在线客服咨询: 客服咨询(周一至周五 09:00-18:00)点击这里给我发消息 投诉平台(周一至周五 09:00-18:00)点击这里给我发消息
查看: 2572|回复: 7

麦田计划秘书处工作会议(2017-2018)

[复制链接]
发表于 2017-1-11 10:05 | 显示全部楼层 |阅读模式
秘书处2017年一次会议

会议形式:秘书处微信工作群
会议时间:2017年1月10日14:00-16:30
会议主持:翠湖边上
会议记录:浅白
参会人员:种子、开开、北北、悠然、冬雪佳芸

议题:讨论2017年度部门工作计划

1. 翠湖:
1.1 今年计划完成两个内部管理系统的开发,一是财务管理系统,已经上线,等待财务部验收,第二是项目管理系统,财务系统验收合格后开展。
1.2 团队支持项目的推进,节前出个方案,另以专题讨论,工作会涉及到各个部门。团队支持项目,是为完成麦田平台化发展这一目标而设立的,暂定项目名“麦田创设计划”。
1.3 秘书处年度工作重点,一季度为少年而走,二季度开麦田年会,三季度99公益日,四季度新学年各项目执行。
1.4 今年目标建构麦田注册分社及志愿者团队的支持系统,明年逐步把平台渠道往外部扩张。

2. 种子(筹资传播部):
2.1 2017年麦田筹资总额预算为2000万元。
   包括以下:
2.1.1 一对一资助400万元(不需要专门筹款)
2.1.2 彩虹口袋(含美术、健康、乡土课程)400万+100万
2.1.3 麦苗班200万(初中)+100万(高中)
2.1.4 暖冬棉被项目200万
2.1.5 一人一本100万
2.1.6 分社自筹300万
2.1.7 其他(企业和基金会)100万
2.1.8 其他捐款100万
以上是麦田2017年的筹资计划,彩虹口袋是包括美术、健康和乡土,以美术口袋为主。

2.2 主要的筹款方式如下:
2.2.1 以爱行为品牌,整合麦田所有运动筹款活动,统一规划和传播,通过与唯爱行平台合作,配合志愿者线下筹款,为彩虹口袋项目筹款。
包括但不限于:1.爱行-为少年而走,预计2017年5月开展(与联劝结合?);2.爱行-99爱,预计9月7-9日期间,配合99公益日,进行线下徒步宣传及筹款活动;3.爱行一双球鞋的暴走,扬中分社活动,国庆期间;4.爱行-松山湖,东莞分社活动,12月第一个周末;5.继续增加中。
2.2.2 腾讯乐捐99公益日,联合企业及全国麦田团队,为麦苗班和暖冬棉被项目筹款。
2.2.3 淘宝公益宝贝,为彩虹口袋筹款。
2.2.4 支付宝公益,为一人一本筹款。
      以上内容是之前跟北北、翠湖、开开在北京开会的时候讨论的计划,近期有一些变化。主要的一个变化来自腾讯,他们今年会更多的服务NGO,在平台方面除提供流量支持,还会有很多的技术支持,比如关于捐赠人数据的,反馈推送等等。正好今天上午
他们的工作人员有到办公室来拜访,进行了交流,原来的计划是乐捐我们只关注99公益日,现在看来,我们可以在所有大的筹款活动时都同时开展乐捐,他们说提前一个季度跟他们沟通,比较容易安排支持。第二个是腾讯公益会在每一个特别的日子,比如节日都安排一些活动,他们说如果我们也在这些节点设计筹款,他们同样可以给到支持。所以这一块我们需要再讨论一下,看怎样把腾讯这个平台更好的利用起来。按腾讯的人的说法,他们会给平台上的NGO做一个分级,那麦田很明确是排在A级的,教育类机构的话,麦田在TOP10以内,所以未来能够给到我们的支持肯定会很多。
2.3 传播工作
2.3.1 配合筹资开展传播,一方面会有更多的关注媒体,原来麦田不重视媒体传播,现在要做起来。16年已经有改观,12月在广州做了一个故事温暖一座城的推广。
2.3.2 另外就是日常信息的发布,继续推资助人故事,志愿者故事这系列的。
2.3.3 与企业合作的同时发展媒体。

3. 悠然(行政部):
  行政部部门工作规划:
  3.1 麦田各部门制度建设
  3.2 各部门小组的工作细化分工,目前行政部分技术组,信息组,行政组,制度组
  3.3 客服部在线客服咨询,意向资助人群咨询,论坛新用户审核
  3.4 麦爱基金明信片今天寄出,有关麦爱基金的事务这个月起转麦客中心
  3.5 协助项目部做好助学项目转型
  3.6 多关注各团队内部的良性发展

4. 开开(麦客中心):
今年人力资源部门工作分两个领域:
4.1 专职建设
4.1.1 完善并推行专职团队的绩效考核制度
4.1.2?制定并推行专职的激励机制
4.1.3 根据岗位需求,健全专职队伍
4.1.4 推动专职的绩效反馈面谈机制
4.1.5 推动专职每人至少参加一次专业技能培训
4.1.6 推动专职每人至少参加一次一线的走访/回访/课程活动
4.1.7 安排一次到项目点的专职全体活动(安排集体团建,去云南,麦苗班,预计在3月)
4.1.8 通过麦田微信平台做一个专职介绍的专题
4.2 志愿者服务
4.2.1 线下培训:完成?4次线下集中培训(含主题培训、区域培训)
4.2.2 团队培训:完成?6个分社团队的单独定制化的辅导培训
4.2.3 线上培训:完成12次麦客成长课堂培训(含主题培训、奇葩说、分享会)
4.2.4 关爱组:麦客电台4期
4.2.5 志愿者管理系统常规运行;
集中培训有二次同项目相关

5. 冬雪(财务部):
5.1 财务工作
5.1.1 财务线上培训
5.1.2 分社团队财务督导、检查,参与团队资助款发放
5.1.3 麦田各团队财务和财务人员考评
5.1.4 分社财务透明公开榜
5.1.5 财务自查  
5.1.6 取消分社团队备用金
5.1.7 财务报表、报告
5.1.8 基金会中心网排名第一
5.1.9 招专职出纳兼仓管(根据筹款情况而定)
5.2 物资工作
5.2.1 建立物资组,整理物资组成员,指定组长
5.2.2 先把仓库缺口补齐,以后做好低位报警,及时补货
5.2.3 2017年设立库存报警制度
5.2.4 制作厂家和适量图样、材料数据建立档案
5.2.5 采购分类及合同管理,设置质量跟踪报告
5.2.6 推广麦田小件物资分社、团队制作义卖
5.2.7 鼓励分社和团队设计麦田小物件的制作和义卖
5.2.8 分社淘宝可以申请代销总社物资(财务出具体方案,另行讨论)
5.2.9 招聘淘宝店客服志愿者(纳入麦客中心岗位志愿者管理、招聘)

6. 北北(项目部)
6.1 2017年项目部,麦苗班和一对一(小兰和思敏)正常运行即可,麦苗班已确定一个差异化管理的大思路;彩虹口袋今年要推动画展的发展;合作课程推进;健康课堂保持现有规模,持续培训;乡土课程上半年现有规模完成第一批试点,收缩精力,以协调
为主;一人一本尽快交接给东莞,细化需要再讨论;其他分社自主项目以监管为主,很多分社无意汇报,正在考虑如何能够有效监管。
6.2 关于筹款补充一个为画展筹款预计4-5万元的启动循环资金

其他:
1.关于志愿者系统在春节前完成一次数据分析,公示到论坛。负责部门:麦客中心
2.关于规范基金会和第三方合作协议,主要是团队的合作行为及授权,关于合作协议范本,由开开联系法务协助行政部完成;分社不具备法律责任属性,只能授权个人,一般授权给团队召集人,非召集人需要团队管理小组至少三名成员证明,被授权人及证明
人需提供身份证信息
3.关于验收财务管理系统需抓紧测试,以便作出调整(负责部门:财务部)
4.关于团队召集人通信录采取问卷方式建成文档后提供给召集人(负责部门:行政部)
 楼主| 发表于 2017-2-16 16:04 | 显示全部楼层
秘书处2017二次会议

会议形式:秘书处微信工作群
会议时间:20172月15日1400-1630
会议主持:悠然
会议记录:浅白
参会人员:种子、开开、北北、翠湖边上

议题:
一 讨论拍摄麦田机构宣传片
二 讨论新图片展文件内容
三 讨论年会内容
四 讨论各部门定岗定编相关资料及评优方案的完善意见
五 讨论志愿者系统活动类型的标准服务时间

会议内容:
一 讨论拍摄麦田机构宣传片
种子:关于宣传视频的想法。1.麦田发源及历史;2.介绍麦田当前在做的事情,两个核心项目,我们的教育理念;3.麦田的模式和发展规划。时间预计在5分钟内。
北北:宣传片可以分二个,一是介绍性质,一是种子所说这类。
悠然:可以多一些项目实施过程,很清晰的让别人知道麦田计划是做什么的。
种子将宣传片意见收集提供反馈:1.形象片,文艺风;2.概念片,说明白麦田关注的,支持的事业;3.小故事,代言人。

二 讨论新图片展文件内容
种子:图展图片多年未更新,且目前已有设计人员入职,可以制作新展片,现在需要确定新图片展的核心是什么,具体包括哪些内容,目前的图片是分三个部分:一是麦田介绍,包括历史,团队,文化等;二是项目;三是走访故事。
北北:需要更新图片和一些角度,增加项目的专项展示,可用这二年的图片,分简介篇、故事篇、项目篇。
开开:图片展做成让公众对麦田有个入门的认识,我们是谁,我们在做什么,我们的财务公开。
种子:大框架还是三部分:1.简介篇;2.项目篇;3.故事篇。项目,突出核心项目、分社项目。故事,看老莫那是否有可用的资料,另可征集团队走访故事。
翠湖:关于为少年而走尽量对接一人,以便合理安排工作。

三 讨论年会内容
种子:关于年会,原来计划由冬雪做总负责人。不过目前看她的时间不是很OK,那我们需要换一个总负责人来负责统筹和协调,冬雪可以负责会务这一块。
翠湖:我建议行政部来负责年会,其他部门配合
讨论时间初定:2017616-18日,16日报到,18日下午结束,
悠然负责年会总协议,种子负责志愿者大会,北北负责公益论坛,开开负责晚会颁奖和工作报告,翠湖负责召集人会议,冬雪负责麦田集市
各个环节的方案时间确定:41日,同时发布年会整体框架;各个环节的内容确定:531日(包括内容规划,嘉宾及嘉宾分享内容确认);物料准备确定时间:610
16号晚上召集人会议,17号上午公益论坛,下午志愿者大会,晚上颁奖晚会,18号上午奇葩说,中午交流冷餐会后签退

四 讨论各部门定岗定编相关资料及评优方案的完善意见
   开开介绍一月份人力资源部的工作:
1、志愿者管理系统半年数据的统计和分析;
2、通知和开展志愿者管理系统的补录工作;
3、麦客电台一期录播节目;
4、专职招聘;
5、邀请霍庆川开展《财务管理》线上培训;
讨论各部门定岗定编相关资料
关于岗位志愿者定岗定编事宜,麦客中心将发出表格,请配合完成。包含2017年定岗定编表;完成本部门岗位的《岗位说明书》编写;收集现有岗位志愿者信息;资料预计3月完成。
讨论评优方案
评优奖项设置可行,关于奖项名额需要讨论,金色麦客是认证志愿者数的10%,岗位志愿者是每部门1个,建议岗位按部门总数的比例来定名额,讨论比例为20%。
由成员审阅方案将意见回复到群邮件,开开收集反馈意见作出修改

五 讨论志愿者系统活动类型的标准服务时间
关于服务时间,因近期系统中所显示的活动时间出现疑似异常情况,需要征询大家意见是否有必要规范活动类型的服务时间
讨论结果:异常情况应属个案,有其特定的原因,暂时组建一个监督组,观察二个月,根据情况再定是否采取其他措施。

其他:
1.  种子:拟定例会规范。
一、准备阶段
1、确定时间,每月9日下午(OR晚上?),三分之二以上人员可参与即准时进行;如遇周末,才临时征集会议时间。
2、征集议题,提出议题的人要告知主持人讨论需要的大致时间、准备好议题相关文字说明,以及议题性质,是必须要有结论的,还是头脑风暴,或告知性质的。
3、主持人根据上述信息安排会议流程,需要出结论的安排在前面,头脑风暴的安排在后面。每个议题的时间要尽量明确,让大家知道一次会议整体需要的时长,及提醒每个人对自己的议题的时间控制。会议前将流程发给与会人员。
4、不能到会人员如有议题,应提交详细的议题介绍,包括主题,问题,已有方案,需要大家讨论的内容,需要产生出的结论等。
二、会议进行
1、与会人员提前到会,主持人落实签到,记录员记录到会人员;
2、主持人介绍议题及每个议题所需时间,并与每个议题的负责人进行确认;
3、开始议题讨论,主持人把握时间及控制内容,不跑题
4、及时整理会议产出,发到群里,方便与会人员及时了解动态
三、会议后期
1、及时整理会议记录发群里,确认后发论坛;
2、需要跟进的事项要有人负责跟踪落实。
四、会议方式
建议微信语音电话配合文字(文字请提前准备好),提高会议效率。

近期工作开展情况:
开开,一月份人力资源部的工作:
1、志愿者管理系统半年数据的统计和分析;
2、通知和开展志愿者管理系统的补录工作;
3、麦客电台一期录播节目;
4、专职招聘;
5、邀请霍庆川开展《财务管理》线上培训;
悠然,一月行政部近期工作:1.各部门制度建设初稿正在进行中。2.部门各个岗位志愿者岗位梳理即将完成。3.信息组现改回客服组,目前客服组工作是在线客服和新会员注册审核,论坛管理我们会让值班的客服多注意论坛的动向,以及一些违规贴的处理。4.行政组对接新团队的申请以及日常事务处理。
种子,筹资传播工作情况:
近期主要是做春节红包筹款,正在写总结;刚刚启动了新计划是为少年而走,活动主要由翠湖负责,筹资传播这块由大叔和绮颖配合翠湖;联劝关于一个鸡蛋的暴走,今年计划以机构名义来做传播,目前确定了十支队伍,传播这块由绮颖负责,传播近期在做各种汇报工作,如阿里巴巴的项目调研,优才的末期调研,中期报告等等。
冬雪,近期工作开展:
1. 员工17年1月绩效、工资统计审核发邮件
2. 员工绩效评分统计
3. 评审团机构实地考察
4. 2016年财务报告
5. 2016年各财务项目报表
6. 物资组第一次例会
7. 审核2016年12月凭证、各项报表
8. 评估资料修改
9. 财务、行政各项事务

 楼主| 发表于 2017-5-22 09:25 | 显示全部楼层
秘书处2017年三次会议
会议形式:秘书处微信工作群
会议时间:2017年5月9日15:00-16:30
会议主持:悠然
会议记录:浅白
参会人员:种子、开开、北北、翠湖边上
议题:
一 部门交流工作
二 关于团队及部门评估工作
三 讨论关于年会环节及奖项出处
1、交流部门工作
1.1 财务交流关于分社财务存在的一些情况
1.2 关于宣传版和图片展板设计进展
种子回应:已制定设计计划,预计年会前出样稿
1.3关于创设计划细案
2、关于团队及部门评优工作;
其中金色团队、金色召集人的评优5个指标,由秘书处例会讨论产出;
3、讨论关于年会环节及奖项的款项出处


 楼主| 发表于 2017-7-10 16:44 | 显示全部楼层
秘书处2017四次会议
会议形式:秘书处微信工作群
会议时间:20177月10日14:30-1600
会议主持:悠然
会议记录:浅白
参会人员:种子、开开、北北、翠湖边上、冬雪佳芸
议题:
一 启动麦田行政费用月捐
二 教师志愿者开发计划
一 启动麦田行政费用月捐
种子:启动麦田行政费用月捐。基于二点考虑1、灵析联合爱佑,为爱佑益+伙伴开通了月捐功能;2、目前麦田行政费用压力很大,开通月捐,可以多一个收入的渠道,也可以测试一下有多少人愿意直接支持麦田行政费用。关于月捐的筹款,好多机构都有在做尝试,并且也取得了一定的效果,从国际上的筹款现状来看,月捐也是收入的大来源,所以我们可能需要在这一块多下点功夫
翠湖:通过的话就是两个月捐,一个麦爱,一个行政
讨论结果:支持启动行政费用月捐,种子制定实施方案,限期下次例会提供具体方案。
二 教师志愿者开发计划
翠湖:理由就是为麦田教育项目的有效开展,计划专项发展教师志愿者,目前还没有具体内容,今天会议大家先讨论出个大方向,我的想法有几个,一个是教师节,开展教师志愿宣传活动,二,设立教师志愿者奖项,三,指导团队发展教师志愿者,给予一个职业身份的认可
在志愿者管理中,区别出来,项目学校在校老师成为麦田志愿者的可以给予什么支持,本身是教师职业,成为麦田志愿者,并提供服务的,可以给予什么肯定
王晶冰:我个人觉得没有比较完善的支持不是太支持区别开来,1、目前麦田实际已经有很多教师在做志愿者,2、区别开会不会分裂了普通志愿者和教师志愿者?麦田的大家庭的传统和氛围会不会受影响,就像刚开始专职和志愿者之间的矛盾,会不会增加了很多工作量,而实际效果和目前教师志愿者发挥的作用差异不大,4、项目学校的麦事老师可以理解为这种模式的志愿者,我们只要给予这样的老师荣誉和肯定以及力所能及的机会会不会更经济实惠
,这样的话没有必要再去设立一个名目,就是麦事老师,根据项目进驻学校的发展去逐步发展就可以了,5、招募很多学校志愿者我们的项目资金跟不上扩张也是问题
詹敏:嗯,我也觉得不需要专门设置一个志愿者类别,这样增加工作量,而且涉及到太多的工作内容都要分成两个部分来考虑,会很麻烦。
冬雪佳芸:如果要支持是否需要用到资金,那是否也需要成立一个项目筹款来做
王晶冰:我觉得可以以后专门给麦事老师给予肯定和激励,达到肯定和激励目的就
詹敏:我们可以发起一个鼓励麦事老师成为麦田志愿者的活动,引导团队去落实这个事情。明年年会的主题,之前老莫也有建议,是感恩老师为主题,那我们可以有针对性的为老师们做一些事情。
开开:如果区别开来后的两个体系的支持和管理差别不太大的话,暂时觉得也还不用作区分。
翠湖:如果需要奖励中区别,先要有身份的区别
王晶冰:我个人感觉不需要鼓励他们成为志愿者,他们本质上就是,而麦事老师的名字带有额外的责任感,给予这一群特殊志愿者激励和肯定就可以,只有保持麦事老师的身份责任也才好专门给予感谢和激励
翠湖:麦事老师一般一个学校只会有一名,其他的老师还是需要身份的认可
开开:我觉得要看我们的目的,是更希望做老师的融入,还是更希望老师用心做项目,还是会有些差别,若是后者,给老师想要的东西,不一定是身份的认定,奖励支持可能需要。
王晶冰:那我觉得种子的方案比较合适,不要单独独立,引导加入就可以,在激励方面只需要限定一些老师的背景就可以了
开开:突然想到一个问题,不知道老师自己的感受是什么样的,就是告诉他们你是麦田的独特的教师志愿者,或者是你和其他志愿者一样都是麦田的志愿者,不知道他们会觉得哪个更有荣誉感。
詹敏:在做活动的时候有意识引导老师参与,这个确实很有必要
翠湖:严格意义上来说,项目学校老师的志愿者也还是在团队的管理之内,首先可以邀请老师参与活动,团队来做好记录,持续到一定的量了,就可以直接进入志愿者管理体系了,我们的目标是激发教师志愿者的服务精神,逐步减轻学校麦田工作的社会志愿者投入,以解决学校项目执行,受社会志愿者服务能力限制的问题
翠湖:那是否先以教师节的志愿者专题宣传为切人口,指导团队,在下学期的工作中,去有意识的发展教师成为麦田志愿者
翠湖:我们的做法就是所有志愿者活动(学校的),都邀请老师参加,来了就跟正常志愿者活动一样,该签到的签到,该A 钱的A
翠湖:以经验交流来进行,看看电台是否可以做一期,910日在99期间,建议做成长线的宣传活动
讨论结果:支持发展教师志愿者,以教师节为契机,做宣传活动。



开开6月工作简报
1、评优结果汇总;
2、团队活动保险购买;
3、麦爱基金捐赠系统开发跟进;
4、麦客成长课堂确定与心田小组的合作,开《社交焦虑》线上培训课程;
5、年会奇葩说相关工作;
6、年会晚会相关工作;
7、招聘出纳并入职;
8、年会私董会、年度工作报告;
9、项目部管理架构调整的建议;
10、年会工作总结复盘;
11、商标注册事宜跟进;
12、配合图展设计提供资料。

种子6月工作简报:
1、筹备及完成12周年年会公益论坛、志愿者大会;
2、沟通确认99公益日筹款大致方案;
3、跟进99公益日暖冬合伙人招募;
4、专职团队建设-平衡轮;
5、完成爱佑益+半年度项目报告,申请部分资金用途变更;
6、跟进捐赠人、合作方的年报及水杯寄送;
7、跟WABC广州工作室沟通合作事宜;
8、跟进落实唯品会公益被套项目尾款、春节彩虹口袋首款拨付。

悠然,行政部6月工作简报:
1,在线客服咨询。
2,新用户审核。
3,秘书处例会召集。
4,地方团队资料收集工作。
 楼主| 发表于 2017-8-10 10:12 | 显示全部楼层
秘书处2017年五次会议
会议形式:秘书处微信工作群
会议时间:2017年8月10日9:00-10:00
会议主持:悠然
会议记录:浅白
参会人员:种子、开开、北北、翠湖边上、卡门
议题:
一 启动麦田行政费用月捐
二 关于决策团队和执行团队分开事宜
一 启动麦田行政费用月捐
种子:麦田方案:1、先做一个课程类的项目月捐,内容包括彩虹口袋、乡土课程、健康课堂、不定向捐赠。说明根据收到捐款的情况来合理分配。2、现阶段以整理内容和上传项目为主要目标。3、发布时间避开99公益日,拟元旦正式发布。把现有的麦爱基金月捐方式搬到灵析。爱佑基金会跟灵析合作,给爱佑益+伙伴的一个福利,爱佑提供公募资质,灵析提供技术,捐赠人第一次捐赠时,可以绑定账号,下个月当天就会自动捐款了。
讨论结果:种子跟进,和开开商议后续。
二 关于决策团队和执行团队分开事宜
讨论结果:由江风在召集人群里做分享,有兴趣的分社可联系江风交流。

工作简报
种子7月工资简报
1、麦田年会手册资料整理
2、专职半年绩效反馈面谈
3、99公益日筹款训练营《如何写项目策划书》培训
4、北汽瑞丽资助事宜沟通
5、云南白药合作事宜沟通
6、理事行政费用捐款事宜沟通和落实
7、制作99公益日各种指引文件
8、险峰基金会资助项目电话访谈
9、小榄创意菊城公益营分享
10、接受漫渔公益专访
11、接受北大教育财政所支教项目调研
12、昆明分社分享及私董会
13、推动各地麦田团队认领99公益日筹款项目

开开7月工作简报:
1、麦苗班项目培训相关工作;
2、专职兼职月度绩效工作;
3、麦爱基金月捐系统开发跟进;
4、全职年中绩效反馈面谈;
5、线上培训《社群筹款之99公益日筹备》;
6、筹款营的培训软件支持;
7、基金会商标注册;
8、一对一项目实习生招聘;
9、办公室仓库事宜;
10、年会颁奖晚会的流程归纳梳理;
11、推动、沟通个别团队的定制化培训;
12、麦客电台第一期《麦田朗读者》;
13、专职离职、升职、转正的相关人事工作;
14、历年来评优奖项获得者和团队的信息维护上系统。

 楼主| 发表于 2017-11-14 16:49 | 显示全部楼层
本帖最后由 麦田秘书处 于 2017-11-14 16:51 编辑

20171113秘书处工作会议
会议形式:秘书处微信工作群
会议时间:201711月13日1430-1630
会议主持:悠然
会议记录:浅白
参会人员:种子、开开、北北、悠然、卡门、翠湖

议题一 讨论关于捐赠资源的对接机制
卡门介绍:基金会田办公室经常接到捐赠需求电话,但好多捐赠方信息无法从电话中获得,譬如捐赠方的背景、捐赠物资详细清单、出来接收捐赠物资外,是否需要配合捐赠方做一些额外的事情等,是否可以让他们给一个文字介绍,发去秘书处,由秘书处判断是直接对接给团队还是由总社对接,然后这个判断的标准是什么?大家有没有建议?
北北:我个人的想法:针对团队联系来的捐赠,告知各团队,1、希望由总社来调配的资源邮件相关文字说明到工作邮箱,我们来对接,2、希望自己调配管理的直接自己公开招募就可以了,账务如经过总社,需按总社财务要求来做,没有账务只是实物的,只需要在分社贡献相关的统计中备案物资数量、价格信息就可以了。
翠湖:可确定接线员,并做好接线记录。
种子提出:我觉得首先要确定一个事情:不能让办公室每个接电话的人都知道如何做这个初步沟通和判断。所以,第一步,接到电话的人初步了解是跟捐赠相关的,可以让绮颖接电话;或者加绮颖或我,卡门的微信。我和绮颖,卡门,就是负责这个信息初步判断的人。然后由我们来确定是由总社对接,还是分社来对接。我们三个人可以对每一个资源有一个知晓,不知道如何判断的也可以讨论。
讨论决定:按种子的提议实施,并由资源对接人员共同商讨,拟定文字版执行标准。

议题二 讨论关于义拍制度的设立
讨论:1目前有义卖制度,是否有必要另外制定义拍管理制度?是否在现有义卖制度中完善义拍部分?2、若是单独设立,那如何制定义拍管理体制。
讨论:通过投票最终决定在现在义卖制作的基础上完善义拍制度。讨论义拍活动需要设置第三方见证、监督拍卖流程,在提出申请的同时必须提供见证人的身份信息;义卖义拍现场收取的款项,必须在三个工作日内汇入基金会账户。同时关于用支付宝付款条款相应做出修改。由浅白对制度进行完善后提交秘书处审阅。

议题三 讨论麦田系统开发,征集各部门文案
讨论:关于新系统开发需求向各部门收集内容,其中行政部分是分为两个主体的需求,一个是个人,一个是团体;个人,注册和权限;团队,申请和考核,请各部门负责人于1118日(周六)前发给翠湖。

种子10月工作简报
1、更新《致麦田》课件并完成录音;
2、开展银杏澳洲考察分享会三场(线下2场,线上1场);
3、参加雷励年会,分享麦田志愿者团队管理经验;
4、准备银杏发芽大会演讲;
5、完成优才第三期项目申请;
6、推进99公益日感谢状设计及名单落实;
7、接待弘慧基金会来访。

行政部悠然10月工作简报:
1,在线客服咨询。
2,新用户审核。
3,秘书处例会召集。
4,意向资助人群维护。
5,在线客服咨询后续项目对接。
6,客服咨询一对一反馈投诉处理。
7,协助一对一助学项目回访表修改。
 楼主| 发表于 2018-3-1 15:14 | 显示全部楼层
会议形式:秘书处微信工作群
会议时间:2018年2月28日15:30-17:10
会议主持:浅白
会议记录:浅白
参会人员:翠湖边上、种子、开开、北北、悠然、小大

翠湖介绍年会方案。年会不同的部分:1、时间,由6月改为7月,提高参与度;2、会务承办,团队提供场地,由志愿者代表承担会务服务角色(邀请分社召集人或管理组成员)。
讨论一:年会承办的服务方式,由志愿者代表来完成是否可行
讨论二:年会主题:拟定“麦客在路上”
讨论三:讨论活动承办地的选择
讨论四:年会分工:
1、节目组(负责人:北北(公益论坛)、种子(志愿者大会)、颁奖晚会(悠然)、圆桌交流会(小大))
2、设计、文案组(负责人:绮颖)
3、会务保障组(负责人:卡门)
4、会务接待/礼仪组(负责人:浅白、悠然)

 楼主| 发表于 2018-4-28 16:13 | 显示全部楼层
会议形式:秘书处微信工作群
会议时间:2018年4月28日10:00-11:10
会议主持:浅白(行政部长)
会议记录:浅白
参会人员:翠湖边上、种子(秘书长)、开开(麦客中心部长)、北北(副秘书长)、卡门(项目部长)、小大、绮颖(传播统筹)
议题一:讨论周年会工作进展及各部分工作规划
议题二:关于99的操作方向

议题一:讨论周年会工作进展及各部分工作规划
1. 北北:负责公益论坛,年会公益论坛进展:主题和形式已定。已敲定三个嘉宾,两个已做深入沟通,还有一个在等对方确定最后人选。还有一个空缺。
2. 卡门:我是负责公益集市,这边打算加入一个总社项目展示和执行团队的招募的内容,稍后项目部会出一个整体方案。
3. 开开:我周年主要是两个事情,一个是前期的麦田奖评比,计划5月中旬开启。另外一个是召集人培训,也计划5月中旬开始筹备,这次主题初步想法:召集人的自我觉察和反思,具体细节会继续落实。
4. 种子我负责的志愿者大会:目前主要的内容分为两部分,一个是工作汇报,一个是麦客说的演讲。工作汇报今年由我来做。演讲方面,目前确定的演讲者有莫凡、我。另外就是在通过麦客说的演讲训练发现演讲者,估计适合的人数不多。稍后我会考虑邀请一下我们一
线的老师来参与演讲。
5. 绮颖:51放假后会有新同事加入,54前跟朵朵+馒头沟通下年会的工作,定下来后再汇报,还没细化(今年希望给申报团队多点支持,以及对往年做个汇总,希望拉到些小赞助
6. 浅白:我负责会务工作,目前看到的是关于年会现场的服务内容,签到,接待,配合奖品发放等等,会前的工作还不确定,服务人员招募,年会报名帖发布。关于招募麦苗班的孩子来做志愿者,筹集路费和活动费用近期启动
年会筹备工作组
总策划:翠湖
公益论坛负责人:北北
志愿者大会负责人:种子
颁奖晚会负责人:悠然
圆桌交流负责人:小大
设计、文案负责人:绮颖
会务保障组(负责人:卡门)
会务接待/礼仪组(负责人:浅白、悠然)
召集人培训:开开
议题二:关于99的操作方向
讨论:2018年99活动以推动和帮助团队筹款为主,重心放在团队能力建设,引导团队操作,同时总社会上一个项目同时参加活动。
您需要登录后才可以回帖 登录 | [注册]

本版积分规则

Archiver|手机版|小黑屋|中国.麦田计划 ( 粤ICP备12076381号-3 )

GMT+8, 2018-9-23 04:56 , Processed in 0.084338 second(s), 17 queries .

Powered by Discuz! X3.4

© 2001-2013 Comsenz Inc.

快速回复 返回顶部 返回列表