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麦田活动申报(备案)流程及操作规范(20170118版)

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发表于 2011-2-21 00:46 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 麦田秘书处 于 2017-3-30 16:59 编辑

一、申报类活动流程
1.筹款活动,包括爱行活动和筹款活动(系指微店、淘宝及含有义卖的图片展或其他活动)。
  申报流程:爱行活动,获得项目负责人批准,确定活动时间,发布活动到志愿者系统;筹款活动,提前五天以上发送活动邮件到秘书处(maitian@mtjy.org),秘书处将在二个工作日内做出明确答复,获得批准发布到志愿者系统,秘书处通过团队筹款活动。
2.总社项目,包括麦苗班、彩虹口袋、乡土课程、健康课堂、暖冬项目、麦田少年社、助学走访、创新类、总社其他项目等共计九项二级活动分类;申请项目需得到项目部批准,开展项目时发布活动到志愿者系统(凡发到系统的项目类活动一律视为批准项目);秘书处通过团队项目活动。
    注意:助学走访,包括新生走访和新增资助点。
    申报流程:提前十五天以上发邮件到一对一项目组(邮箱:chensimin@mtjy.org); 一对一项目组批准(抄送到秘书处); 意向走访团队得到一对一项目组同意,发布活动到志愿者系统(需备注助学部批准活动的时间);秘书处通过团队走访活动。
3.麦田行动组独立开展的前三次活动,团队提前五天以上发送活动邮件到秘书处,秘书处将在二个工作日内做出明确答复,获得批准发布到志愿者系统,秘书处通过团队活动。
   
二、备案类活动流程
1.报告会,包括莫凡报告会和分社报告会。
2.城市宣传,包括城市图展、学校图展和城市宣传。
3.第二课堂,组织学生开展的各种有意义的健康的课外活动。
4.普通走访,包括普通走访(除新生及新建资助点以外的各类踩点);建图书室、回访、发放资助款、发放物资等共计五项二级活动分类。
5.分社活动,团队自主开展的各类活动,如徒步、植树、福利院、物资整理等其他活动。
6.分社自主项目,包括一人一本、如愿易偿、春蚕之翼、潜移默化、文心学社、球鞋暴走、典燃梦想、麦浪书舍、分社其他项目等共计九项二级活动分类。
7.培训交流,包括总社培训交流和分社培训交流。
8.岗位工作,包括总社岗位工作和分社岗位工作。每月月末报送一次,要求报送名称规范填写,如麦客中心2017年2月岗位工作或北京分社2017年2月岗位工作,并将当月岗位工作志愿者服务时间以组为单位分项列在活动简介。

三、活动操作的注意事项
1.团队开展活动,经由团队管理小组通过,确定活动发起人,不论是否发帖均需在活动开展前,提前三天以上向志愿者系统发布活动的时间,地点,内容,及联系人(详见备案格式)。若活动申报有附件资料,在发布到系统前发送秘书处邮箱备案。
2.分社授权活动说明http://bbs2.mowo.cn/viewthread.php?tid=54867&extra=page%3D1
3.麦田开展活动的底线:(1)不涉及政治;(2)活动现场不收现金(义卖活动除外);(3)不商业化(详见本帖二楼)。
4.发起者:
  4.1 有麦田团队的地方,活动必须由当地麦田团队发起;
  4.2个人想要开展活动,应向当地团队管理小组申请,管理小组讨论通过以后,将活动计划书发到秘书处工作邮箱,获得批准方可开展活动。
  4.3没有麦田团队的区域,要发起活动,向就近的麦田团队申请,获得支持后,由支持团队提交活动计划,获得批准后开展活动。个人发起的活动,在未有稳定的麦田志愿者团队之前,不能开展包含义卖等涉及现金的活动。
5.所有涉及到钱的活动,例如义卖、与红十字会等机构合作开展捐款等,都必须先发活动计划书到秘书处邮箱,审批通过之后方可开展。
6.团队以麦田名义开展的所有活动,均需发布到志愿者管理系统,发布时务必确定活动所属分类。
7.活动帖发论坛,未在系统备案,管理员可以锁帖;
8.未在系统备案或未通过的活动,不予以购买保险;
9.未经系统备案或未通过而开展的活动,所引发的任何问题及各种后果由活动召集人负责,同时该活动不接受系统补录。
10.关于活动发布的要求
  活动名称格式:活动时间+活动团队+简要地点+活动内容,每次活动应有一个明确、贴合活动目的的主题,让人一看即知是为了什么而活动。如:20170118淄博麦田赴高青芦湖中心小学发放物资
  活动简介格式:
1.活动主题(活动名称)   
    2.活动主办单位
3.活动承办或协办单位 ,没有可填写“无”
    4.活动时间,如:2017年1月18日至20日
    5.活动地点,请写详细地点,如:某省某市某地区某学校,多个学校需要全部列出;
    6.活动目的
    7.活动内容
    8.活动预算及赞助单位名称,如:
活动中发放的资料印刷费用:   50元     
    活动中产生的物流费用:       150元     
    其他费用:                   100元     
    总计:                       300元
    9. 活动联系人及联系方式
      (团队名)真实姓名(论坛ID)QQ: 微信:电话:
        发布人:(团队名)真实姓名(论坛ID)QQ: 微信:电话:
       注:若有计划书,请以附件形式发秘书处工作邮箱。若开展项目(如新增资助生或资助点)等需要获得批复的活动,需要注明批复人及批准时间。
11.系统要求附有活动召集帖及总结帖链接,帖子以团队ID发在论坛活动版块。

新地区图片展览活动申报流程:
申请——总社批准授权——执行
   注:图片展览目前是非立项项目,地方团队或个人需自行解决活动经费。部分地区麦田计划可提供展览用图片。

麦田计划走访活动申报流程:      
1.新生及新资助点走访:申请(发一对一项目组:chensimin@mtjy.org)——一对一项目组批准(抄送到秘书处)——得到授权——购买人身保险——走访。
2.常规发放和回访:系统发布备案——秘书处审批——团队购买人身保险——实施回访和发放。
   发布在系统的申报/备案活动联系人请报真实姓名(ID),经系统通过获得同意的活动不可随意更改活动内容(变更需经秘书处同意),利用麦田名义募集捐款的社会团体,麦田计划总社将会追究其法律责任,在组织和发布活动时,应按要求发布麦田活动免责条款,为了给麦友们送上一份平安,所有参与走访的人员必须购买保险,未购买保险发生意外由活动召集人负责,必须保证我们参与活动的车辆证件齐全,不发生酒后驾驶,不参加活动前期培训的新人禁止参加走访活动。


 楼主| 发表于 2011-2-21 00:48 | 显示全部楼层
一、活动的发起
麦田计划图片展览可以由麦田的地方团队或者个人发起。
二、计划书的内容
活动计划书的内容应该包括以下内容:
1.        活动的主题,每次活动,应该有一个明确、贴合活动目的的主题,让人一看就知道是为了什么而活动
2.        活动的主办单位,一般情况下应该是麦田计划或麦田计划某分社/团队,活动的承办或协办单位
3.        活动的时间
4.        活动的地点
5.        活动的目的
6.        活动的程序
7.        活动预算及赞助单位名称
8.        注意事项
9.        活动联系人及联系方式
三、麦田可提供给赞助商的回馈
首先,麦田计划不接受商业性质的赞助,这是麦田计划的基本原则之一。麦田可以提供给赞助商的回馈是:活动现场一条横幅、活动帖子里显示友情支持单位名称、活动时如果有背景图或需要张贴海报,可以在背景图及海报的下方位置加上友情支持单位名称,并说明是支持单位或赞助单位,不得放在顶部和麦田LOGO一起,特别需要注意的是: 如有涉及企业或商业的项目合作,必须先向麦田计划秘书处发邮件申请,获准后以麦田教育基金会的名义进行;如果麦田团队只是配合开展活动,活动中就不得上麦田LOGO。
1.        不得在麦田计划图片展的展板上印制赞助单位的名称、LOGO或相关图案、文字;
2.        不得在活动现场派发赞助单位的宣传单;
3.        不得在活动现场设置赞助单位相关产品的展位;
4.        图片展览活动原则上不使用赞助单位为活动冠名。如需联合冠名,需经总社批准授权。
5.        凡是在活动过程中会使用到背景图及海报的,必须在制作之前,将图片文件发到秘书处邮箱(由秘书处转交工作团队审核),确认没有问题再交付广告公司制作。
四、计划书的审批
总社管理团队负责活动的成员在收到计划书后应立即阅读计划书内容,指出计划书中不符合麦田计划规定或者其他不妥需要修改之处,然后由申请方修改后再发给管理团队。
  总社管理团队负责活动的成员审核计划书内容后,应及时答复申请方是否审批通过;如有不能决策的内容,应将计划书提交给管理团队,由大家共同讨论后告知申请方审批结果,及需要更改的相关事宜。
整个审批过程最多不超过1周。
五、活动的准备
1.        场地。联系场地需要准备:一份给场地方的计划书、麦田计划的一些宣传资料,比如周年画册、宣传单、有电脑的话,可以播放麦田介绍PPT。在沟通的过程中,不要过分突出宣传麦田计划的目的,而要着重于体现这样的活动给对方带来的好处,比如对孩子的教育意义等。
2.        展板。第一次开展活动的地方,需要制作展板。展板的设计文件会在活动的计划通过审批以后以电子文件形式发给活动负责人。活动负责人只需要把文件拿到广告公司进行喷绘制作就可以了。图片的规格是80*120厘米。展板文件里有一张分社模板,分社如有需要,可以将体现分社发展或者活动情况的图片填入此模板,制作出新的展览图片。展板文件由地方团队管理团队成员保管,未经总社管理团队同意,不得私自发给其他个人。
3.        海报。活动之前如果需要张贴海报,则需要先设计制作海报。分社可以自行设计海报内容,也可以请总社设计。分社自行设计的海报,在印制之前应该先将电子文件提交给总社管理团队审核。如需总社设计的,需要提供下列活动要素:海报的尺寸、活动的主题、主办单位、承办单位、友情支持单位、相关网址、活动的时间、地点、联系人姓名及联系方式。
4.        背景图。背景图是指当活动有启动仪式的时候,需要在舞台上放置的一幅大型图片。分社自行设计的背景图,在印制之前应该先将电子文件提交给总社管理团队审核。制作要求同海报。
5.        其他前期宣传方式。除张贴海报之外,活动开始之前,还可以通过散发传单、网络宣传、学校广播等方式进行宣传,让更多人了解到这个活动而前来参加而达到更好的效果。也可以给邻近的学校、单位发邀请函,请他们参加活动。
6.        各类表格的准备(捐赠物资登记表、志愿者申请表)表格文件附后。
7.        人员分工。按照活动的需要,对参加活动的志愿者进行分工。一般情况下需要设置的岗位有:图片解说员、咨询台接受咨询的人员、收集物资并进行登记的人员、负责拍照的人员、机动人员。
8.        志愿者培训。在活动开始前,要对参加活动的志愿者进行培训,每个人要明确自己在活动过程中的职责,并要熟悉工作内容。 特别是学习麦田计划志愿者手册。
六、活动的进行(基本原则:活动现场绝对不允许接受现金捐款。麦田在注册成为广东省麦田教育基金会后,可以接受公众捐款,但仍然绝对不允许在活动现场接受现金捐款。各分社可制作印有麦田基金会账号的卡片,如果有人提出想要捐款,可向其解释我们不能现场接受捐款的原因,然后派发卡片给对方。)
1.        布展。布展要根据活动场地的情况,尽量布置得方便人流观看。
2.        开幕式。如果有开幕式的活动,还需要提前布置好舞台,准备好音响设备(整个活动过程可以播放麦田之歌《小小的梦想》,以及麦田的走访活动视频)。开幕式中需要发言的人应提前准备好讲稿,控制好讲话时间。确定好主持人。
3.        观展。观展过程中,负责解说的志愿者应合理分布在展区各个位置,为观展的人们讲解图片故事。咨询台的志愿者要耐心细致地回答人们的提问,引导感兴趣的人加入麦田,填写意向志愿者登记表。物资捐赠台的志愿者要做好捐赠记录,并初步对收到的物资进行整理。不适合的物资应劝捐赠人收回,不要因为不好 意思拒绝而收下来,到后面会为了处理这些不合适的物资而伤脑筋。
4.        撤展。活动结束后,要撤下所有的展图。需要注意的是,撤展图的时候要按顺序摆放图片,以便下次活动时能够顺利布展。同时也要注意爱护展图。活动现场的垃圾应清理干净。
七、活动的总结
1.        物资整理、相关资料存档。所有收到物资经过整理后应妥善存放,做好登记工作。
2.        意向志愿者申请表的整理。整理意向志愿者申请表,跟他们联络,并引导他们加入团队。
3.        活动结束后应尽快在论坛发帖汇报活动情况,注意标明活动的时间、地点。同时,尽量图文并茂。
范例见:http://bbs2.mowo.cn/viewthread.php?tid=54062&extra=page%3D2
http://bbs2.mowo.cn/viewthread.php?tid=54844&extra=page%3D1
4.        分社内部应组织大家对活动进行总结,争取下次活动做得更好。
5、有其他需要说明的情况,发邮件至管理邮箱maitian@mowo.cn
 楼主| 发表于 2011-2-21 00:51 | 显示全部楼层
本帖最后由 麦田秘书处 于 2017-3-30 16:52 编辑

活动发起前要发申报到一对一项目组(chensimin@mtjy.org),得同意方才能得到授权筹备活动,项目组批准回复邮件抄送到秘书处,秘书处备案。
一、活动的发起
麦田计划走访活动可以由麦田的地方团队或者个人发起。
有麦田团队的地方,活动必须由当地麦田团队发起。个人想要开展活动,应该跟当地团队管理小组申请。管理小组讨论通过以后,将活动的计划书发到总社管理团队负责活动的成员处,获得审批后方可开展活动。申报邮箱: maitian@mtjy.org
没有地方团队的地方, 个人要发起活动,应将活动的计划书提交给总社管理团队负责活动的成员,获得审批以后方可开展活动。个人发起的走访活动,在未有稳定的麦田志愿者团队之前,需至少有3人组成执行团队进行。
二、计划书的内容
活动计划书的内容应该包括以下内容:
1.        走访的时间
2.        走访的地点
3.        走访的目的、程序
4.        走访发起人联系方式
5.        走访经费预算,如有赞助商,写明赞助商名称及要求。
三、计划书的审批
总社管理团队负责活动的成员在收到计划书后应立即阅读计划书内容,指出计划书中不符合麦田计划规定或者其他不妥需要修改之处,然后由申请方修改后再发给管理团队。
  总社管理团队负责活动的成员审核计划书内容后,应及时答复申请方是否审批通过;如有不能决策的内容,应将计划书提交给管理团队,由大家共同讨论后告知申请方审批结果,及需要更改的相关事宜。
整个审批过程最多不超过1周。
四、走访的准备
1.        各类表格的准备(走访登记表,旅行责任书签署)表格文件附后。
2.        人员分工。按照走访的需要,对参加活动的志愿者进行分工,有需要时分组。
3.        志愿者培训。在走访开始前,要对参加走访的志愿者进行培训,每个人要明确自己在走访过程中的职责,并要熟悉工作内容,学习总社发布的走访手册。
4.        走访过程中禁止志愿者向家长或孩子做出口头承诺。
5.        不建议志愿者在走访过程中以现金的形式给孩子实施临时救助。
6.        原则上,志愿者走访过程中的饮食、交通均由志愿者自行负担和组织。如未能推辞或因情况使用了当地老师或居民的资源,应折价对老师或居民进行补偿。
7.        走访过程中给孩子或家庭拍照时应顾及孩子和家长的感受,不要在未经允许的情况下拍摄家中图片。孩子的图片未经麦田计划许可,不能提供给任何媒体及网络。
五、走访的总结
1.        资料的整理和上报。走访后应尽快按照助学部要求整理和上报所有走访资料。
2.        走访结束后应尽快在论坛发帖汇报活动情况,注意标明活动的时间、地点。同时,尽量图文并茂。
范例见:http://bbs2.mowo.cn/viewthread.php?tid=54062&extra=page%3D2
http://bbs2.mowo.cn/viewthread.php?tid=54844&extra=page%3D1
3.        分社内部应组织大家对走访进行总结,争取下次走访做得更好。
5、有其他需要说明的情况,发邮件至管理邮箱maitian@mtjy.org
发表于 2011-2-21 12:19 | 显示全部楼层
支持,麦田计划越来越完善,希望一步一步越走越好!
发表于 2011-2-21 13:55 | 显示全部楼层
很及时!认真学习!!!!
发表于 2011-2-21 14:06 | 显示全部楼层
相关制度越来越完善,真好!
发表于 2011-2-21 21:48 | 显示全部楼层
打印好后组织大家学习!
发表于 2011-2-21 22:46 | 显示全部楼层
慢慢学习中
发表于 2011-2-22 09:29 | 显示全部楼层
支持!大家一起学习!
发表于 2011-2-24 23:15 | 显示全部楼层
学习。。。。。。。。再学习。。。。。。
发表于 2011-3-7 14:14 | 显示全部楼层
先看了遍,有相关活动需要的时候再详细看
发表于 2011-3-30 15:10 | 显示全部楼层
大家一起学习!
发表于 2011-3-30 15:19 | 显示全部楼层
,好长.........
发表于 2011-4-9 13:49 | 显示全部楼层
  好。。。。。
发表于 2011-4-9 13:50 | 显示全部楼层
打印出来,开会发大家。。。。。。。。
发表于 2011-4-9 14:18 | 显示全部楼层
看了看。
发表于 2011-4-12 21:42 | 显示全部楼层
恩 知晓个大概了
发表于 2011-4-14 05:55 | 显示全部楼层
看了又看…
发表于 2011-4-14 19:40 | 显示全部楼层
学习先..........
发表于 2011-4-20 08:00 | 显示全部楼层
支持,麦田计划越来越完善,希望一步一步越走越好!
小鱼要加油 发表于 2011-2-21 12:19



    支持,麦田计划越来越完善,希望一步一步越走越好
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