【会议记录】柳州麦田工作组会议纪要公告帖201508更新（请勿跟帖）

柳州麦田

【会议记录】柳州麦田工作组会议纪要公告帖201412更新（请勿跟帖）
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2015年会议记录将在二楼发布：

柳州麦田

2015年1月31日柳州麦田工作例会

与会人员：素静、加衣、朵朵、劳老师、考拉、向日葵、蓉儿、砍柴柒年、卓卓、大漠沙如雪、小妖、无奈。
会议记录：卓卓


会议内容：
一、2014年总结和2015年的计划。
2014年的总结从城市宣传、山区走访、物资发放、城市交流活动等几方面内容采集内容，各个项目的负责人整理好相关资料、数据交予朵朵，由朵朵统一采编好内容于2月10日前在论坛里发帖。其中，2014年在来宾举办的图片展活动，由于交接问题，图片滞留在来宾未收回，由项目负责人收回入库，在2015年的图片展中结合新的柳州麦田图片，合理化应用。
加衣分享2015年的计划：以每个月为期，分别做好物资发放、资助款发放、新生走访、麦苗班、图书室、少年社等等项目。同时特别强调，每个项目做完后需及时反馈信息至总社。


二、柳州麦田公共ID只有五人组使用，如有特殊情况需要使用的，负责人需公示五人组知晓。


三、分社现五人管理组成员宁静致远、悠然见南山因个人原因提出退出管理小组。意向退出的成员应当向工作组群邮箱提交书面辞呈，确认并完善手续。为保证分社管理工作正常运转，由考拉负责按麦田计划有关规定，于3月份组织相关增补选举工作。
   
四、柳州麦田要成立一个新部门——文化部。具体事宜由大漠沙如雪负责。（因负责人大漠沙如雪有事提前离开，此内容没有展开讨论。）


五、再次提醒各项目活动负责人，每次活动结束后在本月例会时要把签到表和免责书交给资料员云朵朵，以便云朵朵做团队活动统计及志愿者服务时间统计。


六、考拉分享少年社近期工作：一月绘画比赛的原件作品已寄总部参赛，通过网上投票，培智小学的卢王飞同学目前排名第三。一月份由于学校需要进行期末考试，第二课堂暂停。计划在三月学校开学后继续开展，保持每月两次。在此，特别感谢麦老师的支持和付出。同时，己获得基金会审核通过的5个学校新建少年社项目，基金会正在统一筹资，待资金落实后组织实施。


七、加衣总结融水发放：前期发放工作做得很完善，活动也进行得非常顺利，已及时将信息反馈总社。忻城的新生走访也很顺利，新年礼包全部发放完毕。砍柴柒年负责的佛山麦田的物资发放，物资是直接货运到融水和忻城当地的学校，由学校校长和老师直接发放，收条、发放单已反馈总社。将在2月份第一周会在论坛上发帖反馈。
   
    在2014年的走访活动中，出现麦友以柳州麦田名义在做其他公益组织活动的情况，将由外联部负责人时空、卓卓草拟的《麦田计划柳州分社活动开展申明》（已发各群邮件邮箱）内容，联系与柳州麦田有互动的学校，发布申明。于3月5日前将此项工作完成。


八、每个季度拟定在柳州麦田麦友之家做新人培训，会把总社分给柳州分社的投影仪和电脑搬至柳麦之家。同时，也可以把这个时间作为柳州麦田成员互相交流、互相沟通的平台。柳麦之家的使用由莎莎负责管理，每次使用需做好登记。


九、柳州麦田正式志愿者的ID、分社编号、将在工作组群邮件进行公示、如无问题将发布各群及各群群文件。


十、柳州麦田工作组群是交流麦田事物的专用群。针对目前有成员在群里互相争吵的事件，将由五人组商议后，以团队管理小组的名义形成相关文字制度，对闹事者先书面告知，不听劝者由管理员逐出该群，避免不必要的矛盾和误会。
三月份五人组新成员确定名单后，将对工作组的岗位做调整。不承担工作或已不执行工作事宜的麦友，由管理小组负责通知，劝出该群。


十一、柳州麦田荣获“柳州市慈善奖爱心团队”奖，民政局颁发了五本2015年台历，经五人组商议，决定将台历送给2014年默默付出的五位司机麦友：王哥、无奈、莎莎、童话、真诚，以代表团队的感谢。




麦田计划柳州分社
2015年2月7日

柳州麦田

柳州分社2015年3月28日工作例会

与会人员：爱看冷笑话、悠然见南山、宝姐、微笑、朵朵、时间空间、大漠沙如雪、大宝姐、莎莎、清荷、砍柴柒年、加衣

会议记录：朵朵

一、2015年2月8日金福葡萄园年会分享

分享朵朵：这次的活动组织刚开始的环节没有组织好、大家的互动不足、下次改进

二：3月27日少年社活动分享（互动人员无、跳过）

三：3月28日蓝色爱、众人行活动分享

莎莎：形式多、时间长

朵朵：后续4月2日的点灯活动目前不确定人数、暂时不通知

四：红水乡活动

大漠沙如雪：去年8月、11月在整调屯走访过2次、那里严重缺水、今年将开发新点、并且对现有的点在设施上完善、如操场的整修、红水乡走访活动4月份预计开展、时间未定

五：成立柳麦的文化部

大漠沙如雪：为了打造柳麦的文化、留住志愿者、特成立柳麦文化部、主要是3个方面、

第一步：找出特色，打造柳麦独有的核心文化。

第二步：开展各项文体娱乐活动，丰富麦友业余生活，增强凝聚力。计划成立柳麦足球队、乐队等。

第三步：在做好以上两步的基础上，设计并开展众筹项目。此为专款项目，只能用于志愿者，如每次走访的费用或其它特殊补助等。

大家提意见、推荐或者自荐活动负责人及各项目的项目组长、要求：有时间、有能力。

（大家推荐莎莎、莎莎本人表示同意）

大漠沙如雪：

1：个人认为例会未到场成员有权对会议内容提出意见或建议，合乎规定的予以釆纳；有疑问解释无异的，视为已过。

:2：莎莎是个很有热情的人，且愿意付出，个人支持她做文化部部长，以此翻开一个新的篇章。

备注：关于这一点需要在工作组发送邮件知会工作组人员知晓、不在需要工作组的人员表决是否同意、以后的工作组例会所决定通过的议题或者人员岗位安排、在例会上通过的将不在工作组表决、（不参与例会的工作组成员表示放弃例会表决的权力）、但须发送邮件告知工作组成员知晓

六：走访活动

1：砍柴柒年：计划五月一日走访、题目叫“10+10”关爱行动公益亲子行，佛麦的志愿者将以家庭与家庭的形式结对、资助标准与大麦田一样外、每年增加100斤米、两桶油、衣服鞋袜、学习用品的资助。

2:为庆祝六一儿童节、上海麦田的志愿者将在六一左右到达忻城的加乐小学、弄蓝小学举行庆六一活动、（莎莎负责）

七：图片展览

1：目前柳麦的图片展览一直没有怎么开展活动、原来的图片展负责人一剑飘萍因为工作原因无法继续担任，去年3月起由考拉表示暂时代管，今天会议经过推荐、现由莎莎负责、莎莎将与一剑飘萍、考拉负责交接工作（时空负责联系考拉）

沟通结果如下：关于图片展负责人问题我上星期天已和考拉沟通，考拉答复我原来飘萍出差半年，当时是帮助监管负责，而后一直联系不上飘萍，故少年社项目也在发展，希望能将现有的精力把少年社做好，推广项目品牌，事不在多而在于细。精力有限，如莎莎负责图片展的工作可以联系考拉和时空交接，并将相关资料转交。

2：图片展览目前的2个问题、a：新图片出来的时间、b：展架的问题（后期沟通）

备注：经过时空的沟通、考拉将选择一个时间与莎莎交接、

八：资助款发放活动

加衣：4月18日将在忻城进行为期一天的资助款发放活动、需招募2-3辆汽车，10-15名志愿者、当天来回

九：走访计划

1：加衣：计划4月中旬组织融水培洞图书室活动、图书室活动的经费5000元购买儿童图书及书架、及回访培洞资助的五名代课老师

十：麦苗班的走访

加衣：计划5月9日-10日由加衣负责召集、需成立麦苗班群、小组负责人

十一：由于宁静致远推出五人组、目前分社没有管理者人员在总社的联络群、大家经过讨论并征求个人意见，决定让柒年先入分社联络群。

柳州麦田

2015年4月-5月上旬例会纪要

时间：2015年5月12日20：00-22：30
地点：柳麦之家
参加者：加衣、砍柴柒年、蓉儿、大漠沙如雪、朵朵、悠然见南山（劳老师）、莎莎、素静、哈妮
请假：时空、考拉
会议主持人：大漠沙如雪
记录：蓉儿

一、如雪首先代表工作组祝贺三位麦友荣获2015年度金色麦客：莎莎、蓉儿、王哥，分别发表了简短的获奖感言（除王哥外）。
二、4月-5月上旬工作总结：
1、4月2日蓝色关爱行动（陈述人：朵朵）
  朵朵简要了柳麦组队参加由团市委组织的关爱自闭儿童的3.28徒步活动和4.2点灯活动。
2、4月11日爱心萝卜行动（陈述人：莎莎）
   莎莎介绍爱心萝卜活动，首先组织了群内麦友6部车参加由放生协会组织的拔萝卜，并回购了所拔的萝卜，接下来协助放生协会义卖萝卜，制作萝卜酸义卖，还用剩余萝卜为麦友们制作柳麦爱习萝卜干，将萝卜活动发挥到极致；还有应邀参加爱心萝卜慈善联盟演出活动，通过这一系列的活动，增进与柳州的相关慈善组织相互间的了解，对提升麦田计划在柳州的影响力具有重大的意义。
3、4月18日忻城资助款发放（陈述人：加衣）
     发放还有很顺利，因放松了对现场的监督，后来发现有部分反馈资料缺家长签字。这次发放，GL007黄卫妮未到现场领取，后联系其舅舅未果，决定通过蓉儿将资助款300元先退回总社，下次再重新申请。
4、4月19日-21日红水、大年学校、代课老师走访（陈述人：如雪）
   此次三天的活动，包括对融水修建学校的前期调查和8位代课老师的走访。所调查的几所小学已有相关社会团体资助，麦田计划暂时不做。
5、5月1日-2日忻城代课老师走访（陈述人：素静）
   此次走访了32位代课老师，有一位老师不在家未走访到。走访活动很成功，各小组所负责的资料完成得很好，活动前尽管已经告诉前线联系人蒙老师不在老师家吃饭，但仍有老师很热情地做了饭，部分小组不忍心拂老师们的好意，以及考虑到会浪费食物而吃了饭并AA饭款，今后这方面还要加强与老师的沟通。同时，走访结束后，对部分麦友的走访感受进行了调查，个别老麦友的言行给新麦友造成一些不好的印象，希望大家在走访中注意个人的言行，树立好榜样。
6、5月9日-10日香粉麦苗班走访（陈述人：加衣）
     此次走访计划因天气和大家在群里的议论，造成部分已购卖保险的麦友临时退出，原定的3条线路只走访了香粉线。本次香粉线圆满地完成了走访任务，资料都已整理完毕，待所有的完成后6月前一起交至总社。每次活动都会将安全因素放在第一位，组内人员有任何意见或建议，希望不要随意在群里发，请在组内沟通，最好与活动负责人私下交流，勿在大群代领队做决定。
7、5月13日下午少年社第二课堂（陈述人：如雪）
      因考拉看错会议地点未能到场，将信息发到工作组，由如雪代为陈述。13日下午，已完成今年上半年回访工作，计划周日完成上报。培智少年社利用率还是很高，此次学生调查表反映出学生不了解麦田计划。建议：一是向总社申请补充更新书籍。二是分社要重视和加强宣传，比如图片展进校园，每次活动前都做简单的介绍或播放麦田PPT宣传片。三是丰富第二课堂内容，要吸引更多师资力量加入志愿者队伍。
三、下月工作计划：
1、5月16日-17日图片展兼义卖活动（陈述人：莎莎）明天的图片展，东西已拉到现场。此次做的展架是木头的，主要考虑今后图片展要延伸到山区学校。蓉儿补充，图片展现场将计划拿一些麦羊去义麦，已报5人管理组，扣除成本后的收入归入分社活动经费。
2、5月23日-24日麦苗班大年、良寨走访（陈述人：加衣）已发贴，志愿者报名截止日下周三，车辆正在征集中。活动交朵朵备案。
3、5月30日忻城六一活动，上麦9人于29日晚上到，莎莎、素静、劳老师3辆车去机场接来。柒年负责落实给学生的六一礼品包。此次活动地点在弄兰小学，由加乐和弄兰小学的学生共同参与。
四、财务：
1、2013年的费用清账事宜。
蓉儿已将2013年培洞的两个项目的相关收据发给总社财务，小大认为收据不规范，要求学校按总社统一的模板重开，下次走访再与学校协调。财务也提醒各项目负责人在项目结束时及时整理提交相关票据，避免产生类似历史遗留问题。财务今后也将在这方面加强监督管理。
2、需从柳麦公共帐户里支出的费用要经五人组同意方可执行。
五、物资：
1、购买物资要有序，采买、保管和领取要按流程。分社工作组成员买什么，买多少应与物资部协调，物资统一管理，领取也是一样。柒年负责将原来仓库的物资理清。
2、素静已将公共设备（电脑、投影仪）拿到柳麦之家，投影仪太旧，不知还能否使用。分社筹划找合适的时机添置投影仪、小蜜蜂、对讲机等设备，大家努力！
3、分社公章由柒年设计，由莎莎去制作。

六、宣传：
1、对外：要将“麦田计划柳州分社”字样加在照片上，方可作宣传使用，会后由素静提供分社LOGO模板，柒年负责制作统一的分社对外图片的模板。
2、对内：志愿者在使用照片发个人的QQ、微信、微博等用途时，不能泄露被资助对象的个人隐私，如户口本、身份证、正面照等。再次强调此条规定，领队在活动中有义务告知全体麦友。
七、人事
1、五人组增补一名财务人员，已由考拉组织增选工作，已按程序在工作组内提名，被提名
人蓉儿，现提交例会投票表决结果：当时例会共9人，8人投票通过，1 人弃权。主持人如
雪代表大家表示急切、热烈欢迎蓉儿加入五人管理小组。
2、劳老师因家里孩子太小，难抽时间参与分社活动，已正式提交辞呈，辞去5人组职务。
此事将交由考拉按程序执行。
在柳麦最困难时期，面对老麦的离开或观望，宁静致远、劳老师、加衣、如雪、朵朵选
择了坚守，期间劳老师提出了很多建议和观点，感谢劳老师的付出，即使离开了五人组，也依然和我们在一起。
八、购买保险：如雪代时空陈述，要求各领队在走访的前三天，提交走访麦友资料；走访结
束后，未参加走访的，个人负责保险费，由领队追回，退交总社财务。
九、下月例会由加衣主持。
十、柳麦参加十周年节目讨论。
    由莎莎负责策划，大家一起讨论节目细节。

柳州麦田

2015年6月例会记录

1.  上海麦友六一来忻城弄蓝加乐2所小学联欢活动总结。

莎莎：总体感觉还不错，因为是第一次做活动负责人，有很多细节做得不到位，希望今后一边做一边成长。

2.  融水麦苗班走访总结。

加衣：麦苗班经过两个月4次走访，35名麦友在香粉，大年，良寨，融水县城实地走访了81位学生，前期的资料还在由卓卓，想想整理中。7月我们会把麦苗班的框架做出来，招募各个项目的志愿者。希望麦友们积极参与！

3.  聊聊麦田十周年庆的感想。

自然：开心--快乐--学习！

蓉儿：报着学习观摩的态度去参与十周年庆，学到了不少知识，个人感觉很值得。

雪儿：看了（团队的协作）听了，学习了（很好的经验）

莎莎：收获很多，看到和学到了很多。感觉我们团队力不往一处使，希望在今后的周年庆由老麦带新麦。很期待柳州能申请到麦田11周年庆。

素静：从6周年庆柳麦只有2人参加，到如今有13人参加十周年，感慨很多。感觉柳麦团队对周年庆的关注力不够。柳州分社参与的总体不错，节目呈现了大麦田的文化元素，而且是自创的是最好的。

加衣：人多心散。

柒年：第一次参加麦兜学习，（赋权）的角色。柳麦目前项目多，今后要选择重点，定位的项目。怎样才能真正的帮助到孩子？分社可以大胆的去做，大麦田是支持的！

如雪：此次有13位麦友和2位北更乡的代课老师参加。希望每一年都有老师和孩子参加，参加学习都有收获。十周年回来感到团队有不团结因素，今后好的继续发扬，不足的改进。期待今后的周年庆有更多的麦友参加，提高参与者的素质。

4.  忻城代课老师参与十周年的过程。

蓉儿：在得知十周年庆有代课老师参与的指标后，我自荐对接。从提供名单到代课老师的前期材料整理都很顺利，后期要感谢麦友无奈的接站送站，安排住宿。二位老师能顺利出发安全返回都与参与十周年的各位麦友分不开，非常感谢整个团队配合。

5.  关于三折页的购买问题。

蓉儿：在淘宝买考虑运费贵，有意向在柳州自行印刷，待打听好价格后再做决定。

6.  朵朵重声以后每次活动的负责人在例会时把活动签到表交给她，过期无法补录服务时间。

7.  讨论是否申请主办11周年庆。

  莎莎在十周年庆上认识爱心人士阿乐，通过沟通阿乐愿意支持柳州分社申办十一周年。通过投票，12人在场9票通过由素静负责整理申请材料，申办年会承办权的方案根据总社时间安排递交及跟进。做十一周年庆的利是：对于提高整个团队的知名度，利于今后的各种活动各种物资的调配。还可以锻炼出一批踏实做事的麦友。弊是：通过这么多年的观察，每次做完周年庆的团队都会沉寂一段时间，因为要做好一个有规模大型的周年庆会消耗很多麦友的精力，也许会有人员流失。

8.  商议增补5人组人员名单。

因考拉没到场，之前电话联系过，考拉说还是按照上次增补的程序做，

9.  建议工作组成员以后要常看邮件并回复。今后有活动或者项目要做的，尽可能放到各个大群里，如有自愿者愿意承担牵头做，由工作组监督和支持。

10. 会后和时空联系，升级公共ID。并对在工作组群里没有履行职责的麦友进行梳理。

11.  7月底佛山爱心10+10的活动开展，佛山10个家庭来忻城实地走访并同时发放资助款和物资。

加衣：去年11月佛山走访的11个孩子已经找到结对的家庭，7月底进行资助。资助标准和麦田的一对一一样。今年又增加了10个资助对象，我前期和忻城麦友樊不凡初访了一次，老师给了13个名单，通过我们前期走访筛查了7位。目前符合的只有6位学生。还有4位待本月18号再次走访。我初访的目的是尽量减少太多的爱心人士去到孩子家庭，过多的打扰也是一种不尊重，虽然受益者是对方。再一个就是把走访资料提前做好交由佛山10+10项目组确认资助对象及家庭，这样更加有效的把项目做好。

柒年：我们不要为做项目而做，希望做的项目都能收到一些实质的效果。也希望延生和扩散这个项目。

12.  融水学校的走访。

如雪：目前已经收集了4所教学点的资料，预计7月进行初访。如有学校有重建的需要，苏州赞助方有这个意愿。

13. 6月23-25日上海客人（代课老师的资助方代表）走访忻城代课老师活动小结。

他们是来自俱乐部的爱心人士，此行的目的是来实地走访代课老师，见证老师们一天的生活，然后制作成纪录片，回去在俱乐部里为代课老师募集资助款。

14. 少年社的无线电课程，分社活动开展申请要求及规章制度。

例会时有2位无线电老师来的现场。他们都是无线电协会青少年宫的老师，专门教无线电电子技术。愿意每周定点在少年社学校开课，但是需要学生人手一份的器材，这个要求需考拉和学校沟通，再决定怎样开课。

15. 7月11-12日忻城遂意乡新增12位代课老师走访

哈妮：活动已经定好时间，需招募自愿者15名，车3辆。忻城志愿者5名车一辆。

柳州麦田

柳州分社8月例会

会议召集人:七年     
地点:柳麦之家
时间:2015年8月30日      
会议参加人员:如雪、七年、加衣、蓉儿、云朵朵、时空、想想、下里巴人

8月总结
议题1： 总社财务追踪过期（2个月以上）遗留问题  蓉儿
   总社提出今年代课老师3000块物资只有收据没有发票和去年融水洪水乡3.6万项目款缺乏详细清单。
结论：代课老师3000块物资发票由分社费用购买发票，蓉儿负责协调；3.6万项目款由如雪跟苏州捐献方联系，要回相关票据和清单，配合好总部做好财务审查。
议题二： 同练走访及李柳芳麦言项目的跟踪反馈。  加衣
   同练走访三麦苗班五次走访的最后一次，走访10个录取8个，同练是新点，学生比较贫困，李柳芳是在同练走访偶然结识的一个小女孩，一出生左眼就长了皮样瘤，但由于家庭困难一直没有做手术，经过柳麦工作组商量，决定为她申请麦言基金，由香水、加衣和蓉儿负责跟踪反馈。
议题三： 麦苗班走访活动总结，及麦苗班主体框架和成员的建设。  
     麦苗班走访已经结束，最终名单为44人，总结贴由加衣负责反馈，麦苗班主体框架和成员大部分已经确定，主要负责人为加衣、想想；资料：三卓卓、燕子；物资：李主任；助学：秋水、如雪，其他的后面完善。
议题四： 麦苗班走访油费补贴，跟分社财务做款项申请、并结清相关票据。
由于走访次数过多，邮费补贴存在不均，时空提出建议以后要吸收经验做好规划，补贴费用由加衣申请，蓉儿协助。
9月工作计划
议题五   麦苗班开班仪式的策划   
        麦苗班开班仪式的策划由如雪负责，由于物资未到齐，估计开班定在十月初，开班典礼主要通过感恩教育、麦田介绍、写家长信、思想墙几个主题呈现。
议题六  柳州分社与盐城麦田为融水培柳屯募集物资活动开展和培洞图书室发放。  
   盐城麦田为融水培柳屯募集物资已经开始陆续到齐，由于泰州资助人无法过来，培洞图书室发放由分社自行安排时间，由于是同一个，会议决定两批物资安排为一次发放，时间根据物资情况暂定九月。

议题七    柳州分社与GE为柳麦111个孩子募集中秋礼物项目开展。  七年
     柳麦麦苗班、一对一、手牵手111个孩子采取一对一结对方式资助，麦苗班由GE负责结对，一对一手牵手由青岛大家欧美校友会结对，目前项目在执行当中，项目最终目的是为这些孩子寻找长期的互动对象，所以这次的反馈比较重要，在这些基础上未来栁麦也会做一些项目延伸。
议题八  9月底忻城资助款发放和回访  加衣
发放和回访时间定在九月19号、20号，由加衣负责。
议题九  忻城一对一的卢石棉和韦淞宴高中的生活费补助。
     这两个孩子刚上高中，由于家庭实在贫困，加衣希望为这两个孩子申请每年2500的生活补助，目前已经找到资助人，但会议决定需要先跟总部沟通好再执行，由加衣负责，时空协助。

议题十一   关于柳麦组织架构和人员调整的梳理建议  
       目前栁麦组织架构岗位不清晰，项目进行也比较紊乱，而且一些部门负责人也是形同虚设，配合栁麦未来的发展定位，会议决定对组织架构和人员进行新的调整，原来的物资组、助学组、项目组统一划入项目部，各部门协调合作，深度助学将会是栁麦主要方向。
新组织架构和负责人调整如下：