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麦田项目管理制度

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发表于 2018-1-4 10:08 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 麦田项目部 于 2018-1-4 10:07 编辑

麦田项目管理制度

目的
为规范麦田项目的研发、申报、审批、实施、评估等系列过程,提高项目工作效率和工作质量,特制订本制度。
适用范围
本制度适用于麦田项目部及项目参与相关单位,是麦田管理和协调项目策划、实施、反馈、验收及总结的工作指南。
项目定义
根据基金会战略规划所确定的使命、愿景、宗旨等基本方针,基金会的项目内容主要涉及以下三方面:
硬件建设类项目,如麦田少年社项目,
公益组织帮扶类项目,如“同行计划”,
素质教育探索和实践类项目,如彩虹课程项目,
项目管理组织架构及职责项目管理组织架构
麦田项目管理总体构架如图所示。

麦田项目部对所有麦田名下项目进行管理,组织项目执行,对授权范围内的事项做出决定;同时与项目参与方沟通,保持协调一致,共同实现项目预期目标。项目部由项目总监负总责,根据具体项目需要选定项目负责人;项目负责人自行招募专兼职项目小组成员,负责项目的具体实施。

项目管理/实施方职责基金会职责
广东省麦田教育基金会是一个省级非公募基金会,主要职责如下:
1,搭建项目孵化和操作的运行平台
2,扶持和帮助初创期的民间公益机构
3,承载筹集公益善款的职能
4,为捐助企业和个人提供完善的反馈服务
秘书长项目管理职责
秘书长负责对项目的总体方向、整体预算进行把控,对人力资源管理情况进行整体把握,对项目重大事务有一票否决权。秘书长定期了解项目进度,并向理事会汇报工作。秘书长对项目总监的工作绩效进行评估。秘书长负责带领员工努力实现组织中所确定的战略规划。
项目总监职责
项目项目总监主持项目的日常管理工作,实施理事会项目相关决议。具体工作职责包括:
(1)建立、运营和维护项目管理体系,执行相关规定。
(2)在授权范围内主持各类项目的管理、洽谈、协调、申请、论证、审批、监管、评估工作。
(3)协调项目专员与其他部门、项目相关方的工作;对项目进度、项目财务状况进行监管。
(4)对外提供项目宣传信息,对内及时总结和反思,负责撰写项目年度(半年度)工作报告。
项目统筹职责
     协助项目总监进行部门内部管理
(1)协助项目总监建立、运营和维护项目管理体系,执行相关规定。
(2)在授权范围内主持各类项目的管理、洽谈、协调、申请、论证、审批、监管、评估工作。
(3)协调项目专员与其他部门、项目相关方的工作;对项目进度、项目财务状况进行监管。
(4)负责考评项目专员工作。
(5)协助项目总监对内及时总结和反思,负责撰写项目年度(半年度)工作报告。
项目专员职责
项目专员是具体项目的独立负责人,具体工作职责包括:
(1)在授权范围内,负责项目的管理、洽谈、规划、预算、申报、执行、反馈、总结工作。
(2)负责项目进度控制即,编制项目计划书、物资采购、分配运输、实施执行、项目反馈,项目评估等环节。
(3)协助财务部门,做好项目的预算、成本控制、决算、规范票据等工作。
(4)根据项目周期,以书面形式向项目总监总结和汇报工作。项目结束,撰写项目总结报告,整理相关书面材料交秘书处存档。
(5)按照季度展开自我工作评估。
(6)相互支持本部门各项目的工作

项目管理基本程序/立项决策管理
项目决策管理按工作流程分为项目名称报备、项目申请、项目论证评估、项目审批等。

项目申请
项目申请人主体
项目申请人包括但不限于以下群体中的任何一类或者几类:
(1)麦田在岗工作人员、志愿者
(2)经基金会审核具备资质的其他组织
(3)捐赠方(附注:捐助方的相关项目文件由项目负责人制作完成)

项目申请要求
向麦田项目部提出的项目申请需遵循以下基本原则:
项目须符合基金会使命和战略规划,能够为受助对象提供他们切实需要的公益项目或者公益服务;项目须具备可复制性,可评估性和可操作性;项目不得以商业利益为目的。
项目申请要求提交的资料如下:
(1)《2017项目名称已申报回执》—附件—(由秘书处发出)
(2)《麦田教育基金会立项目申请书》-附件二

论证评估
项目论证评估是指对申请立项的项目进行可行性评估论证,评估内容包括立项理由、项目内容、项目实施技术方案分析、项目金额估算、筹款预测分析、项目实施效果分析、风险分析等。项目的论证评估由项目部根据申请方提交的申请资料结合可能的实地调查完成。如有需要由项目部组织评审团进行评估或项目答辩。

项目审议
项目的审议遵从分级授权审议原则。项目专员负责受理项目申请文件,对所有提交的项目申请资料进行整理和预审查,预审查合格后提请秘书长审批。

项目审议输入/输出要求
在收到如下项目申请资料后,项目部方可启动项目审议程序。
(1)实地调查报告
(2)项目申请表/书
(3)项目申请预算表
(4)学校申请书(可选项)
项目审议输出要求如下:
(1)项目审议结果和审议意见
(2)指定项目负责人
(3)其它项目要求(如项目进度定期汇报的要求等)
项目审议结果应在收到项目申请后10个工作日内返回项目申请人。审议未通过的项目,将告知理由;审议通过的项目,根据审议意见,由项目负责人修改完善项目策划书,制定项目实施方案和项目实施详细预算表,同时对该项目进行公示。

项目审批权限
预算为20万元(含)以内的项目,由项目总监负责组织审批,20万元以上的项目由秘书长负责组织审批。各级审批部门负责组建相应的项目审议小组对申请的项目进行审议,必要情况下审议小组可邀请申报人就申请的项目进行项目答辩。
项目审批通过的项目须在2个工作日内报备秘书长并存档。

项目实施管理
项目实施管理指项目立项批准后的组织实施,其内容包括:项目团队组建、实施方案设计、项目组织、指挥、协调、决算、项目区间总结、项目反馈等。主要工作目标是确保项目实施效果明显、进度符合预期要求、项目费用合理。在项目实施管理中,坚持质量、进度、费用并重的原则。

项目团队组建
项目负责人由项目审批部门指定或选拔,是实现项目目标的执行个人。在项目立项批准后,项目负责人依据项目需求组建项目团队,并对项目团队的建设和管理负直接责任。项目团队的成员可包括麦田教育基金会/麦田计划工作人员、在册志愿者,学校老师,第三方机构或捐赠方。
秘书长有权撤换不适合的项目负责人,其相应标准由秘书长制定。

项目实施计划编制
项目获得立项后,项目负责人须根据获批的项目策划书编写项目实施计划,项目实施计划应包括项目实施要点,项目初步进度计划,分期预算等。项目负责人须在策划书获批后7天内向项目总监提交项目实施计划,不能按时提交实施计划书的需书面告知原因。
若项目负责人未能在策划书获批后30天内提交项目实施计划,由项目总监根据实际情况决定,撤换项目负责人或撤销该项目的立项许可。

项目监控与变更
项目进入执行阶段后,要严格按照计划组织、实施,并坚持“计划、执行、检查、处理”循环工作方法。项目负责人可在授权范围内(项目总预算金额的20%内)进行调整并向项目总监报备。超出上述授权范围的项目变更需填写项目实施计划变更说明书上报项目总监进行审批。
每年11月30日前,项目负责人应提交年度项目规划与预算,作为当年项目开展和考核的依据之一。
开展项目后,项目负责人应在每季度末月25日前向项目总监提交当期项目进展报告,说明项目当前状态,报告期内完成的重要工作,出现的问题以及潜在的问题等,并提交下季度项目进度计划。根据需要,项目总监或秘书长可随时检查项目进展情况,项目负责人应当积极配合。
以上文档均需更新至项目部网络云盘归档。

信息发布                        
执行期为半年以下的项目,在项目执行期间项目负责人可根据需要不定期提交项目阶段性报告并对外公布。项目执行期为一年以上的项目(包括一年),在项目执行期间应以半年为周期提交项目阶段性报告并对外公布。以上信息的公布渠道为麦田计划论坛、项目管理系统和微信公众平台,同时邮件发送捐赠方、合作方及相关联系人。对项目执行过程中出现的重大问题或重大变更,应及时由官网对外公布,并邮件通知相关人员。

项目验收和评估
项目验收主要指项目实施完成后的项目结算,项目总结和反馈等工作。
项目评估主要目的是总结项目的成绩和不足,评估项目的实施效果,推广性和可持续性等。
项目验收和评估包括两部分内容,第一部分为项目负责人完成的项目总结,主要为项目组参与人员对项目实施效果及实施过程中自我评估;第二部分为项目总监及秘书长对该项目的总体评估。
项目验收和评估需提交文件如下:
(1)《麦田教育基金会项目结案报告》(附件三)
(2)《麦田教育基金会项目结案财务结算表》(附件四)
项目经验收评估后,项目负责人需将完成的项目资料(包括项目申请表/书、相关协议、实施方案、申购单、费用申请表、供应商名录、项目反馈的图片影像及文字资料等)提交项目部和网络云盘归档。

项目采购管理/项目采购工作内容
基金会采购管理工作的内容包括采买、催交和检验、运输与交付、采购变更管理等内容。
(1)  项目采购计划和项目采购进度计划应在采购工作进行之前由项目负责人编制,项目采购1000元~5000元先提交项目统筹审批同时抄送项目总监,超5000元的需有项目统筹和项目总监同时确认,再向财务提交拨款申请;后续的合作及拨款申请同时附上采购合同。请款表填写后发送项目总监审批后,给财务人员时应抄送秘书长备案。
项目内团队请款,必须由团队发送请款表给项目负责人,项目负责人核查后书面通知项目统筹和项目总监审批后,财务人员执行拨款,否则财务人员不予拨款。
(2)采购工作包括编制采购合同、三方询价、确定合格供货商、签订采购合同(或订单)等内容。
(3)项目负责人应制定物资验收计划,组织具备相应能力的物资验收人员(包括志愿者、助学点教育局或者学校老师代表等)根据采购协议、产品标准规范的要求进行采购物资的验收工作。

项目物资采购管理
(1)采购计划和采购进度计划由项目负责人编制,项目总监审批。
(2)项目负责人编写采购合同,由项目项目统筹、总监或秘书长(处)、财务部审核。
(3)若项目采购发生变更,项目负责人应了解变更的范围和对采购的要求,预测相关费用和时间,制定变更实施计划,低于1000元的报备项目统筹和项目总监即可,超过1000元的需报项目统筹和项目总监批准,按调整后计划实施。
(4)志愿者或基金会工作人员现场采购,学校助学联系人直接采购这两种方式,须经项目负责人同意,并且需由两人以上参与实施。

项目物资采购要求
(1)物资采购主要采用询价谈判和市场采购两种方式。
(2) 采购工作应遵循公平、公正、公开的原则,选定供货商。保证项目质量,以合理的价格和可靠的供货来源,获得所需的物资及有关服务。
  (3) 项目负责人应作好物资采购的费用控制,将采购费用控制在采购预算之内。
  (4) 初次采购的物资,采购总额在100万元以下(含100万元),需走三方比价流程,项目负责人询价三个供应商,其中必须包含最少一份电商平台报价(京东、天猫等,附带商品信息及链接)作为对比。项目负责人整理三份不同供应商的报价后发至指定邮箱:caigou@mtjy.org
(5)初次采购的物资,采购总额在100万元以上,需走公开招标流程,在麦田论坛,公众号发出投标邀请,投标方在指定时间提供投标所需文件,项目负责人按要求完成竞争性谈判、评标,确定中标人后发出中标通知书,并在麦田论坛、公众号公示合格的中标人资料。招标文件指定邮箱:caigou@mtjy.org
(6)所有供应商的报价一律发至基金会指定邮箱caigou@mtjy.org。,不得发至项目负责人的私人邮箱,否则该报价视作无效。
(7)《采购类报价表》附件五


与项目有关的其他
工作
沟通管理
(1)沟通主要包括项目负责人/组与项目总监、财务部及秘书处等的沟通,项目组与捐赠方的沟通,项目组与助学点的沟通等。沟通管理主要有会议、通知、指令、请示、报告、周报、月报等书面形式。
(2)项目总监和项目组、捐赠方、项目点通过电话、邮件、传真等形式为项目搭建信息沟通平台。
(3)基金会正式的工作沟通渠道为基金会企业邮箱收发的电子邮件,论坛或者QQ群等通讯交流工具讨论的项目内容只作为私下交流,一律不视为项目申请或者审批的确认。项目立项、审批、授权等,邮件批复作为充分必要条件。
  (4) 基金会公开的联系电话和邮箱作为基金会对外推荐的项目联系方式。
  (5) 基金会全职工作人员和志愿者可以与捐助方进行项目前的需求交流,任何正式项目文件的提交或承诺都必须在项目立项通过后由项目负责人在基金会的授权下进行沟通。
(6)项目部每月定期例会内容为汇报上期工作完成情况,提出下期工作安排,分析存在问题,协调解决措施,确定待定事项。
(7)专题会议是为了解决某一专门问题而召开的,会议议题和参加人员由项目总监确定,必要时与捐赠方、助学点协商确定。
(8)通知、指令由麦田教育基金会下发,下发重要通知时,应事先与助学点及捐赠方沟通协商。


档案管理
1,涉及项目的档案由项目负责人建立并上交。
2,涉及项目的相关档案如前期走访调查报告,项目计划书,供应商名录,项目实施计划书等须在基金会指定的网络云盘存档,另将同等内容的纸质文件作为档案保存在基金会指定的档案箱(柜)中。


项目费用管理
项目财务准则
(1)项目款项专款专用,未经许可不得转做其它用途。
(2)5万以上工程项目前期预付款应低于30%(含),验收结束后根据合同约定支付剩余款项。对于需要提高预付款额度的工程项目,必须提前征得项目总监同意方可签署合同。
(3)项目资金如果分为自筹和拨款,则必须在自筹费用到位后,才可进行拨款。
(4)原则上,根据项目进度分批拨款,以便资金得到最大最有效的利用。
(5)项目通过审议进入实施阶段后,不得随意变更项目策划书、更改项目资金额度。如项目资金确实需要变更,应提交变更申请至项目总监审批,财务部审定后安排相应经费。如项目资金变更超过50%,应该重新进行项目审批流程。
(6)项目管理费应从项目总费用中提取计入基金会行政费用科目。


项目费用管理层次
费用管理主要分为三个层次:基金会秘书长、项目总监及财务部、项目组。
项目总监及财务部负责审批项目经费使用计划和使用情况,监督和审查费用变更,项目款项支付申请和项目结算的审查并上报。
项目组负责编制费用使用计划,提出费用变更申请,负责项目结算报告编制并接受项目总监和秘书长的监督。


费用申请文件
项目费用申请需以电邮形式按要求撰写,同时附上相关文件,详细如下:
附件六: 项目费用申请陈述格式(用于申请电邮正文)
附件七:《广东省麦田教育基金会拨款申请表》
附件八:款项来源相对应的:盖章合同、协议电子文件


其他
重大自然灾害/紧急救援类项目的立项和实施管理可不受本制度约束,在遵守国家法律法规、不违背麦田使命的前提下,由理事会授权秘书处酌情处理。所有操作过程需保证公正、公开、透明。

本制度从2017年12月4日第二版修改,并正式起执行
广东省麦田教育基金会
8.项目部管理制度.zip (208.69 KB, 下载次数: 8)
发表于 2018-1-4 17:55 | 显示全部楼层
规范指导,赞一个
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