、关于人事希望推出一个整体规范的机制;
C、关于培训麦客中心可以对新进人员进行一个简单初级的培训,专业岗位培训可以由部门各自安排;
D、提议制定志愿者准入准出制度;
2、讨论志愿者准入准出制度的可行性及标准
可以建立志愿者管理系统;可以先尝试管理岗位志愿者的准进准出。
3、冬雪提议:请分社对接人员催促对接人员
财务更进,另可以联系决策团队的对接人员。
4、关于分社交流日及YY培训
交流规则已制定,秘书处接到报名后再安排时间,由秘书处主导,邀请决策团队对接人员参加;YY培训本月会安排时间开展一课。
交流:
关于助学部在客服中心的服务
工作态度比较好,有足够的责任心,工作方式上可以完善一下,可以建立客服问答。
露葸儿:制作月报、台历
种子:培训麦苗班老师;关于高中麦苗班的资助方式,调整筹资的思路
慕容小晓:北北曾经提过与麦苗班校方正式签定协议,权利与义务的认定
翠湖边上:可签定三方协议,麦苗班事宜建议上海培训期间组织会议进行探讨

温馨提示:下次会议由北北主持。
 楼主| 发表于 2013-12-24 23:50 | 显示全部楼层
20131224秘书处会议
会议时间:2013年12月24日20:30-22:10
会议主持:北北
会议记录:浅白
出席人员:种子,翠湖边上,扬中悠然,冬雪佳芸,露葸儿,梁山好寒,慕容小晓
1、关于年终工作总结
由各成员撰写所属部门的年度工作总结,浅白写秘书处总结。内容要求:可以是大框架,不需要具体到细节,如部门做了几项大事,以及相关的数据。
时间截止1月10日,用部门公用ID发帖到驿站版块,发帖后提供链接给浅白。
工作要求:按时完成总结。
2、关于文化年秘书处工作规划
A、成立工作组,用于统筹部署,协调工作,12个活动可以有机的调整,分组进行,北北任组长;
B、招募工作组成员;
C、对外宣传;
D、日程表,可以使用谷歌日历,制作文件年活动日程表。
工作要求:北北发群邮件,关于网络平台负责人,知悉各官方ID及相关维护员信息的,跟邮件说明。
3、关于论坛管理规则修订版的确定
讨论完善论坛管理规则。
修订版内容:
七、版主权限
1、所有版块的版主,只负责本版贴子管理及相关操作。
2、所有版块的版主,不得对非广告用户实施禁言。如需对负责版块内单个贴子禁言,应在相应贴子右下角进行管理操作;如需对发言ID禁言,应提交客服中心或秘书处处理。
工作要求:浅白负责收集版主操作管理标准的信息,梳理后发群邮件征集意见。
4、讨论关于团队责任的问题
为提升团队责任意识,促进稳定发展,提出制定标准,告知团队所有承担的责任。申请团队时需要承诺可以做到哪些事情,可采取评星或打分的方式最终进行评价,或者评星,连续三后末尾降级。
关于财务,做到前账不清,后账不开。
未正式团队有能力独立开展活动的在未正式通过团队申请前都归属就近的正式团队,团队有责任扶持新地区发展,且必须扶持到新地区已成功过渡到正式团队。
工作要求:a、各成员根据所属部门的需要,对团队提出要求,制定相应标准或评价体系,做为定期打分或评星的衡量标准,春节后拿出,在检讨麦田月(八月),以此做打分标准。
              b、浅白发邮件:各部门关于团队标准的要求征集帖。
5、关于助学部回访制度
助学部2014年打算严格执行回访制度,一对一每年一回访(学生人数多的可两年内完成),麦苗班必须在第三学年结束前完成回访。需要大家提一下建议。
提议:建立回访制度;增加助学考核:走访完成度、发放规范度、回访完成度、汇款通知完成度、发放收条的回收等;走访资料的质量、发放规范度、回访质量。
工作要求:
6、麦田一百问
关于麦田一百问,即涉及麦田各方面的问题整理出来。
工作要求:由客服中心整理,各部门积极配合。
7、关于论坛用户名徽章显示问题
由于技能及荣誉徽章越来越多,需要考虑下显示方式。可以采用徽章代表技能,名字颜色代表荣誉,名字字体变化颜色或名字后加V。
工作要求:确定方案后,由技术部完成。

下次会议由露葸儿主持
 楼主| 发表于 2014-1-12 00:13 | 显示全部楼层
20140108秘书处工作会议
会议时间:2014年1月8日20:30-22:10
会议主持:露葸儿
会议记录:浅白
出席人员:种子,翠湖边上,扬中悠然,冬雪佳芸,露葸儿,慕容小晓
缺席人员:梁山好寒
议题及内容
助学部方面:
1、因为每年升高中的孩子(即初三毕业升高一的学生),重找资助人都很费力气,为解决这个难题,助学部希望能形成一个项目,向一些意向人把所有被放弃的准高中生整体打包(比如10个孩子为一组,一个资助人就资助10个孩子,助学部承诺每学期反馈到位),找大企业或大资助人,增加资助渠道。
A、大家觉得这个是否可行?
B、项目部可以帮忙作策划书吗?
结论:A、可行。
B、项目部同意制作策划书。
2、与10月份的主题“快乐麦苗”相关。
这个活动是由助学部主办的,现在已经有一个大概的设想(推出“快乐麦苗”这一项目),但还不完善,需要大家给意见。
我们希望助学部、项目部、文化部三个部门携手合作,成立项目小组,有麦苗班的分社协办。
如果项目成立,我们希望2月份完成项目书的撰写,3月份请文化部对这个项目进行包装;九周年时,希望能有一个关于麦苗班(或“快乐麦苗”这一项目)的研讨会,由助学部作主导,如果不方便,也可以在上半年利用YY进行研讨。
结论:涉及的部门愿意配合,以助学部主为,注意控制规模,前期筹备做好,合理共享资源。
3、关于技术部招聘工作。
结论:近期完成,麦客中心跟进。
其他:1、文化部联系到老师,关于PPT,可以给麦友开班培训。
        2、关于论坛管理,鉴于管理办法新老帖子都在,需要注明下,让麦友区分新、旧帖。
        3、关于团队总结作业,部门1月20日前,团队1月31日前发驿站版块。
        4、资料组更名为数据组,隶属于麦客中心。
温馨提示:下一次会议主持人梁山好寒。
 楼主| 发表于 2014-3-24 15:00 | 显示全部楼层
20140216秘书处工作会议
主持人:翠湖边上
出席人员:种子,露葸儿,小晓
一、讨论关于分社登记独立注册民间团队
翠湖:总社和分社双方同意注册;确定注册成基金会还是社团;前二条达成共识,再讨论如何注册?达到什么样的条件才可以申请:首先要和麦田有关系的,明确双方的责任和义务,细化条款,关键在操作流程,总社需要肩负指导责任,满足条件后协助分社独立注册。
注册时关于涉及需要主管部门的情况,这样的双头管理,是否支持?
种子:最好不要形成双头管理的局面。
翠湖:是从二方面的考虑,资金风险和管理风险。因为不管理注册什么,都挂有麦田牌子。
种子:可以通过公告或发表声明,告知违规团队已经不能使用麦田标志,我们需要把握的是可以注册的条件。
结论:发群邮件讨论。
群邮件讨论部分(需要各位回复的问题):
1、是否同意开放分社登记注册?
2、怎么注册,达到哪些条件和要求可以同意分社申请登记注册?
3、独立注册的分社,是否依然遵循麦田理念?是否可以自己研发项目?项目是否限制地区?
会上讨论允许注册的条件:
1、不需要主管部门的地区
2、一定比例的做麦田项目
会上讨论的形式:
基金会(不太合适)、社团、民非组织
二、讨论关于“麦田升级麦苗班”是否增设图书角项目
结论:与项目部联系处理。
三、讨论关于技术部负责人招聘要求和办法。
结论:1、应聘者写自荐信;2、自学完成麦客成长课堂致麦田课程;并要求具备组织协调能力。
 楼主| 发表于 2014-3-24 15:00 | 显示全部楼层
[会议记录]20140308工作会议
主持人:冬雪
出席人员:翠湖边上,葸儿,悠然,种子,,浅白
1、讨论分社登记注册事宜(延续上一次会议议题)
邮件讨论:
种子:
A、分社如果注册时不使用包含“麦田”一词的名称,则完全成为一个新机构,不属于麦田分支机构,因此与麦田不是从属关系,未来可以合作。
B、分社如果注册时使用包含“麦田”一词的名称,则属于麦田分支机构,需要遵守麦田计划(从法律关系上来说,是广东省麦田教育基金会)章程,并且每年提交财务报表及财务审计报告、年检报告
给麦田总社备案。连续两年未通过财务审计或年检的,则取消麦田分支机构资格。
C、已注册的麦田分支机构,要保证每年的业务支出有60%(这个数字是我个人意见)用于助学项目,,以保证分支机构的助学性质。
D、已注册的麦田分支机构如果违反麦田章程、财务规则、触犯法律,麦田有权取消其分支机构资格,并通过公告、登报等方式澄清相互关系。
分社注册麦田分支机构条件:
A、成立正式分社3年以上。从一个地方麦田发展情况来看,从开始组织活动到成立团队,大概1年时间,再从团队发展为分社,大约2年时间,再经过3年,即总共发展6年时间,再注册分支机构,我觉得
比较合适。之前有提过正式成立分社后5年,感觉有点苛刻。
B、分支机构理事会成员,即默认为分社原管理团队成员,应具备条件:注册麦田计划论坛2年(或3年)以上,获得麦穗徽章,认同麦田计划理念,并承诺保持与麦田总社的沟通和协作。
翠湖、悠然:建议采取试点开放。
会议讨论:
可以继续讨论和整理规范运作事宜。
2、关于征集麦田一百问
结论:发帖到论坛征集。
3、讨论九周年筹备工作
交流:A、召开过二次会议:一次是承办团队萍乡介绍团队目前的活动准备情况,二次是承办团队萍乡与往年承办周年活动的团队进行经验交流分享;B、活动周期预计五天;C、活动预算备案;D、活动
费用方案。
4、文化年活动进度
交流:活动周期体现的比较短,启动时间可以提前。
温馨提示:4月会议悠然主持。
 楼主| 发表于 2014-4-10 13:00 | 显示全部楼层
[会议记录]20140409工作会议
会议时间:2014年4月9日20:30
会议主持:种子
会议记录:浅白
出席人员:翠湖边上,露葸儿,慕容,浅白
缺席人员:冬雪佳芸,扬中悠然,北北
议题:
1、讨论会议时间提前三天征集意见,不能到会可以安排代表参加。
2、讨论关于论坛是否增设“团队建设”版块。结论:不新增版块,按现有的专题形式即可满足需求,引导团队将同类帖子发到活动版块—选择“团队建设”分类。
3、讨论在会议征集期间,各部负责人提交工作日志,互相了解近期工作重点。
4、关于新增走访类活动备案,在论坛备案制度要求帖明确标明新增走访要得到助学部同意。结论:此项已完成。
5、讨论九周年活动流程和要求。结论:由冬雪列出在活动中产生常规费用和自费项目,即哪些由麦友AA,哪些由团队完成。
6、关于召集人离职事件讨论。
7、关于团队对接协调工作的讨论。

温馨提示:由于悠然请假,本次会议改由种子主持,5月会议悠然主持。
 楼主| 发表于 2014-5-9 21:19 | 显示全部楼层
[会议记录]20140508工作会议
会议时间:2014年5月8日添加到日历21:00
会议主持:慕容
会议记录:浅白
出席人员:种子,翠湖边上,露葸儿,北北,扬中悠然,老莫,小D,冬雪
议题:
1、本月麦田文化主题“麦客精神”的落地方案
翠湖:关于麦客精神想把关键词实质化,活动时间不想局限于5月,可以延伸下去,5月只是做为启动阶段。
老莫:关于麦客精神文化月主题,可以采取志愿者与关键词相连来分享故事的形式。
交流:关于故事分享计划出版文集,可以此来激励参与度。
2、关于义卖如何规范运作
种子:随着麦田团队义卖活动开展逐渐频繁,需要出台规范用以约束活动运作。老莫提出方法一:开展义卖活动时,分社财务要求在现场,同时邀请其他机构财务到现场监督;方法二:要求现场不收现金,论坛有在线捐赠接口,在义卖现场用手机或笔记本完成捐赠操作;方法三:与公募基金会合作形式完成筹款,麦田是有和中国儿慈会合作(需要考虑团队是否愿意将筹款划到其他机构,也要考虑基金会是否愿意长期接受)。
结论:关于义卖规则,种子执笔。
3、目前出现有部分分社/团队有违规走访、资助学生,甚至在论坛发帖,是否有应对措施?
种子:先沟通,发现还在继续做,可以发公告。
露葸儿:关于活动存在一种现象,发活动邮件是规范的,实际开展活动时有违规环节。
结论:针对商业活动、分社小金库和违规走访等事件,设置举报邮箱,并在论坛发帖公示,由浅白草拟。
4、关于分社自己资助的问题;关于农民工子女的资助方式。
老莫:是否可以由分社自己去做,不以麦田名义,只是目前开展类似活动的都是以麦田名义在做;可以给城市活动为主的分社开通一个平台,以提供发展需求。
种子:农民工的活动,目前有都市方舟项目,可以推广下项目。
结论:可以在联络群宣传,通过微信公众号和周年活动推广。
5、关于走访备案邮件,是否可以要求获得回复后才在论坛发帖?
结论:走访活动定为申报类活动,即是收到回复同意邮件才可以在论坛发帖和对外宣传,活动由助学部审批,批复时抄送到秘书处。由浅白修改制度,及发通知。
6、关于金色麦客,各部门人员众多,但每年只有三个金色麦客标准,对于那些长期在幕后服务的志愿者,是否可以有一些奖励机制?比如奖状,或者是一些小奖品?
结论:名额不予增加,可以采取在部门自评选的方式。
7、希望能每年给资助人寄发专属的明信片
结论:可以,考虑量比较大的情况,书写方式可以采取召集团队参与。
8、资助标准是否应该调整?应该由谁来调整?如何调整?
结论:助学部先讨论,在提出调整理由充分的前提下,采取多重方式,征集资助人意见,在论坛和召集人征集等等。
其他:
1、关于交通事故情况说明,发群邮件到联络群,不对外扩散。
2、电台定位:老莫,麦友之间的感情交流;公益理念的推广;是以为人为主的沟通方式。
3、开展麦爱基金月捐,计划在周年活动期间推出 。

4月份工作简报
翠湖(麦客中心)
培训组
1、麦客成长课堂——《决策细节》北北
2、麦兜一班成立并召开班会
关爱组
1、麦客电台——麦苗班的故事
2、麦客中心微博发起#麦客关爱#话题活动
会务组
1、组织9周年筹备会
2、一季度召集人会
3、部门例会
露葸儿(文化部)
1.麦田通讯
2.文化部例会
3.物资组淘宝时间特别会议
4.微博微信宣传组就麦客电台、麦客成长课堂活动微博错发特别会议
5.美丽麦客
6.同行机构物资申请
7.麦田9周年主题征集活动
8.麦客护照、麦客雨伞、麦田鼠标垫等物资设计、询价
9.物资组正常淘宝、订货、发货工作
10.协调各分社部门平面设计工作需求

种子(秘书长)
江西六个团队的团队建设;
莫凡广州文化公开课的组织;
麦田十年故事会的组稿和发布;
在召集人会议上做关于领导力的培训;
推动分社注册事务的讨论。

冬雪(财务)
1、麦田九年周财务培训
2、1-3月帐务的处理
3、九周年费用的确定
4、基金会行政人事后勤事务处理

5月工作计划
1、麦田九周年财务事宜的跟进
2、4月帐务的处理
3、参加财务培训及分社财务交流培训
4、同行/麦兜计划六月培训的财务预算和后勤的事宜
4、基金会行政人事后勤事务处理

北北(项目部)
1、完成两个新的项目策划书:彩虹口袋和麦苗班,进一步修改中。
2、召开了项目部季度会议。
3、新疆幼儿园活动资料收集
4、两场培训课程:项目策划与细节。准备拆分成两个课程,分别是选修(网络礼仪)和高阶必须(项目策划)
5、洽谈了几个合作或者捐赠:2个麦苗班,1个代课教师资助,1个留学机构
6、落实新疆民汉字典印刷事宜。
7、主要督导了幸福童行和一杯水两个合作项目

小D(技术部)
1、麦田捐款页面
2、志愿者管理系统的评估

慕容(助学部)
一、协调助学部的三次培训活动
(一)4/17 助学资料员培训
(二)4/19 走访、回访培训
(三)4/21 发放培训
二、组织2014年度走访计划申请的审核
三、完成23份拨款申请的校对
四、与一个麦苗班意向资助人沟通
五、助学部客服 当值两次
    2014-04-12  14:10-23:24
    2014-04-12  19:40-22:20
六、完成各分社、团队四月走访活动备案邮件的批复
七、协调、监督助学部各工作组的常规工作

浅白(秘书)
1、发布“吉水团队”成立公告
2、协调秘书处及决策团队工作会议,做会议记录和会议帖
3、周年筹备工作:
A、发布和跟进九周年资料收集工作
B、发布和跟进金色麦田征集评选标准
C、发布开展九周年金色麦田奖项推选活动
D、关于数据组,截止今日,共收到四月份活动邮件43份,其中有4个地区有开展活动,未收到邮件的团队有:21个。关于督促数据报送工作,已将数据员进行编组,按月轮流值班督促各组成员及时完成。
4、维护论坛;接受各地咨询。
5、新团队培训
5月工作计划
1、发关于组织开展九周年金色麦田奖项评分活动通知,时间截止12日,将在月中公示获奖结果
2、通知秘书处及决策团队会议
3、数据组将继续督促4月未发活动邮件地区完成报送工作;鉴于数据组近期人员流动替换比较多,将开展一项从相识到相知活动,活动正式主题还在征集中,5月最先推出第一阶段“初次相识,互相熟悉”,采取群邮件的方式,自我介绍基本情况。
4、应技术部志愿者系统开发需要,5月要完成收集麦田团队架构收集工作。
5、安排新成立地区的培训工作,5月31日将开展财务培训。
6、整理九周年活动资料。

温馨提示:由于悠然请假,本次会议改由慕容主持,6月会议悠然主持。
 楼主| 发表于 2014-6-19 19:26 | 显示全部楼层
[会议记录]20140608工作会议
会议时间:2014年6月8日20:30
会议主持:扬中悠然
会议记录:浅白
出席人员:种子,翠湖边上,露葸儿,扬中悠然,冬雪佳芸,慕容小晓
议题:
1、讨论实施各部门对分社考核办法
讨论:为保障团队规范发展,有必要实行考核办法,可采取设立一系列课程等方式,建立考核系统。

2、讨论开展分社新晋管理团队成员培训计划
讨论:麦客中心定期开卷考试

3、周年筹备进展情况

4、讨论年会中召集人会议的召开形式
讨论:确定议题1、关于实施对分社的考核办法;2、关于十周年。另召集人不能到会的可安排团队代表参加。

5、讨论长沙关于资助点运作情况

翠湖5月份工作简报:
1、电台第十期《我是麦客》,嘉宾安娜,破衣;
2、协助财务部组织开展《财务培训》;
3、三次9周年筹备工作协调会;
4、协助技术部筹备“志愿者管理系统”开发工作;
5、部门金色麦客评选;
6、麦客中心微博工作结构调整(三个小编,分时段分工合作)

种子5月工作简报:
1、理事会筹备
2、年会筹备
3、麦兜计划第一场培训
4、义卖规则
5、麦兜计划9周年集中培训课程确定
6、探讨非公募转公募的可行性

浅白5月工作简报
一、发布通知:
1、关于组织开展九周年金色麦田奖项活动通知
2、关于重申走访活动申报流程的通知
3、关于开通麦田计划网上举报信箱的通知
4、麦田义卖活动规范
二、通知秘书处及决策团队会议并完成会议记录
三、数据组将继续督促4月未发活动邮件地区完成报送工作;鉴于数据组近期人员流动替换比较多,将开展一项从相识到相知活动,活动正式主题还在征集中,5月最先推出第一阶段“初次相识,互相熟悉”,采取群邮件的方式,自我介绍基本情况。周年活动结束开始二阶段活动。
四、配合部门完成基础数据
五、安排新成立地区的培训工作
六、收集九周年金色麦田资料
七、更新论坛数据信息
温馨提示:7月会议北北主持。
 楼主| 发表于 2014-7-10 22:59 | 显示全部楼层
[会议记录]20140708工作会议
会议时间:2014年7月8日20:30
会议主持:种子
会议记录:浅白
出席人员:翠湖边上,露葸儿,扬中悠然,冬雪佳芸,慕容小晓
议题:
1、讨论召集人及麦兜工作培训
讨论:A、目前已发出麦田召集人培训计划意见征集邮件,商讨培训的地点、时间及形式,可以先设置培训课程;B、关于培训筹款。
结论:召集人培训由麦客中心来跟进,能力建设筹款项目策划由北北来进行。种子做考察学习关于公益视野的课程分享。

2、十周年筹备工作启动讨论
讨论:十周年前期方案征集,申办时间(截止时间今年确定,有半年时间筹备)、金色麦田奖项是否增加一些项目,关于年会的意义、参与人员是否限制人数和年会手册(总社的角色,承办分社的角色,总社确定的环节,分社确定的环节,赞助商的要求)、是否有分会场、是否每次年会都莫凡报告会。两到三个工作坊,报满三十个就可以截止。年会开放半天,让几个分社自己筹办小型活动。
结论:关于年会活动可在论坛开展征集金点子活动,由翠湖跟进。年会每期工作例会都可以讨论。


3、微信支付是否要申请?如果申请成功准备做什么项目做什么用途?
讨论:A、目前麦田有两个微信公众号,一个做筹款,一个做宣传。结论:推广工作由露葸儿联系刘雯商讨。
      B、微信运营培训的事情。结论:本月可开展一次培训。银杏计划提出需要微信技术上的支持,可以一起参加培训。
      C 、电台的主题征集及形式(根据电台主题,以微信方式参与)。结论:由露葸儿跟进。


4、麦田APP项目
讨论:北北之前也提出过,联系北北那边是否有做,再行讨论。


5、麦苗班项目的下半年规划
讨论:关于时间点、项目的公示、PPT完善、对外的宣传期,设定目标。希望明年的麦苗班能统计有多少资助人、麦苗班也可以一对一、每年拿出多少麦苗班多一对一,希望人人参与。助学部提的能否先有预算,现有项目书都是以集体资助人为主。麦苗班如果是由个人资助人资助需要有三年的一个汇款规划,不能中间停止 ,要继续完善项目出,细节完成后要有一个项目包装(大刘做宣传片),对外要有一个宣传期。可以给项目定一个目标,工作有计划的开展,以此参考哪些分社能做到麦苗班。
结论:由浅白单独把意见汇总提供给北北,包括:ppt的完善和每年可以拿出几个麦苗班来做成一对一。


6、关于漕涧走访
讨论:由于远些的孩子没有去摸底,参与走访的都是老师,参与的志愿者很少。是推荐的,由分社交上来,还有待审核,人数上没有达到要求。
结论:真水回来后再进一步讨论。要加强团队的能力。
其他:1、强推麦田吉祥物
        2、提议浅白撰写秘书处的文案供文化部设计

秘书处成员6月工作简记

秘书长-种子六月工作简记:
1、九周年年会筹备及组织;
2、九周年志愿者大会年度工作总结;
3、麦兜计划九周年培训课程设计及实施;
4、协助翠湖边上完成九周年召集人会议;
5、基金会专职工作人员会议;
6、麦田论坛回复各种质疑;
7、银杏伙伴成长计划德国考察。

麦客中心-翠湖六月工作简记:
1、组织9周年年会筹备会
2、组织2014年二季度(年会)召集人会议
3、9周年年会分享《麦苗班》项目
4、主持9周年 “世界咖啡”
5、主持2014年6月麦田志愿者认证工作
6、筹备“召集人培训计划”

文化部—露葸儿六月工作简记:
1、参与九周年年会筹备;
2、九周年志愿者大会背景、海报、书签等设计;
3、九周年分社展板收集及制作;
4、参加九周年召集人以及秘书处、决策团队会议;
5、九周年志愿者大会麦兜班、颁奖大会、报告会等PPT及视频制作;
6、组织宣传麦田文化年六月主题活动
7、完成日常物资管理和台账工作;
8、微博、微信的宣传工作;
9、完成麦客护照的设计工作;
10、完成第一届美丽麦客的评选活动;
11、和扬州分社沟通关于扬州小熊募款的流程。

助学部-小晓六月工作简记:
1、安排回访资料的审核工作
2、完成两批拨款申请的校对
3、修订麦苗班项目介绍PPT
4、督促未发放团队尽快完成发放
5、回复6月走访活动的申报邮件
6、就安化资助点的问题与长沙分社协商、交流
7、助学部的其他常规工作
8、参加九周年召集人以及秘书处、决策团队会议;

财务部-冬雪佳芸6月工作简记:

1、麦田九周年年会/同行麦兜计划培训财务事务/召集人/秘书处/决策团队会议;
2、麦田南通仓库盘点;
3、收集各分社团队物资/固定资产盘点;
4、设置财务软件数据/整理历年来数据
5、基金会会议
6、基金会行政人事常规工作
7、和扬州分社/广州分社麦友沟通。

客服中心-悠然6月工作简记
1、协助年会报名和保险的购买
2、在线客服在线工作,审核新注册用户
3、购买志愿者走访保险

秘书-浅白6月工作简记:
完成周年资料的归纳及收集
联系决策团队及秘书处工作例会并做记录
安排数据组工作,设计第二季活动
整理九周年召集人会议资料发于会议版块并提供链接到联络群
发“讨论关于化合作的相关规则到秘书处和决策团队”邮件
处理工作邮箱及论坛事务
收集麦田数据


温馨提示:因北北未能到会,本次会议种子主持,8月8日会议由北北主持。
 楼主| 发表于 2014-8-21 11:18 | 显示全部楼层
【会议记录】20140819工作会议
会议时间:2014年8月19日20:30
会议主持:翠湖边上
会议记录:浅白
出席人员:种子、露葸儿、扬中悠然、冬雪佳芸、小D、北北
主题:
1、讨论关于发生大资助人放弃资助,如何妥善处理?
讨论:
种子:对于资助人中途放弃也是常见的,如“一对一助学“也出现过此现象,但可拿出一些机制来控制问题的发生;第一、建议大的捐赠方一次性把3年的钱付完;第二、比如资助人中断放弃的除第一时间另找资助人之外,也可以以“一对一助学”的方式来进行认捐;
露葸儿:很多人对于麦苗班还不是很了解,认为是为了麦苗班而去走形式;
翠湖边上:种子提出的方法都是事后补救的措施,其实,我们应当把问题解决在发生的最开始;小小在接到资助人放弃资助孩子的信息已经很晚(快接近开学),其实我们在上学期快结束时,可通过客服或者服务资助人的志愿者跟进资助人探清是否还有继续资助的意愿,如资助人放弃我们也能第一时间得到消息并且提前做好应急措施,比如发布结对也需要一个周期;当然今年也存在一些客观原因,资助人的汇款通知开始的有点晚,但我们可把此项列入工作的必需环节里逐步降低资助人放弃资助孩子的风险;
结论:①采用翠湖:提前探清资助人的资助意愿;
         ②采用种子:建议大的捐赠方一次性把3年的钱付完;
         ③采用种子:如资助人中断放弃的除第一时间另找资助人之外,也可以以“一对一助学”的方式来进行认捐。
2、关于 “麦客中心“和”文化麦田“的微博申请认证
结论: “麦客中心“的微博已通过认证,具体可咨询小白或秋季,或者直接让秋季来负责”文化麦田“的认证。
3、讨论资助人的ID被盗,用于资助孩子,如何处理?
结论:把ID号还给之前的捐助人;被盗情况并不常见,但也是存在,是否存在技术上的漏洞,可否有防范的办法?后续在帮捐助人寻找密码时谨慎处理,一定要对方提供邮箱号码,如没有就不会为其进一步操作。
4、关于捐赠页面显示捐款时间
其他:
1、交流助学部走访工作
2、讨论义卖活动现场是否接收现金
3、关于微自付事宜
4、九周年画册进展

翠湖的工作简报
1、关爱组:麦客中心微博划归文化部微博组日常维护,并做工作交接。
2、麦客电台:电台周年纪念。
3、培训组:领导力系列课程、公益视野分享—成长在雷励。
4、人力组:认证工作后续、招聘会。

冬雪的工作简报
1、8月自查准备
2、九周年画册资料(财务部介绍,职能)
3、仓库管理细则
4、财务部管理手册
5、6月报表、调整财务数据
6、基金会行政人事事务(探望羊羊,一人一本项目专职入职)

浅白的工作简报
联系决策团队及秘书处工作例会并做记录和发帖
启动数据组第二季活动
梳理数据工作,更新数据信息
日常事务处理,处理工作邮件
发布帖子:关于征求睡眠团队发展建议的通知,将回复建议进行汇总记录
跟进辅导期团队工作开展情况
更新论坛联系方式
协调麦客中心业务
起草召集人尽职调查报告

文化部工作简报:
1.麦田少年社折页和样本设计;
2.麦田伴行计划淘宝上架;
3.检讨麦田;
4.麦田九周年画册资料收集;
5.麦田工资制作;
6.一人一本项目平面和网页设计、淘宝配合;
7.彩虹口袋项目物资配合采购制作;
8.麦田轶事四格漫画活动开始;
9.配合各部门、分社平面设计服务;
10.按照各部门、分社需求物资组做好物资发放、登记工作;
11.物资台帐;
12.青岛团队活动分享《如何平衡麦田和生活》。
小晓工作简报:
1、安排22批发放回执的检查工作;
2、完成6批发放回执的检查;
3、担当一批走访资料的审核专管员;
4、与技术部协商,调整资助系统的设置;
5、敦促汇款通知前期工作的准备
6、完成各地汇款通知表的汇总整理工作
7、助学部的其他常规管理工作
8、参与分社的活动;
 楼主| 发表于 2014-9-9 23:36 | 显示全部楼层
【会议记录】20140909工作会议
会议时间:2014年9月19日20:30
会议主持:露葸儿
会议记录:浅白
出席人员:种子、扬中悠然、冬雪佳芸、翠湖边上、小晓
议题:
一、讨论财务相关信息
1、财务相关信息公开度
冬雪:财务是否需要细化公示所有大小项目的明细?
种子:各项目之前的财务公示还不够,这可以由项目在实施来进行完善,可以在实施进度和结束由项目组阶段性的公示,尽可能的去做好公示这块工作。
浅白:支持种子所提,我们要做的工作是尽可能展示真实的信息,把已在做的信息及时更新,本就不是完美的,不足可以后的工作中来完善。可分阶段进行,先做一个梳理,哪些是月做,季度,半年度,年度,这样工作人员也不会觉着累
露葸儿:就财务来看,项目结算公示问题不大,在流程操作上可以再规范下,关于项目由项目组负责人来操作个人认为可能更合适些。
翠湖边上:事无不可对人言,既然有支出就有来源和去处,做为公益组织应该可以做到公示。赞成公开,只是要有计划、有规范、有系统来进行公开。
种子:不管公开的方式怎样,频率如何,但我们有这样一个工作姿态,建议财务做好报表模板,由各项目自己填写并公示。
扬中悠然:做为公益组织,应该做到公开。
结论:由各部门决定公示信息,明确列出公示信息及公示时间的清单。
2、关于是否设立财务监督小组
结论:不设立,接受社会监督,关于帖子中所提到的将设立,由秘书处正面回复不设立监督小组事宜。

二、讨论物资招标采购事宜
结论:麦田物资实行阳光采购,关于招标采购小组由秘书处组成,目前采购物资分有三类,一般情况下采购量不大,款项金额不高,将有计划的进行招标采购,并公示采购流程。

3、关于九周年画册事宜
结论:画册中的团队展示部分,版面有二个空位,由浅白提供新成立一年来的团队活跃度,根据数据确定展示哪个团队的信息。


4、关于十周年方案
讨论:老莫在9月活动主题的“麦田故事”活动地点诺邓增加一个麦田十周年旗帜启动仪式,关于旗帜的传递的参与者,采取发帖的方式进行征集,帖子由浅白拟稿。

文化部8月工作简报:
1.麦田伴行流动儿童认捐项目淘宝上架和销售数据的配合。
2.一人一本项目淘宝上架。
3.彩虹口袋的出货和彩虹口袋物资的询价。
4.一人一本书签的印刷和发货。
5.三折页的印刷。
6.探讨物资采购及招投标方案、物资定价方案。
7.文化部例会。
8.秘书处例会。
9.文化部物资、宣传等日常工作。

种子8月工作简报:
8月2、3日,非暴力沟通培训
8月6日,银杏伙伴德国考察广州分享会
8月8、9日,深圳社工培训
8月9日,深圳分社团队建设
8月上旬,推动麦田自查信息发布
8月中下旬,跟进决策团队老莫有约相关问题

浅白8月工作简报:
论坛日常管理
处理工作邮件及日常事务
联系决策团队及秘书处会议并作好记录
更新论坛麦田信息
梳理和规范数据库信息

财务部8月工作简报
1)制定财务部职能/管理细则;
2)7月麦田帐务报表/项目报表;
3)2014年上半年财务报告;
4)麦田财务自查;
5)行政人事招聘各规定文案;
6)处理基金会行政事务
温馨提示:10月会议小D主持。
 楼主| 发表于 2014-10-9 18:34 | 显示全部楼层
【会议记录】20141008工作会议
会议时间:2014年10月08日20:30
会议主持:小D
会议记录:浅白
出席人员:露葸儿、种子、扬中悠然、冬雪佳芸、翠湖边上、小晓、老莫
议题:
1、换届团队的管理团队成员的资质问题。背景:团队成立的条件中有规定,管理团队成员必须获得相应徽章,随着团队成员的变动一直以来没有严格执行起来。可考虑对这个规定进行一些调整,对未获得规定徽章的成员,安排辅导期,帮助获取徽章。
结论:团队成立或管理小组成员换届后的三个月为辅导期,在报备到秘书处后,由秘书处安排辅导。由浅白制定常规工作PPT,方便新成员熟悉业务。

2、讨论建立麦田物资部的问题。背景:物资方面的工作一直比较繁重,且跟文化部的工作内容相关性也不是很大。单独成立一个部门,一方面可以减轻文化部的负担,二也可以让物资工作更加规范。
结论:秘书处一致同意建立物资部,提交决策团队会议讨论,在季度召集人会议上关于物资工作会作相关介绍。

3、开发麦田的APP。背景:目前麦田论坛人气越来越低的问题,原因是使用移动设备上网的多,如果能够开发一个APP,能够保证麦田论坛人气。
结论:优先考虑升级论坛版本。

4、10周年麦旗传递活动创意比赛
讨论:现在麦旗在云龙,计划在10月份在云南几个团队传递,现在只有40个团队报名,应鼓励更多的团队参与活动。先策划路线,鼓动大家希望通过麦旗传递有几个作用。1、对睡眠团队带来新的力量动力让他们重新活跃起来,麦旗到分社后进行活动设计,不仅仅是接旗活动,希望有设计,不仅仅是一个活动,可以是持续性活动,有个性传递模式。2、把老麦拉动起来参与。3、在麦旗上签名。
结论:把参与的团队整理出来,因为路线希望最后一站在举办地,把参与分社时间先确定,创意现在可以征集,发布帖子,说明创意标准,最后把活动反馈帖做在汇总帖里,供周年会上作为评选。

5、讨论十周年的活动框架

种子工作简报:
1、9月2日,与绿色瀟湘交流
2、9月2日,广州NGO同行交流
3、9月13日,与蓝信封交流
4、9月19日-21日,麦田文化窗落成活动
5、9月22日-23日,云龙三个麦苗班第二课堂活动

文化部9月工作简报:
1.成立麦田十年故事会编辑小组
2.麦田9周年画册设计初稿出台
3.彩虹口袋物资、公益蛋糕捐赠证书及一人一本项目物资的采购和发放
4.物资采购公示表格设计及物资采购公示版块的开版和公示
5.2012-2014年度麦田物资采购统计
6.麦田微博小编面对面沟通,微博梳理和主题研讨会
7.参与东营、沂水、青岛团队走访和团队沟通
8.部门例会

麦客中心9月工作简报:
1、部门例会.....准备了议题,居然因为开会当晚堵在回昆的高速上,辛苦小脸帮我主持。
2、关爱组,关爱项目-麦田公益婚礼策划
3、培训组,麦客成长课堂自学日常
4、人力组,项目部、文化部招聘工作安排;认证志愿者及岗位志愿者资料完善工作筹备。
5、数据组,月报收集及公示,半年度数据统计,各团队数据员在岗位梳理。

财务部9月:
1、8月单据整理、出各项报表、项目报表
2、云南出差
3、行政、人事工作事务
4、分社沟通
5、物资出入库管理
6、资助款明细登记和助学部核实数据

助学部9月工作简报:
1、部门例会
2、汇款通知组:汇款通知收尾
3、审核组:完成12批走访资料的审核
4、结对组:发布1批资料,处理辍学款、重找资助人
5、发放组:审核15个发放表
6、事务组:完成日常事务管理
7、完成十批拨款申请的校对
8、开放本年度第二批走访申请

客服部工作简报:
1、走访保险的购买。
2、在线QQ咨询。
3、新用户注册审核。

温馨提示:11月会议冬雪佳芸主持。
 楼主| 发表于 2014-11-12 10:50 | 显示全部楼层
【会议记录】20141111工作会议
会议时间:2014年11月11日20:30
会议主持:冬雪佳芸
会议记录:浅白
出席人员:种子,露葸儿,扬中悠然,翠湖边上,小D,小晓,北北
议题:
1.讨论关于仓库库管财务补贴的详细规范
结论:由文化部梳理列出仓库库管的工作范围和内容,以群邮件的方式进一步讨论,根据工作标准制定补贴标准。
2.关于淘宝、微店等电商捐赠和宣传的规范流程
结论:由文化部初步草拟电商捐赠

其他:
1.论坛升级时间表,初定12月6号(12月第一个周末)进行升级,11月中下旬测试论坛。
2.关于结对系统;关于资料上传会指定权限,可由分社或助学部安排人操作,软件若能实现,对以后助学工作的开展有极大的帮助,完善整个麦田数据的分析。
3.关于日常图片海报等使用字体的问题。结论:尽量规范使用,统一字体。
4.讨论十周年申办事宜

十月工作简报
文化部十月工作简报:
1.物资组仓库、财务问题在召集人会议征询解决方案。
2.麦麦田田公仔出货,麦田新人福利发放。
3.绵阳、杭州
4.健康包物资采购询价
5.麦田十年文集征集
6.9周年画册设计初稿完成
7.文化部例会
技术部十月工作简报:
1、一人一本项目上线
2、学生资助后台迁移到新的大后台。
种子10月工作简报:
1、完成十周年活动框架并发布论坛。
2、完成召集人第三季度例会,落实十周年申办团队评价指标,征集麦友对三年规划的想法。会后总结。
3、广麦团队建设。
4、编写麦田文化窗申请及展示规则。
5、推动确定麦田计划使命。
6、参加千禾5周年论坛。
7、TAF学习
悠然十月工作简报:
客服部志愿者的招聘和培训。
助学部10月工作简报:
1、完成本年度第二批走访申请的审核
2、审核组:完成7批走访资料的审核
4、结对组:发布2批资料,安排资助系统重找资助人的更新
5、发放组:审核21个发放表
6、事务组:完成日常事务管理
7、参与南通走访计划申诉会
8、跟踪今年新开麦苗班的汇款到账情况
9、配合项目部,提供过往麦苗班的资料
小晓的工作简报:
1、完成15个拨款申请表的校对
2、调整发放后资料检查的流程
3、安排三批发放后资料检查并复查
4、参与分社12月爱行活动的筹备
5、参与塘厦新人培训及完成麦田的简介
财务10工作简报
1、基金会保密制度定;
2、麦田9月帐单审核和入帐出各项财务报表;
3、基金会专职人员劳动合同续签手续;
4、整理快乐麦客并发货南通;
5、广麦年会拍卖财务事宜;
6、中国民间公益透明指数反馈意见;
7、10月各项款审核;
8、麦田物资核对

温馨提示:12月工作会议由翠湖边上主持。
 楼主| 发表于 2014-12-24 15:48 | 显示全部楼层
【会议记录】20141223工作会议
会议时间:2014年12月23日20:30
会议主持:翠湖边上
会议记录:浅白
出席人员:种子,冬雪佳芸,扬中悠然,小晓,北北
议题:
一、设立物资部,地点基金会广州办公室。招募实习生负责淘宝物资发货,给予补贴。


二、拟于2015年3月出台岗位志愿者管理办法,范围涵盖总社各部门工作岗位及分社召集人。


小晓的11月工作简报:
1、完成21份拨款申请表的校对
2、给济南做走访YY培训
3、担当4次客服
4、参与分社12月爱行活动的筹备
5、给青岛团队作现场走访培训
6、助学部工作例会
7、助学部其他日常工作

小D的工作简报:
1、mowo.cn域名备案

露葸儿的工作简报:
1.麦麦田田公仔上架
2.健康包物资采购,发放
3.彩虹口袋第二批采购发放
4.麦田物资财务、仓管补贴事宜
5.麦田九周年画册设计结束
6.麦田十周年麦友照片征集
7.文化部例会
8.文化部日常工作

北北的工作简报
1、彩虹口袋的竞赛和收尾工作
2、爱的小屋文件撰写
3、爱的小屋微信订阅平台
4、理事会项目汇报ppt
5、其他一些联络工作

种子的工作简报:

1、两个筹款平台路人甲和爱你APP的资料整理和提交;
2、南方卫视采访;
3、麦田网站备案事宜;
4、参加广麦年会;
5、麦田三年规划编写;
6、麦兜培训方案设计;
7、落实麦田十周年申办方案;
8、落实麦田十周年承办团队;
9、麦兜YY会议。


温馨提醒:下次例会悠然主持。
 楼主| 发表于 2015-1-20 15:54 | 显示全部楼层
【会议记录】20150115工作会议
会议时间:2015年01月15日20:30
会议主持:种子
会议记录:浅白
出席人员:露葸儿,扬中悠然,翠湖边上,小D,小晓,北北,冬雪佳芸
议题:
一、讨论关于十周年筹备委员会
讨论:1、一月底出活动进度表(工作内容,负责人,完成时间,完成程度)-种子;2、关于年会收款事宜;3、年会手册将于春节前后制定出-翠湖;
结果:成员由北北、冬雪、露葸儿、翠湖、种子、悠然以及广东区活动负责人组成。

二、讨论关于行政费用筹款方案编写
讨论:行政费用月捐、筹款方案书。内容含要花什么钱,用在什么地方,产生什么作用,有什么深远的影响。
结论:行政费用筹款方案北北负责编写,冬雪负责出预算,种子负责月捐部分。

三、关于人事管理制度
讨论:1、志愿者认证工作;2、15年着重做志愿者管理系统需求做系统工作(小D和露葸儿协作)。
结论:翠湖以表格形式发给露葸儿,由露处理好交给小D。

四、讨论图片展加入项目筹款内容
讨论:将项目二维码融入到图片展,北北整理项目推介,露葸儿完成图片。

五、关于麦田主题年
讨论:麦客年,可以扩大对象,可以由露葸儿出主方案。

六、助学部出手访手册,工作手册,针对团队的资料员的。

其他:
1、关于九周年画册事宜
关于画册计划跟基金会年报一起出,待同老莫确认后再定。
2、关于十周年征文事宜
3、关于美丽麦客事宜
转给麦客中心做。

作业:
种子:1、落实人员后设筹备群;2、一月底出活动进度表;3、联系东莞加入筹备委员会;4、负责筹款方案中的月捐部分
翠湖:1、年会手册将于春节前后制定;2、管理系统翠湖配合出表格提供给露葸儿
北北:行政费用筹款方案负责编写,图片展加筹款事宜
小D:管理系统
露葸儿:管理系统;图片展加筹款事宜;麦客年出主题方案。

温馨提醒下月会议由悠然主持。

露葸儿工作简报:
1.例会。
2.微信、微信日常工作。
3.仓库物资日常工作。
4.2015台历发放和台帐。
5.上海麦兜培训。

种子12月工作简报:
1、编写三年规划初稿
2、完成向老何基金汇报的麦田行政工作总结
3、参与麦苗班申请团队评分
4、设计上海培训方案-麦兜项目梳理
5、完成上海培训
6、与富生基金会进行初步沟通
7、填写广东某孵化基地入驻申请表
8、填写南都公益基金会筹资和传播人员支持项目申请表
9、完成银杏基金会筹备建议小组访谈任务

客服中心工作简报:
1,新人培训。
2,保险购买。
3,岗位编号。
4,在线QQ值班。

冬雪:12月工作简报:
1、11月帐务记帐、对帐、报表
2、整理12月上海理事会财务数据
3、参与麦苗班申请团队评分
4、参加上海培训
5、上海培训财务指引、后勤沟通
6、江苏南通仓库监督盘点
7、江苏常熟、苏州、无锡走访交流
常熟阿兵哥建议总社做一个五人团队的培训,使团队沟通协调,统一思想;和苏州团队分享上海培训内容,攻墨希望以后总社的培训能集中省份培训,这

样能让想学习的麦友参与进来。
8、基金会行政人事事务处理。
9、指导分社财务人员财务知识

翠湖:12月工作简报
1、部门例会
2、志愿者认证
3、麦田人事管理制度修改
4、上海培训

北北12月份工作简报
1、项目改组
2、安排工作总结
3、制作了益立方资料
4、洽谈2个合作
1月准备开全体总结大会,安排改组事宜
确定负责人,规划2015工作计划

小晓的12月工作简报:
1、完成12月拨款申请表的校对
2、分社12月爱行活动的总结
3、助学部工作例会
4、安排14年各小组准备总结
5、助学部其他日常工作

 楼主| 发表于 2015-2-9 15:30 | 显示全部楼层
20150207工作会议
会议时间:9:00
会议主持:小晓
会议记录:浅白
出席人员:翠湖,冬雪,悠然,露葸儿,北北,小D
议题:
一、讨论赞助服务器的选定情况
讨论结果:接受赞助,周一由小D负责落实技术要求,葸儿负责沟通落实条款;关于这次捐款,在论坛发帖征求意见,是否愿意用于明年的维护,如果有不支持的,也可以退款。
二、交流幸福“羊”溢默默达活动
活动设想:
结合麦客年“梦想,爱,成长”的主题,提出如下构想:给每位结婚的麦田新人送出一份新婚贺礼——一个发夹,可于婚礼前两周上网店自行选购,看中后发图给客服,制作完成后于婚礼前寄出。给新婚麦友予以关爱,给自己成长的机会和实现梦想的平台。
三、讨论交流百变麦服秀

工作简报:
露葸儿:
1.台历发货、结算、公示。
2.麦兜总结
3.9周年画册修改
4.十年征文整理
5.例会
6.日常管理事务工作

种子:
1、联系优酷推荐视频
2、同行计划申请机构初审100份
3、参加微辣青年营结业典礼
4、参加广东年会
5、老何基金财务汇报
6、与彩色跑沟通合作事宜
7、广西何先生捐赠事宜沟通
8、麦田架构介绍发送台湾陈晓明老师
9、组建十周年筹备委员会,并确定初步分工
10、余额宝企业账户申请
11、沟通广西职业学院合作事宜
12、广州民间公益春茗会
13、益人义助,益宝项目沟通
14、银杏基金会筹备小组访谈

冬雪:
1、12月帐务处理
  (审核复核票据、入凭证、调帐、对帐、催帐)
2、联系审计事宜
3、广东年会
4、年终会筹备
5、参加组织总局文化培训
5、参加组织总理事会
6、恩友财务培训
8、银行事务
9、行政人事(员工谈话/申请入驻社会基地事宜)
10、麦田物资核对
11、收集分社财务日记帐和总结

2月工作计划:
1、12月帐的结帐出各项报表
2、财务部总结
3、年终会
4、2014年帐年结
5、确定财务审计时间
6、1月的帐务处理


北北:
1、项目部合并安排
2、收集项目规划与预算
3、项目部管理规定修改
4、同行机构审核
5、美丽中国洽谈和签约
6、路人甲合作协议签订
7、快乐口袋策划书
8、对外项目财务要求
9、思源基金会合作洽谈
10、爱的小屋会员管理、项目审核、反馈、月报
11、爱的小屋账目核查
12、项目梳理与规划,益立方修改
13、心田夏令营洽谈
14、项目系统要求(未完成)
15、其他几个零散的协议、资料发送。
16、审核所有项目总结,财务表。
17,、感恩会报名工作
2月工作计划
1、项目部公告及2015项目发展公告
2、行政费用筹款方案
3、预算与项目规划整理(预算给冬雪一份)
4、项目小组岗位人员名单
5、落实小屋财务核查与口袋捐款到账,核查苗苗幼儿园账目
6、彩虹口袋筹款追踪、报销差旅费,启动彩虹口袋计划。

小D:
1、完成论坛的升级

温馨提醒:下次例会北北主持。
 楼主| 发表于 2015-3-9 10:41 | 显示全部楼层
20150308工作会议
会议主持:北北
会议记录:浅白
出席人员:翠湖,冬雪,悠然,露葸儿,种子,小D
议题:
议题:
一、关于十周年事宜
1、周年资料收集
结论:由浅白在15日前发出资料收集帖,在六月初完成收集工作。
2、十周年报名方案及财务工作安排
讨论:种子介绍周年活动的近况。其中在活动报名之前说的今年以分社为单位报名,这个需要拿一个具体的文案出来。另外就是东莞分社希望总社能够安排专职来负责查账和对账。
结论:A、定由客服中心写报名方案(一周内完成报名方案发群邮件讨论,待确定费用后加入方案),并以问卷方式开展本次报名;B、由客服中心负责报名的查账和对账。
3、初定十周年主题为:爱.回家。
4、周年志愿者大会分享内容及分社讨论由露葸儿和悠然负责。(二周内完成方案)
5、同行计划培训和公益论坛由广州分社负责。活动场地目前已初定。
6、周年时召集人会议的议题如何产生?由翠湖负责(三月底完成方案)
7、如何推选金色召集人和金色团队。按去年的方式进行(预定浅白于4月1日发投票帖)
8、十周年需要设计哪些东西,文化部需要有一个计划。由承办分社和其他各个板块直接给文化部提供清单和要求。

二、关于基金会版块调整
结论:调整基金会的版块,事务归到麦田公告,项目归到项目部,由浅白配合北北完成。

三、关于年前获得南都和敦和基金会支持传播筹款人员薪酬及培训,项目延续三年。
讨论:关于把传播和筹资工作独立出来,成立一个部门,使得原来基金会的传播和筹资跟麦田计划的传播工作能够更系统和有序之事。但由于时机尚不成熟,现确定由专职转岗为

筹资专员,关于筹资传播小组,筹资部分归属项目部,传播部分归属文化部。

四、关于麦客年的方案进度
结论:由露葸儿将方案以群邮件的方式发出,不足部门由浅白配合完善,分社部分的资料限分社二天内提供。

五、三月是否要召开一次召集人会议?
结论:三月要召开召集人会议,关于议题由翠湖拟定提案,提案3月15日前发群邮件讨论,会议时间初定于23-24其中一天。

六、关于系统需求
1、志愿者管理系统的需求什么时候给出?
2、新结对系统的需求什么时候给出?
结论:在今年内完成。

种子2月工作简报:
1、同行申请机构评审;
2、彩色跑合作协议签订;
3、顺丰合作沟通;
4、发布传播筹款部长招聘信息;
5、服务器筹款组织;
6、微信红包筹款组织及后台操作、宣传
7、跟进十周年年会组织

小D2月工作简报:
1、协助桃子将服务器搬迁到临时服务器上
2、短信接口的接入(未完成)
3月份计算工作:
1、将服务器搬迁到麦友赞助的服务器上

露葸儿2月工作简报:
1.文化部年度工作总结
2.9周年画册
3.台历销售公示
4.其他部门日常工作
2、完成短信接口的接入
3、一人一本项目二期工程

北北2月工作简报:
1、一人一本系统需求修改和协调
2、周年培训分会场设计与落实讲师
3、饮水思源合作学校联系协调
4、学愿桥合作协调
5、催到款:红杉集团和腾讯乐捐共计30w
6、春蚕之翼项目预算和计划审核
7、爱的小屋2月认捐财务对账、3月春蚕之翼资助5w
8、项目部合并改组人员确认、项目梳理
9、更新论坛项目链接、汇总公示帖子
10、心连心商品上架安排、捐赠协议、代收款协议签订
11、修订麦田简介
12、修订快乐口袋,彩虹课程,乐施会合作内容等文件
13、同天策传媒洽谈企业合作CSR

小晓2月工作简报:
1、敦促各团队整理辍学情况通知的资助人意见
2、资助系统后台反馈更新的抽查及提醒未完成的团队尽快完善
3、安排2015年走访计划的申请及修订相关文件
4、解答新资料员的疑问

冬雪2月工作简报:
1、2014年度帐目理整
2、基金会年终会准备及工作
3、2014年应收款催收整理
4、2014年审计前期工作
5、麦田物资
6、麦田行政后勤工作

温馨提示:4月工作会议由露葸儿主持。
 楼主| 发表于 2015-4-16 15:57 | 显示全部楼层
20150413工作会议
会议时间:2015年4月13日21:00
会议主持:露葸儿
会议记录:浅白
出席人员:种子,冬雪,翠湖,悠然,小晓
1、关于麦田传播工作的定位
由种子同北北联系,沟通确定传播工作范围。
2、关于所收到的资助人建议
(1)当资助人成功汇款或参与组织各种活动后,由麦田助学部或某一部门或组织部门对资助人,参与活动人发出及时的小小感谢之情,那怕是一个短信,论坛上的一个感谢贴等,以表小小感谢之情,这点,我觉得其它有些组织做得比麦田好,这能让人感受到组织的温暖。
助学部在确认汇款成功后已经回复表示感谢。
(2)逢年过节,给麦友发个祝福语之类,发短信,微信,或在论坛上发个贴,最好莫凡大哥能参与,这不花多少经费,但让大家感觉到麦田的温馨、家庭温暖。
考虑短信由系统发出多数会被手机屏蔽,可以尝试联系莫凡在节日期间做一份视频链接之类,使用公众号发出,另外关于公众号关注度需要加大宣传,让更多的资助人能够关注公众号,以便及时掌握麦田最新消息。
3、关于麦田橙色活动(十周年橙色展区)
由露葸儿同老莫沟通活动内容。
4、关于“麦客年”活动方案事宜
经讨论,鉴于各部门的工作安排,年会前仅推出《快乐麦客》文章评选,《快乐麦客》第二季文章分享活动方案由露葸儿拟出。
5月会议由小D主持,请在下月初发群邮件征集议题。
小晓三月份工作简报:
1、参与走访计划审核
2、继续跟踪各团队完成反馈工作
3、完成16批拨款申请的校对
4、回复屏边一年一发放的申请
5、3.7 十周年现场会议
6、参与十周年活动方案的修订
7、组织十周年分社工作志愿者招募
8、十周年两次筹备会议
9、南开校园义卖
10、助学部其他常规工作
技术部三月份工作简报:
1、完成服务器搬迁到赞助的服务器
未完成:
1、网站迁入备案
冬雪三月工作简报:
1、Usdo年会+培训
2、2014年财务审计报告
3、2014年度帐年结
4、2014年物资出入审核
5、十周年筹备会第一次现场会议
6、2014年度财务分析报告
7、十周年财务人员前期交流
8、六月同行培训场地踩点
9、历届年会交流会、秘书处会议、召集人会议
10、麦田行政人事工作
露葸儿三月简报:
1.麦田服务器认捐跟进
2.彩虹口袋物资数据整理
3.9周年团队照片收集整理
4.麦客年方案跟进
5.志愿者大会流程跟进
6.物资部制度协调、岗位志愿者招募
7.一人一本书签印刷发出
8.彩虹口袋物资采购发放
9.上海莫凡报告会
10.文化部例会
种子3月工作简报:
1、跟进一人一本红包筹款总结和执行计划
2、3月7日,去东莞参加十周年筹备会
3、去怀化麦友沟通与顺丰合作,帮助他们走访孩子的事
4、整理历年金色麦客资料和大事照片发给老邓
5、联系十周年回顾部分嘉宾
6、完成基金会年度工作总结
7、代表麦田出席成长心连心20周年庆,协助对方完成财务工作
8、前往海口与麦言出资方言爱基金负责人及工作人员面谈
9、整理麦言行动个案资料
10、完成企业余额宝的申请工作,并投入使用
11、整理麦田十年大事记
12、跟进银杏优才计划协议签订
13、制作银杏海外考察介绍PPT
14、参加银杏2015年春季聚会,拜访敦和基金会、浙江明德中心



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